2.6. Систематизация документов. Организация хранения документов. Номенклатура дел

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Дело – это совокупность документов, относя­щихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную облож­ку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, плани­рованию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.).

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводи­мых в федеральных органах исполнительной вла­сти, с указанием сроков их хранения, оформлен­ный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группи­ровки исполненных документов в дела, система­тизации и учета дел, определения сроков их хра­нения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроиз­водстве организации (или ее структурного под­разделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в ус­тановленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела*. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел s, структурных подразделений.

 Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его спе­цифики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за ра­боту с документами, при непосредственном учас­тии архивиста предприятия.

В качестве разделов номенклатуры использу­ются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» или «дирекция», ему присваивается индекс «1». Другие структурные подразделения располагаются после секретариа­та по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, за­тем функциональные или вспомогательные служ­бы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).

При отсутствии структурных подразделений в небольших организациях в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направ­ления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. На­пример:

1. – генеральный директор;

2. – заместитель директора;

3. – коммерческий директор.

Внутри разделов номенклатуры располагают­ся заголовки дел с присвоением им соответству­ющих индексов, например, в индексе 1-2 (1-соответствует секретариату, а 2 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого раздела указываются наи­более важные для деятельности предприятия до­кументы: приказы, протоколы. После них указы­ваются переписка и другие информационно-спра­вочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материа­лы», «общая переписка» и т.д.), а также ввод­ных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнитель­ной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, распо­лагаемых в следующей последовательности: на­звание вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполни­тельной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, кото­рой будут адресованы или от которой будут полу­чены документы (адресат или корреспондент до­кумента); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела упот­ребляется термин «документы», а в конце заго­ловка в скобках указываются основные разновид­ности документов, которые должны быть сгруп­пированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

• название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

• краткое содержание («Переписка с ОАО «Темп» по строительству автозаправки»);

• дата (период), к которому относятся документы дела (« Приказы по основной деятельности за 2006 г. »);

• слова «копии», если дело сформировано из копий документов (например, «Решения Совета директоров за 2006 г. Копии»).

Для каждого дела в графе «Срок хранения» по «Перечню документов с указанием сроков хра­нения» определяется срок его хранения со ссыл­кой на соответствующую статью перечня.

В графе «Примечание» проставляются отмет­ки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделе­ние или другому лицу, о делах, переходящих наследующий год (например, «Переходящее дело с 2004 г.») и т. п.

При большом объеме хранящихся документов можно с помощью номенклатуры закрепить мес­та хранения дел по схеме:

шкаф => полка => дело.

В этом случае в графе «Примечание» указыва­ются против каждого дела № шкафа и № полки, где оно хранится.

Номенклатура дел подписывается составите­лем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутрен­ней стенке шкафа, сейфа с делами; третий пере­дается в архив предприятия.

 

Образец номенклатуры дел представлен в прил. 8.4. L   Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической по мощи и под контролем ведомственного архива,

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой уносится запись: «Имеются документы за ... годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.           

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. Надела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.