1.5. Личное дело

1.5.1. Формирование личного дела

Личные дела заводится на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы № Т-2.

Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя:

- получение разрешения руководителя кадровой службы организации на заведение личного дела вновь принятого работника;

- внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

- подготовку обложки личного дела: указывают номер дела, фамилию, имя, отчество, дату поступления на работу;

- подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

- получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

- систематизацию полученных документов;

- внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;

- подшивку документов в папку личного дела;

- помещение личного дела в металлический шкаф для хранения; - получение от руководителя кадровой службы последующих документов для включения в личные дела работников.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- дополнение к личному листку (анкета) по учету кадров;

- автобиография;

- личный листок (анкета) по учету кадров;

- характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

- заявление о приеме на работу;

- трудовой договор (контракт);

- копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

- приказа о назначении на должность;

- других приказов (при необходимости).

2.5.2. Ведение личного дела

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Если изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к личному листку (анкете), где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографические данных, семейном положении, места жительства и т.п.;

- приобщать к делу полученные документы.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнения со слов сотрудника не допускается. Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке № Т-2 (Т-2ГС) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации. Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.