1.4. Визначення адміністративного процесу

Адміністрація – [ лат. administratio – керування, управління, керівництво] – 1) управлінська діяльність державних органів; організаційна діяльність у сфері управління; 2) органи виконавчої влади держави; урядовий апарат; 3) посадові особи, що керують персоналом будь-якої установи, підприємства; 4) розпорядники, відповідальні улаштовувачі будь-чого.

Адмініструвати [ лат. administrare – керувати, завідувати, управлятии] – 1) керувати, завідувати; 2) керувати формально, бюрократично, лише за допомогою наказів, командування [59, с. 18].

Процес – це сукупність послідовних дій для досягнення якого-небудь результату.

Елементи процесу управління, на думку, що висловлена в [66, с. 32], представляють логічний взаємозв'язок управлінських категорій, що визначають наступні характеристики управлінської діяльності:

для чого виконується процес управління;

що з'явилося причиною виникнення процесу управління;

на що спрямований процес управління;

який вид впливу виробляється в процесі управління.

Виходячи із сутності управлінської праці, що є різновидом розумової праці ці ж фахівці виділяють наступні елементи процесу управління: ціль, ситуацію, проблему, рішення.

Адміністративний процес базується на загальних функціях менеджменту (плануванні, організації, контролі, координації і мотивації) і конкретизується в залежності від цілей і задач управління ситуацією, що складається, і проблем, які розв'язуються.

1.6. Поняття про адміністративну діяльність

Адміністративна діяльність, будучи різновидом управлінської діяльності, спрямована на організацію і управління різними процесами.

На думку, яка надана в [66, с. 30], поняття «управлінська діяльність» є ведучої, направляючою серед інших видів діяльності, тому що є свідомо здійснюваною людською діяльністю, спрямованої на ефективне функціонування здійснюваних робіт (індивідуально або колективно) по досягненню тих або інших цілей, рішенню відповідних задач, виконанню функцій.

Адміністративна діяльність – це діяльність працівників апарату управління, яка здійснюється в рамках визначеної посади.

В основі визначення посади і її функціонального навантаження лежить, насамперед, поділ праці. З урахуванням основних принципів і управлінських технологій при виконанні визначених видів діяльності виділяються функції, види робіт, операції, дії й ін., а потім йде закріплення управлінської праці за індивідом. При цьому необхідно максимально (кількісно і якісно) враховувати можливості індивіда, якщо йде процес удосконалювання, реорганізації управлінської діяльності, системи управління. У противному випадку повинні існувати кваліфікаційні вимоги до посадової особи.

У [66, с. 35 – 36] до основних форм поділу праці в апараті управління відносять:

функціональний поділ праці, тобто спеціалізація при виконанні різних функцій управління, видів управлінських робіт;

технологічний поділ праці, тобто поділ по видах робіт і операцій з відповідною спеціалізацією управлінських працівників. Мова йде про те, що працівники виконують ту або іншу процедуру не цілком, а тільки її частину, кілька операцій.

В основу поділу управлінських працівників на категорії (керівники, спеціалісти, технічні виконавці) покладений технологічний принцип класифікації.

Посадова діяльність управлінських працівників за своєю технологією поділяється на три основних цикли, у рамках яких виконуються різні операції і процедури:

інформаційний цикл – пошук, збір, передача, обробка, збереження усіх видів інформації. Цим переважно займаються спеціалісти і технічні виконавці;

логіко-розумовий цикл – вироблення і прийняття управлінських рішень (дослідження, науково-технічні й інші розробки, техніко-економічні розрахунки, прогнози, вироблення рішень). В основному цим займаються спеціалісти і керівники;

організаційний цикл – організаційно-управлінський вплив на об'єкт управління для реалізації рішення. Підбор і розміщення кадрів, інструктаж, доведення завдань до виконавців, оперативне планування, організація трудових процесів персоналу, координація, контроль виконання і т.п. Цим займаються керівники.

Трудові операції в процесі здійснення управлінської й адміністративно-посадової діяльності можна розділити на творчі, логічні і технічні, котрі приблизно знаходяться в наступному співвідношенні (див. табл. 1.2).

Таблиця 1.2

Трудові операції по категоріях (у %) [66, с. 37]

Операції	Категорії працівників
	Керівники підрозділів	Старші фахівці	Фахівці	Діловодний персонал
Творчі	60	50	35	10
Логічні	30	40	40	15
Технічні	10	10	25	75

Професійно-кваліфікаційний поділ праці – за цією ознакою скерований на розподіл обов'язків і розмежування відповідальності між працівниками з урахуванням займаної посади, ступеня складності виконуваних робіт і необхідної для цього кваліфікації.

Одержують розвиток і інші форми поділу праці – програмно-цільовий, що припускає відокремлення спеціальних груп працівників різного профілю для рішення великих задач на визначеному етапі діяльності організації; пооб’єктний поділ праці, відповідно до якого лінійні керівники закріплюються за визначеним об'єктом тощо.

Поділ управлінської праці – основний системостворюючий фактор, тому насамперед треба визначити вихідну первинну структурно-функціональну одиницю в системі управлінської праці. Такою одиницею служить посадова діяльність індивіда, тобто функціонування мікросистеми «посада - працівник».

Дослідження посади як управлінської категорії немислимо поза її трактуванням з позиції системного аналізу. Відправним пунктом такого дослідження є виявлення її основних системних характеристик.

Понятійний апарат включає такі категорії, як «структура», «зв’язки», «функції», «організація».

Структура відображає будову і внутрішню форму системи. Стосовно посади (як системи) вона охоплює її внутрішню, поелементну будову.

Як відзначається в [66, с. 38], необхідно чітко і ясно собі представляти, що існують ознаки структури, зв'язані і не зв'язані з виконавцем. До не зв'язаного з виконавцем відносяться такі ознаки: найменування і визначення функцій і обов'язків, права і повноваження, відповідальність, середовище функціонування посади, організація й умови праці, взаємодії. Але, за кожною посадою стоїть виконавець, «носій» посади. Для того, щоб організаційна структура зі схеми перетворилася в діючу систему управління, необхідно її доповнити структурою апарата управління, що повинна супроводжуватися комплектуванням штатів, підбором відповідним посадовим вимогам працівників апарата управління.

Усередині організаційної структури апарата управління існує складна і не завжди видима взаємодія, що приводить на практиці до їх ототожнення й ускладнює процес проектування цих структур. Це різні по змісту структури, що проектуються по своїх принципах.

Категорія «зв'язок» поєднує елементи в систему. Якщо розглядати посадову діяльність як елемент більш загальної системи, то як зв'язки між окремими посадовими працівниками будуть виступати відносини управління, наприклад, відносини координації і субординації. У першому випадку вони виражають відносини управління між посадами одного рівня, у другому – між посадами різних рівнів.

Поняття «організація» можна розглядати як засіб досягнення цілей, що стоять перед посадою.

Функція – визначає спрямованість праці людини на конкретний об'єкт.

Таким чином, розглянуті складові додають посаді управлінський зміст. При цьому, цілеспрямованість посадової діяльності є одним з найважливіших ознак посади.

Посада існує до того часу, поки існують цілі, для досягнення яких вона була створена. Мета приводить до створення постійної системи «індивід-організація», де ланкою, що зв’язує, є посада. Через посаду індивід вступає в постійний взаємозв’язок з організацією.

Посадова діяльність регламентується нормами адміністративного, трудового, цивільного та інших галузей державного законодавства.

Як управлінська категорія посада уявляє собою результат поділу управлінської праці в системі управління, за посередництвом чого індивід та організація вступають в стійкі взаємини і послідовно реалізують їх.