1.2. Функции документов на предприятии

К важнейшим функциям документов относятся:

Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека).

Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).

Коммуникативная (обеспечивает внешние связи организаций и предприятий)

Юридическая (документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, органами следствия и суда).

Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, воспитывает эстетический вкус).

1.3. Регламентация общего делопроизводства

1.3.1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты и формуляр документа

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Реквизит – специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Всего установлено 30 реквизитов (приложение 1).

1. – Государственный герб Российской Федерации;

2. – герб субъекта Российской Федерации;

3. – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. – код организации – автора документа;

5. – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет(ИНН/КПП);

7. – код формы документа;

8. – наименование организации – автора документа;

9. – справочные данные об организации;

10. – наименование вида документа;

11. – дата документа;

12. – регистрационный номер документа;

13. – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. – место составления или издания документа;

15. – адресат;

16. – гриф утверждения документа;

17. – резолюция;

18. – заголовок к тексту;

19. – отметка о контроле;

20. – текст документа;

21. – отметка о наличии приложения;

22. – подпись;

23. – гриф согласования документа;

24. – визы согласования документа;

25. – оттиск печати;

26. – отметка о заверении копии;

27. – отметка об исполнителе;

28. – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. – отметка о поступлении документа в организацию;

30. – идентификатор электронной копии.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его под­готовки и работы с ним.

Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.

Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

В качестве основного шаблона разработки документов используют формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ [Гриф	утверждения]
Справочные данные об организации	[Адресат]
НИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
Дата № __ регистрационный номер
сылка на регистрационный номер и
дату документа
Заголовок к тексту]	РЕЗОЛЮЦИЯ
ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
Отметка о наличии приложения
ДОЛЖНОСТЬ ПОДПИСЬ И.	Э. Фамилия
Печать
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении
документа и отправлении
его в дело
Отметка о	поступлении
документа	в
организацию

Рис. 1. Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)