1.3.2. Состав и расположение реквизитов

При подготовке документов могут использоваться 30 реквизитов.

1. Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:

на бланках и печатях;

на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти;

на бланках иных органов исполнительной власти.

2. Герб Субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Этот реквизит помещается ниже справочный данных об организации и наименования вида документа.

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Помещается рядом с ОГРН.

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

9. Справочные данные об организации включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, расчетных счетов в банках, адрес электронной почты. Располагается этот реквизит в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

Как правило, печатают его крупным шрифтом от границы левого поля.

Например – ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем. Он позволяет быстро класси­фицировать документ, помогает его адекватному восприятию.

11. Дата – обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска. Датой документа является:

дата его подписания (для приказов, справок, писем, докладных записок);

дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);

дата утверждения (положения, устава, инструкции);

дата составления, события (для актов, протоколов).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его получением, прохождением и исполнением (отметки о поступлении, резолюции, отметки об исполнении и т.п.), должны датироваться, за исключением реквизита «подпись», в котором дата не проставляется.

Если авторами документа являются несколько организации, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: 14.03.2005

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 9 сентября 2006 года.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, про­токол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами.

В состав индекса документа входят:

порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

индекс по номенклатуре дел;

иные обозначения (по усмотрению организации).

Например: 218/08-17/А, где 218 – порядковый регистрационный номер;

08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих доку­ментов);

А – условное обозначение категории испол­нителя.

Регистрационный номер документа, составлен­ного несколькими юридическими лицами, состо­ит из присвоенных ими регистрационных номе­ров документа, перечисленных в порядке пере­числения авторов документа через косую черту

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

На № от _________________

Специальное место для этого реквизита пре­дусматривается обычно на бланке для писем.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

Адресат указывается в письмах

Этот реквизит размещается в правом верхнем углу документа.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство культуры

и массовых коммуникаций

Российской Федерации

Административно-правовой

департамент

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва,

117393

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков – уголков. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

16. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального

архивного агентства

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.0000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета директоров

от 21.09.2006 № 7

или

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора ЗАО «Заря»

от 03.09.2006 № 2

Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки.

17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

содержание поручения (конкретные действия)

срок исполнения;

подпись руководителя и дату подписания.

Основная функция резолюции – побудить сотрудников к практическим действиям в соответствии с теми задачами, которые поставлены в документе.

Резолюция обычно помещается справа в верхней части документа.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

СР. Свиридовой. Отправить факс о согласии до 24.03.2006.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа и согласуется с наименова­нием вида документа.

На документах формата А5, в телефонограммах, письмах, телеграммах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывают.

Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже реквизитов «Дата», «Регистрационный номер документа».

19. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле исполнения обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок».

20. Текст документа является основным элементом любого документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления – просьбу без пояснения).

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами

21. Отметка о наличии приложения, располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отмет­ка о наличии приложения имеет вид: Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2006г № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.2006г № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку «Приложение» с указанием названия распорядитель­ного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №1 к приказу

директора школы №1 от 06.02.2006 № 1

Приложения должны быть подписаны испол­нителем или его руководителем.

22. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор ОАО «Заря» Подпись О.А. Вовк

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Подпись СВ. Звездилина

Главный бухгалтер Подпись Т.В. Брагина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директор

ОАО «Заря» ЗАО «Темп»

Личная подпись Ю.А. Светов Личная подпись А.А. Притулин

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии

Подпись А.С. Дорохов

Члены комиссии Подпись СИ. Антонова

Подпись О.В. Гришин

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии.

При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

В «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 8 ноября 2005 года N 536 – документу, на основании которого составлены инструкции федеральных министерств и ведомств, их подразделений на территории РФ. В пункте 2.6.20 «Подпись» описывающем оформление подписи документа:

«Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например, «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.»

Однако инструкции по делопроизводству некоторых организаций запрещают даже такое исправление. Согласно им в случае непредвиденного отсутствия на момент подписания документа ответственного должностного лица следует внести в подготовленный файл наименование должности и фамилию лица, фактически подписывающего документ, и заново распечатать страницу.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные и местные органы власти и управления, подписываются руководителем пред­приятия или, по его поручению, первым замес­тителем руководителя.

Документы, направляемые сторонним или под­чиненным организациям, гражданам, подписываются руководителем предприятия, его замес­тителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уров­не последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента здравоохранения

Подпись О.И. Свиридов

03.04.2005

Если согласование документа проводится про­токолом, письмом и т. п., гриф согласования проставляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Педагогического совета ПБ 34

от 03.04.2005 № 45

Грифы согласования располагают ниже рек­визита «подпись» или на отдельном листе согласования.

24. Визы согласования документа включают подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости – должность визирующего, например:

Юрисконсульт

Подпись СИ. Свиридов

06.06.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.А. Иванов

09.05.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

25. Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами. Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.

Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи в реквизите Подпись лица, подписавшего документ.

26. Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Верно

Менеджер по персоналу Подпись Л.И. Градова

09.09.2005

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер, его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

А.С. Петров 215 23 50

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

• краткие сведения об исполнении;

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

• слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ;

• подпись исполнителя и дату проставления отметки.

Например:

Ответ составлен и отправлен адресату

Письмо от 12.10.2006 № 49.

В дело 15/6

подпись А.С.Петров 14.10.2006

Располагается этот реквизит в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «отметка об исполнителе».

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты).

Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:

Вх. № 00001

Дата 08.01.2005

30. Идентификатором электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации Например:

DOCN\RASP\20042000.DOC

DOCN – каталог, RASP – подкаталог,

20042000.DOC–файл,

или менее сложный вариант:

LETTER27.DOC

(Letter – вид документа, 27 – порядковый номер письма.)

Такая отметка необходима для:

исключения повторного ввода документа в ПК

быстрого поиска документа по имени файла;

установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.