1.4.1.4. Штатное расписание

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата;

• место издания;

• гриф утверждения;

• текст;

• визы согласования;

• подпись;

• печать.

Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

1.4.1.5. Структура и штатная численность

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

1.4.1.6. Регламенты

Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

• статус коллегиального или совещательного органа;

• порядок планирования работы;

• порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

• внесение материалов на рассмотрение;

• порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

• ведение протокола заседания;

• оформление решений коллегиального или совещательного органа;

• порядок доведения решений до исполнителей;

• материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения.

Обязательные реквизиты:

• наименование учреждения (организации);

• вид документа;

• заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

• вид документа;

• дата;

• место составления;

• гриф утверждения;

• текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

1.4.2. Распорядительные документы

Предназначены для оформления управленческих решений.

Основные виды распорядительных документов:

1. Приказы

2. Протоколы

3. Распоряжения

4. Указания

5. Инструкции

1.4.2.1. Приказы

Приказ – правовой акт издаваемый руководителем организации в целях решения основных и оперативных задач. Приказы фиксируют решения руководства, имеющие нормативный характер.

Приказы подразделяются на два вида:

• по основной деятельности (производственным вопросам), (приложение 2).

• по личному составу (см. документы по личному составу), (приложение 3,4).

Подготовка приказа включает следующие стадии:

1. Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений

2. Подготовка проекта приказа

3. Согласование проекта

4. Подписание руководителем.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Формуляр приказа включает следующие реквизиты:

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

• название вида документа (ПРИКАЗ);

• дата (датой приказа является дата его подписания);

• порядковый номер приказа;

• место издания приказа;

• индекс документа;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись руководителя;

• отметка о согласовании;

• фамилия и телефон исполнителя.

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу предприятия.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д. Недопустимо использование заголовков типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

Констатирующая:

в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная:

начинается словом – ПРИКАЗЫВАЮ (пишется прописными буквами), делится на пункты, каждый начинают с указания конкретного действия, например, «Назначить …», «Провести…», «Направить …», указывают исполнителей и срок исполнения. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа в целом.

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль исполнения приказа в целом. Если такой пункт отсутствует, контроль исполнения приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Согласование приказа оформляется визой согласования (реквизит 24).

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок.

Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «С приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно, приказы по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет (ст. 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»).