5.2. Організація адміністративного процесу

Організація адміністративного процесу базується на закономірностях і принципах організації управління.

Організація управління – це сукупність прийомів та методів раціонального поєднання елементів та ланок, що здійснюють адміністративні функції, створюючи тим самими адміністративно-операційну систему.

Організація управління проявляється в трьох аспектах:

організація управлінських процесів, тобто регламентація складу процедур і завдань, що розроблюються в кожному підрозділі, типізація процесів реєстрації, передачі, обробки інформації та процесів обґрунтування, прийняття та організації виконання управлінських рішень; вибір складу організаційної та обчислювальної техніки, розробка структури органів управління, виявлення сфери їх обов’язків, прав і відповідальності;

забезпечення раціонального сполучення суб’єкта та об’єкта управління, тобто виявлення змісту прямого та зворотного зв’язку між ними; системи завдань та контролю за їх виконанням, аналізу та оцінки діяльності об’єктів, що управляються, форм стимулювання досягнення ліпших результатів;

забезпечення взаємозв’язку між системами, що управляють різними об’єктами, тобто виявлення форм ієрархічного поділу праці між різними системами управління; сполучення діяльності систем управління об’єктами одного рівня тощо.

Відповідно до перелічених вище аспектів має бути організований і адміністративний процес.

Основою організації адміністративного процесу є сам адміністративний процес. При організації адміністративного процесу можна виявити дві групи процесів: ті, що стійко повторюються, що базуються на процедурах і операціях, що формалізуються; ті, що є оригінальними, що базуються на процедурах і операціях, що не можуть бути формалізованими. Перший різновид процесів може бути регламентований досить жорстко, другий – може бути тільки регламентований логічно.

Процес – це рух, причому цей рух (прямування) може здійснюватися в рамах одної ланки або між ланками. Он , що здійснюється, або єдністю об’єкту, на який вони впливають своєю діяльністю.

Організація адміністративного процесу припускає розробку заходів, що скеровані на реалізацію запланованих цілей. З урахуванням цих цілей формується модель адміністративного процесу, тобто надається перспективне уявлення його стану, яке виражається в вигляді окремих параметрів. Основним документом, в якому знаходить своє відображення модель адміністративного процесу є процесна карта.

Моделі, що можуть бути використані при організації адміністративного процесу, можуть бути класифіковані в залежності от двох ознак: за характером, змістом інструменту моделювання та об’єктом (предметом) моделювання.

За першою ознакою розрізняють моделі:

макетні, що характеризуються здійсненнім експериментів по зміні організації адміністративного процесу в лабораторіях або реальних умовах з використанням макетів, що відображають і спрощеному або зменшеному вигляді об’єкт, що моделюється. Прикладом такого роду моделювання можуть бути макетні зображення структури органів управління, планування меблі адміністративних приміщеннях, розміщення об’єктів роботи на робочих місцях тощо;

математичні, які являються засобом пізнання властивостей та закономірностей об’єкту. В залежності від урахування елемента ймовірності математичні моделі можуть бути стохастичними та детермінованими;

графічні, в яких зв’язки та відношення в організації адміністративного процесу зображуються в вигляді планів, схем, діаграм, графіків. Графічні моделі знайшли своє застосування при зображенні взаємозв’язку робіт підрозділів, розподілення обов’язків та повноважень, регламентації діяльності посадових осіб тощо.

В практиці знайшли своє використання змішані типи моделей, що сполучують в собі окремі характерні ознаки різних груп моделей.

В загальному вигляді класифікація моделей наведена на рис. 5.2.

В процесі побудови моделей, що використовуються в організації адміністративних процесів, слід дотримуватися наступних принципів: узгодженості з метою дослідження або здійснення адміністративного процесу; інформативності; точності; доступності.

Рис. 5.2. Класифікація моделей, що використовуються в організації адміністративних процесів