4.5. Інформаційно-технічні операції

До інформаційно-технічних відносять ті операції процесів управління, для яких характерна можливість найбільш широкого застосування засобів організаційної і облікової техніки. Загальне цільове призначення цих операцій – інформаційне і документаційне забезпечення потреб апарата управління. Мова йде про операції, що пов’язані з обробкою як самої інформації (тобто її змісту), так і її носіїв (тобто документів).

Інформаційно-технічні операції виконуються, як правило, технічними виконавцями. Операції обробки інформації з використанням ЕОМ покладаються на працівників, що по їхньому посадовому положенню, відносяться до відповідних спеціалістів. Частина інформаційно-технічних операцій можуть виконувати також керівники і фахівці, зайняті основними функціями управління. Але це варто допускати лише в тих випадках, коли інформаційно-технічні операції невіддільні від організаційно-адміністративних чи творчих операцій і виконуються з ними одночасно (тобто сполучаються за часом). Типовими прикладами такого сполучення є підготовка тексту документа фахівцем з використанням персонального комп'ютера.

По своєму цільовому призначенню і місцю в процесах управління організацією інформаційно-технічні операції можуть бути підрозділені на чотири взаємозалежних класи: до першого з них відносяться усі види операцій з документами; до другого – операції, зв'язані з первинним рахунком і обліком всіх елементів основної діяльності; до третього – операції передачі, відображення і перетворення усіх видів інформації за допомогою технічних засобів; до четвертого – обчислювальні і формально-логічні операції.

Тема 5. Управління адміністративним процесом

5.1. Планування адміністративного процесу

Планування вважається базовою функцією менеджменту. Адже саме на ґрунті ретельно відпрацьованої системи планів формуються інші складові менеджменту, складаються управлінські відносини.

Планування можна визначити як процес постановки цілей, визначення ресурсів, що необхідні для досягнення цих цілей, а також шляхів, що забезпечують їх досягнення.

Планування ще визначають як процес підготовки до змін і опанування невизначеності через формування майбутніх варіантів дій /40,с. 219/.

Адміністративний процес, як і інший процес, що потребує управління, має бути спланований. Це зумовлено насамперед необхідністю:

а) раціонального розподілу ресурсів;

б) адаптацією до навколишнього середовища.

У результаті планування з’являється план – система заходів, що спрямована на досягнення визначених цілей [43, с. 220]. Як правило, він набуває документальної форми.

У процесі планування розв’язуються три ключові питання:

Де ми перебуваємо? - Ситуація.
Чого ми прагнемо? - Цілі.
Як досягти цілей? - План, програма.

Виходячи із зазначених питань, план відповідає на чотири запитання:

Що робити?
Коли робити?
Кому треба робити?
Як слід робити?

Планування адміністративний процесу в організації, як правило, здійснюється відповідно плановим горизонтам, що притаманні основним рівням організаційної ієрархії. У менеджменті використовується велика кількість різноманітних планів.

Сучасний підхід до планування полягає в тому, що як план розглядаються не тільки різноманітні за термінами програми: довгострокові, середньострокові чи поточні (річні), або ж оперативні в межах року, а перед усім планом вважається будь-який орієнтир чи обмеження, що дає змогу менеджеру в поточній діяльності дотримуватися встановлених напрямів перспективного розвитку.

Система планів, яка наведена в [43, с. 226] і яку можна вважати типовою, приведена на рис. 5.1. Умовно в ній можна вирізнити плани довготривалої дії (довгострокові) та поточні плани, які розробляються на кожний новий рік, а також у межах року (півріччя, квартал, місяць, декада, доба, зміна тощо). Довгострокові плани певною мірою декларуються не тільки для працівників організації, а й для середовища.

Таким чином, планування в адміністративному менеджменті можна охарактеризувати як процес, що включає в себе розробку основних напрямів діяльності і розвитку організації, виявлення потреб у ресурсах та засобах, що необхідні для реалізації цих напрямів, а також вибір методів і засобів здійснення цих заходів.