Тема 6. Діагностика та аналіз системи адміністративного менеджменту

6.1. Поняття про організаційний аналіз та діагноз

Аналіз – перший етап та відправна точка розробки будь-якого заходу в сфері удосконалення управління. Він надає можливість надати повну характеристику елементів системи управління організацією, оцінити їх стан та обґрунтувати напрямок подальшого розвитку. В залежності від поставлених цілей та задач аналіз може охоплювати різні частки системи, що управляє, мати різний ступінь деталізації та закінчуватися підготовкою різних матеріалів, що відносяться до діагнозу стану організації та її систем і процесів, але методологічна основа і вихідні позиції аналізу є єдиними.

Завданням діагнозу є виявлення протиріч між існуючим та бажаним станом системи управління та виявлення характеру, масштабу, ступені складності проблем, а якщо більш повно – об’єму і характеру змін, що мають бути здійснені в організації.

Відповідно до [54, с. 167] аналіз складається з трьох взаємопов’язаних етапів: збір інформації про стан організації та її системи управління; опису процесу або об’єктів, що аналізуються, за допомогою системи показників та встановлення зв’язків між ними; обробки системи показників, що сформована, різними методами та прийомами з метою вирішення поставлених задач.

Виходячи з сутності системи менеджменту організації, можна виділити наступні напрями її аналізу:

поелементний – аналіз цілей, структур, систем, технологій, ресурсів, завдань, методів, інших складових внутрішнього середовища системи;

просторовий – аналіз структури і взаємодії окремих ланок управління, функціонального поділу праці тощо. При аналізі просторової організації досліджуються також її зв’язки з системою більш крупного об’єкту (суперсистемою), зі суміжними об’єктами, а також з відносно самостійними і тими, що знаходяться на значній одлеглості підрозділами власного об’єкту (наприклад, управліннями в складі облдержадміністрацій, фондів тощо);

часовий – дослідження течії процесу підготовки, прийняття і організації виконання рішень, вивчення послідовності взаємодій підрозділів, в тому числі системи, що управляє, і пов’язання роботи в часі при виконанні відповідної програми.

Процес управління можна розглядати в статиці, тобто як застиглий на якийсь конкретний момент часу, та в динаміці (з урахуванням руху та розвитку).

Аналіз організації управління може мати повний (всеохоплюючий) характер або вивчати якусь частку системи (тематичний/ цільовий аналіз); може бути глобальним, що захоплює всі основні рівні та ланки управління, або локальним, що торкається одного якогось рівня або ланки.

На рис. 6.1 надана класифікація видів організаційного аналізу.

Організаційний аналіз має відповідати ряду вимог. Перш за все він має бути об’єктивним. Це пов’язано, по-перше, з вибором та методами розрахунку характеристик системи управління, які мають досить повно і докладно описати об’єкт, що аналізується, та відобразити ті процеси, що дійсно в ньому протікають. По-друге, об’єктивність аналізу забезпечується наявністю чіткого еталону порівняння та оцінки, тобто нормативних матеріалів, стандартних рішень тощо. По-третє, найважливішою передумовою об’єктивності аналізу є певний рівень кваліфікації та відповідальності виконавця.

Рис. 6.1. Класифікація видів організаційного аналізу

Результати аналізу показують відхилення від стандартів, нормативів, проектних показників, ліпших досягнень тощо; виявляють прямі страти, надлишкові витрати, причини їхньої появи та умови ліквідації.

Діагностична оцінка організації управління додатково припускає диференціацію причин зайвих витрат та неповного використання елементів на залежні та незалежні від діяльності об’єкту та елімінування останніх.

При підготовці матеріалу для діагнозу та прогнозування слід виключити вплив будь-яких відхилень, що можуть спотворити результати, щоб апроксимація вихідних даних та екстраполяція тенденцій, що склалися, не призвели к розповсюдженню на майбутнє страт та ймовірних відхилень, що мали місце в минулому. Таким чином, результати аналізу є основою для організаційного діагнозу. Виділяють загальний (пізнавальний) діагноз та детальний організаційний аналіз.

Що стосується загального організаційного аналізу та діагнозу, то в спеціальній літературі і на практиці можна зустріти різнорідні методичні підходи. В [46, с. 89 – 90] їх групують наступним чином:

аналіз організаційних дисфункцій;

аналіз і діагноз стану організації відносно окремих функцій;

аналіз і діагноз ресурсів як основи реалізації цих функцій;

оцінка сильних та слабких сторін організації, а також потенційних шансів та загроз на шляху її життєдіяльності;

компромісний підхід, який ураховує вище перелічені якості.