II. Технология (организация) работы с документами
2.1. Общие положения
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи в архивное дело).
Вся процедура работы с готовыми документами, начиная от их составления, приемки и обработки, и заканчивая сдачей их на хранение в архив, называется документооборотом.
Основные принципы организации документооборота:
прохождение документов должно быть оперативным;
каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода, как правило, года. Объем документооборота является важным критерием при решении вопросов выбора формы делопроизводства, ее штатного состава, организации информационно-поисковой системы по документам и др.
Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток.
Различают три основных потока документов:
Документы, поступающие из других организаций (входящие)
2. Документы, отправляемые в другие организации (исходящие)
3. Документы, создаваемые на предприятии и используемые его работниками в процессе управления (внутренние).
В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут заключать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.).
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведение делопроизводства сотрудники.
2.2. Обработка поступающих документов
Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение канцелярии – экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Схема обработки входящих документов представлена на рис.
Рис. Блок-схема работы с входящими документами