6.5. Техніка збору інформації для аналізу і діагнозу стану системи адміністративного менеджменту

Для аналізу і діагнозу стану організації та системи адміністративного менеджменту використовують три „визнаних” основних джерел інформації: документи, основний процес, людина.

Для потреб діагностичного аналізу інформація, що поступає із різних джерел, має регіструватися прийнятим засобом. Техніки реєстрації різняться в залежності від джерел інформації, засобів спостереження та від типу інформації.

Як підкреслюється в [46, с. 110], в практиці досліджень знані наступні техніки накопичення та аналізу інформації:

аналіз даних, що отримані із документів (без урахування засобу запису інформації або аналізу документації);

спостереження за ходом технологічного процесу;

довірчі бесіди,

роздача і заповнення анкет.

Особливу увагу слід приділяти тим засобам збору інформації, які надають можливість здійснювати пошук джерел дисфункції та виявлення логічної причинно-наслідкового ланцюга їх виникнення, а також їх впливу на соціально-економічне положення в організації.

6.6. Обробка результатів діагностичного дослідження

В ході збору інформації для діагнозу слід, на думку [46, с. 128], досягнути такі цілі:

виявити та визначити дійсні та поважні проблеми в організації, а також висвітлити позитивні та негативні моменти в її життєдіяльності;

співвіднести думки та оцінки відносно великих дисфункцій та знайти шляхи їх урегулювання;

виявити ті ланки організації і групи її співробітників, які, раніше або пізніше, будуть втягнуті в процес перетворень;

співвіднести існуючі потреби організації з тим, що очікує колектив від змін;

створити доброзичливу атмосферу співробітництва для дослідницької групи, керівництва і рядових співробітників щодо ломки бар’єрів непорозумінь та неприязні задля сприяння успіху добрих починань.

При обробці результатів діагностичного аналізу має враховувати той факт, що з моменту отримання до моменту обробки той чи іншої інформації, можуть відбуватися деякі зміни, що вимагає нерідко проводити додаткові дослідження.

Кількісні та вартісні дані (економічні показники, величини, що вимірюються, процентні ставки тощо) повинні бути упорядковані, надані в доступній формі. Ці матеріали найліпше зібрати в таблицю, виявити залежності між окремими пунктами, виявити усереднені дані, статистичні показники тощо. Висновки можна зобразити в вигляді креслень, рисунків, схем тощо.

Результати бесід та анкетні дані слід обробити за допомогою методів статистики. При розгляді результатів бесід для діагнозу, якщо немає можливості використати статистичні методи, при виявленні дисфункції найбільш корисно отримати якісну оцінку відповідей.

Після обробки результатів дослідження роблять їх презентацію, по завершенні якої виголошують результати діагнозу, які надають оцінку дисфункції, називають її джерела, накреслюють шляхи подальшої поведінки, а саме:

необхідність проведення більш детальних досліджень;

перехід до творчих методів зміни існуючої ситуації, або

зміни пропорцій складових частин елементів змін на основі результатів останніх досліджень

Уся повнота матеріалів повинна бути відображена документально – в формі звіту, або представлена як результати діагностичної експертизи.