7.4. Технології бізнес-планування та бюджетування в системі адміністративного менеджменту

В системі адміністративного менеджменту з метою удосконалення якості та оптимізації затрат все більше одержують поширення управлінські технології на підставі застосування методів бізнес-планування та бюджетування.

Бюджет за [45, с. 293] є метод розподілу ресурсів, що охарактеризовані в кількісній формі, для досягнення цілей, які також представлені кількісно.

Першим кроком в складанні бюджету є вираження в числовій формі, як ресурсів, так і цілей, що формулюються. Можна для цього використовувати як натуральні, так і грошові одиниці.

Кількісні показники дають можливість керівництву побачити, порівняти та поєднати різні елементи, які використовуються в роботі організації.

Бюджет може складатися як для всієї організації, так і по окремих її підрозділах або проектах чи процесах.

Увесь процес складання бюджету можна розділити на такі етапи. Етап 1 пов’язаний з оголошенням вищим керівництвом загальних цілей організації або будь-якого іншого предмету бюджетування. На другому етапі здійснюється підготовка відділами та підрозділами оперативних кошторисів. На етапі 3 вище керівництво здійснює аналіз та перевірку пропозицій за бюджетом і потім відділи передають свої пропозиції на підставі вказівок вищого керівництва. На цьому етапі вище керівництво займається розподілом ресурсів всередині організації. На етапі 4 здійснюється підготовка підсумкових бюджетів, де ведеться постатейний облік ресурсів і використання фондів. Остаточно ці детальні розрахунки співвідносяться з продуктивністю окремого працівника або відділу, щоб виявити керівництву можливості виконати контрольні показники.

Бізнес-планування є технологією, що надає можливість здійснити оцінювання перспективної ситуації як всередині організації, так і за її межами. В умовах ринкової економіки бізнес-план є управлінським інструментом, за допомог якого можна описати процес функціонування організації, а саме показати, яким чином керівництво намагається досягти основних цілей та завдань.

Бізнес-план є таким документом, який систематично оновлюється, до нього вносяться зміни, що пов’язані зі змінами, які відбуваються всередині організації, та в оточуючому її середовищі. Бізнес-план пов’язує аналіз, що здійснюється в середині організації, та макроекономічний аналіз, який здійснюється спеціалізованими науковими організаціями.

Бізнес-план є документом, який визначає стратегію розвитку організації, разом з тим він базується на загальній концепції розвитку організації, більш детально розроблює економічний та фінансовий аспекти стратегії, надає техніко-економічне обґрунтування конкретним заходам. Як відомо, реалізація стратегії базується на інвестиційних програмах, які складаються як єдина система технічних, організаційних та економічних змін, що пов’язані між собою, на визначений термін часу. Бізнес-план охоплює одну з частин інвестиційної програми, термін реалізації якої, як правило, обмежений деякими роками, що дає можливість надати досить чітку економічну оцінку заходам, що намічені.

Отже, в стратегічній роботі організації можна простежити наступний порядок.

1-й етап. Розробка концепції розвитку.

2-й етап. Інвестиційна програма розвитку.

3-й етап. Бізнес-план на середньостроковий термін.

4-й етап. Заходи по реалізації бізнес-плану.

Особливістю бізнес-плану як стратегічного документу є його збалансованість по постановці завдань з урахуванням реальних фінансових можливостей організації.

Бізнес-план дає можливість вирішити шерег завдань, серед яких основними є:

обґрунтування економічної доцільності напрямів розвитку організації (стратегій, концепцій, проектів);

розрахунок фінансових результатів діяльності, що очікуються, а саме: обсягів продаж (а для адміністративних організацій – державно-управлінських послуг), прибутку, доходів на капітал тощо;

виявлення джерел фінансування реалізації стратегії, що обрана, тобто засобу концентрування фінансових ресурсів;

підбір працівників (команди), що здатні реалізувати даний план.

Таким чином, бізнес-план є не тільки внутрішнім документом організації, але й може бути використаний для залучення інвесторів та кредиторів.

Хоча не існує єдиного стандартного формату бізнес-плану, практика бізнес-планування виробила основні структурні елементи та організаційні вимоги щодо компонування інформації в розділи бізнес-плану (табл. 7.6).

Обсяг і ступінь конкретизації розділів бізнес-плану виявляються специфікою організації і тих цілей заради яких створюється бізнес-план. Для первинних переговорів бізнес-план має бути досить стислим (2 – 3 сторінки машинописного тексту). Треба мати на увазі, що загальний обсяг бізнес-плану повинен не перевищувати 50 сторінок.

Таблиця 7.6

Зміст бізнес-плану

Розділи	Пояснення до складу
Резюме	Займає об’єм 2 – 3 сторінки загальних висновків. Пишеться після закінчення інших розділів, служить основою відправною точкою та ідеальне для висновків про доцільність його подальшого вивчення.
Опис підприємства	Пояснює тип компанії, дає коротку ретроспективу її діяльності. Описується виробництво, торгівельна мережа, сервіс та інші сфери діяльності.
План продукту/ послуг	Описується продукт або послуга та його індивідуальні риси. Пояснюється, чому будуть купувати даний продукт або послугу.
Маркетинговий план	Демонструється основний споживач та покупець, описуються основні конкуренти; основна маркетингова стратегія та специфічні конкурентоспроможні риси товару.
План управління	Визначаються можливість діяльності інвесторів, засновників, управлінської команди, ради директорів.
План виробництва	Пояснюється вибір використання даного виду виробництва або операційної системи. Описуються можливості, трудомісткість, сировина та процес переробки.
Фінансовий план	Визначаються фінансові потреби та різні джерела фінансування. Демонструються прогноз доходів, витрат, прибутків
Юридичний план	Представляє пропозиції щодо юридичної структури (або взаємовідношень) підприємства – наприклад, приватне підприємство, спільне підприємство державна установа тощо. Особливо описуються ситуації, що не пов’язані з офіційним законодавством.
Додатки	Включають додаткові матеріали, що використовувалися при формуванні бізнес-плану