2.2.1. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация и учет документов

 Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; коммерческие контракты; документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 47/1- а включает:

47 – порядковый номер документа по журна­лу регистрации;

1-5 – номер дела по номенклатуре

Или, например, № 72-БС включает: БС – Борис Свиридов (автор документа); 72 – порядковый номер документа. В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. Журналы включают следующие графы:

• номер документа;

• дата документа;

• дата поступления;

• автор документа – для входящих документов;

• адресат – для исходящих документов;

• количество листов документа;

• резолюция;

• исполнитель;

• подпись исполнителя;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела (папки);

• имя файла;

• примечание.

Секретарь или работник службы делопроизводства, по своему усмотрению, может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. Например, журнал регистрации входящих документов может выглядеть следующим образом:

Дата	Корреспондент,		Резолюция
поступления	дата и индекс	Краткое	или кому	Отметки об
и индекс	поступившего	содержание	направлен	исполнении
документа	документа		документ
1	2	3	4	5

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.

По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями); Б некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ – поручение.

Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т. д.

Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10% от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в ученую карточку, т.е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

Когда документ исполнен, его снимают с контроля – вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.