Введение

Обмен информацией возник несколько миллионов лет назад вместе с первыми приемами общения.

Возможность накопления информации появилась вместе с возникновением устной речи (около 100 тыс. лет назад).

Первые документы появились одновременно с возникновением письменности.

Необходимость изучения темы

Руководитель организации сталкивается ежедневно с массовым потоком документов: это распорядительные письма и приказы, документы по личному составу, товарно-сопроводительные и узкоспециальные документы и многое другое. В документах содержится информация, необходимая для анализа ситуации и принятия управленческих решений. Управленческие решения получают документальную форму для передачи соответствующей информации и обеспечения исполнения решений.

Без знаний основ законодательства Российской Федерации по документационному обеспечению управления, четко установленного порядка и умений работы с документами, руководитель организации не сможет принимать юридически и организационно верные решения, что приведет работу организации к хаотичности и утрате своих позиций на современном фармацевтическом рынке. Данное методическое пособие позволит систематизировать знания будущего руководителя, поможет правильно организовать работу с документами. А умение правильно организовать работу с документами позволит руководителю стать настоящим администратором.

Управление современным предприятием требует создания разнообразных документов, без которых невозможно решать задачи планирования и организации, оперативного управления всеми аспектами его деятельности.

Персональную ответственность за организацию работы с документами и документальный фонд предприятия несут его руководители.

Целью дисциплины является ознакомление студентов с теорией и практикой документирования и основами организации работы с документами предприятия с использованием современных автоматизированных технологий.

Задачи курса–формирование умений и навыков в области создания управленческих документов, обладающих юридической силой и способных служить эффективным механизмом реализации управленческих решений, а также получение студентами знаний о принципах рациональной организации работы с документами и требованиях к хранению документального фонда предприятия.

I. Общие положения. Нормативная база современного делопроизводства в России

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные его особенности: точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей, и языковой стандарт–стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул – клише.

Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т. д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе–совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

• законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);

• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• унифицированные системы документации;

• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль организации документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база–документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами: