4.3. Сообщения электронной почты (e-mail)

Электронная почта является неотъемлемой частью современного бизнеса: она обеспечивает быструю связь, увеличивает производительность труда и снижает расходы. Работа с электронной почтой занимает более четверти времени сотруд­ников современной компании.

E-mail-сообщение – это краткое деловое пись­мо, переданное (принятое) по каналам электро­связи посредством подсоединенного к телефонной линии и персональному компьютеру устройства модуляции-демодуляции сигналов (иначе говоря, модема или факс-модема).

Электронная почта построена по принципу клиент-серверной архитектуры. Пользователь общается с клиентской программой, которая в свою очередь связывается с почтовым сервером.

В соответствии с Инструкцией для отправки e-mail-сообщения исполнитель (работник предпри­ятия, которому поручено произвести отправку исходящего e-mail-сообщения) запускает програм­му отправки электронной почты, после чего со­здает файл сообщения, последовательно введя п него служебную информацию (электронный по­чтовый адрес получателя, тему сообщения и др.), а затем текст сообщения.

Адреса пользователей электронной почты в сети Internet имеют следующий формат:

<имя_пользователя>@<почтовый_домен>

В общем случае содержание e-mail-сообщения, а также его структура и стиль изложения долж­ны отвечать требованиям, предъявляемым к со­держанию, структуре и стилю изложения простых писем.

При обращении с исходящими сообщениями необходимо:

• всегда заполнять позиции бланка электронного письма, отведенные для служебной информации (адрес, тема сообщения, ссылка на приложение);

• готовить текст сообщения заранее (например, при помощи текстового редактора) – это существенно снизит вероятность ошибок и к тому же позволит сберечь несколько минут онлайнового ресурса;

• текст сообщения должен быть предельно кратким и ясным. Вместо пространных ссылок на полученное ранее электронное письмо «подключите» (при помощи стандартных возможностей программы обработки e-mail- сообщений) его текст к вашему ответу;

• текст сообщения в обязательном порядке должен иметь персональное обращение и зак­лючительную формулу вежливости, но не со­держать конфиденциальную информацию;

• перед отправкой электронного письма еще раз проверять данные в составе служебной информации

При обращении с входящими сообщениями:

• не открывать e-mail-сообщения с незнакомым вам именем отправителя или подозрительной (чересчур общей) темой – предпочтительнее отправить их в «корзину» во избежание встречи с вирусами;

• стараться сразу же отвечать на электрон ные письма, требующие ответа. Если вы не можете ответить немедленно, по крайней мере, уведомьте отправителя, что его e-mail-сообщение получено;

• наиболее существенную информацию, содержащуюся в e-mail-сообщении, фиксировать на бумажном носителе («берите на карандаш»);

• периодически корректировать содержание своей электронной книги адресов. По возможности подготовьте несколько типовых ответов на наиболее распространенные виды писем, получаемых вами;

• копии наиболее важных e-mail-сообщений сохраняйте на жестком диске компьютера или в распечатанном виде (это в равной степени касается и исходящих электронных писем).

Оформление электронных деловых писем про­изводится с учетом положений ГОСТ Р 6.30-2003. К основным реквизитам исходящего e-mail-сооб­щения относятся:

• заголовок к тексту документа;

• текст документа;

• отметка о наличии у документа приложения (приложений);

• подпись (лица-отправителя или лица-разработчика).

К основным реквизитам входящего e-mail-сооб­щения, помимо перечисленных выше, относятся:

• резолюция;

• отметка о постановке документа на контроль;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о поступлении документа на предприятие.

Дополнительные реквизиты оформляются на входящем e-mail-сообщении соответственно при поступлении документа на предприятие, его рас­смотрении руководителем предприятия (иным должностным лицом, которому адресован доку­мент), постановке документа на контроль и по исполнении документа и направлении его в дело.