4.2. Факсимильные сообщения

Под факсимильным сообщением следует по­нимать деловое письмо или иной аналогичный по назначению документ, переданный (получен­ный) по каналам электросвязи посредством под­соединенного к телефонной линии факсимильно­го аппарата (телефакса или факса).

В общем случае передача (прием) факсимиль­ных сообщений – это передача (прием) докумен­тов и иной графической информации телефакса­ми, подключенными к телефонной сети (Поста­новление Правительства РФ от 26.09.1997 № 1235 «Об утверждении Правил оказания услуг теле­фонной связи»).

Особым преимуществом факсимильной связи является возможность оперативной (в режиме реального времени), адресной («привязанной» к конкретному телефонному номеру) и неискаженной (т. е. достоверной, поскольку полученное ад­ресатом сообщение внешне практически идентич­но оригиналу, оставшемуся у отправителя) пере­дачи, помимо текстовой, графической информа­ции, в т. ч. фотоизображений, чертежей, рисун­ков и т. п. Не менее важно и то, что факсимиль­ное сообщение в точности воспроизводит подпись отправителя (при условии, что она имеется на оригинале).

Основные правила подготовки факсимильных сообщений изложены в Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с Инструкци­ей для отправки факсимильного сообщения испол­нителем (работником предприятия, которому по­ручена отправка сообщения) оформляется соот­ветствующая заявка (форма заявки устанавлива­ется предприятием).

Заявка рассматривается непосредственным руководителем исполнителя. Подписанная непос­редственным руководителем заявка является ос­нованием для отправки факсимильного сообще­ния (факсограммы).

Подлежащее отправке факсимильное сообще­ние регистрируется в журнале (форма журнала устанавливается предприятием). Подлинники документов, подлежащих отправке, непосред­ственно после нее возвращаются исполнителем соответствующим должностным лицам (в места хранения) с отметкой о дате и времени отправк Не допускается передавать по каналам факси­мильной связи документы:

• объем которых превышает пять листов формата А4 (за исключением чрезвычайных случаев);

• не отвечающие техническим требованиям, обеспечивающим их качественный прием адресатом (в частности, по контрастности и четкости изображения текста, схемы, графики и т. п.);

• иную информацию, содержащую сведения, составляющие охраняемую законом тайну.

Отправка факсограмм на иностранных языках допускается при наличии перевода, заверенного должностным лицом, санкционирующим переда­чу данной факсограммы (т. е. подписавшим соот­ветствующую заявку). Ответственность за содер­жание передаваемого факсимильного сообщения возлагается на исполнителя и его непосредствен­ного руководителя, а контроль за надлежащим использованием факсимильной техники, установ­ленной на предприятии, – на соответствующих должностных лиц (полномочия которых, как правило, подтверждены приказом по предприя­тию).

Поступившая в адрес предприятия факсограмма учитывается в журнале (форма журнала уста­навливается предприятием) без проставления ре­гистрационного штампа, после чего передается ад-и. ресату под расписку в день ее приема (в первый рабочий день после дня приема, если последний был нерабочим). Если факсограмма содержит осо­бо срочную или особо важную информацию, она передается, как правило, безотлагательно. На такие факсограммы непосредственно после озна­комления с ними соответствующих должностных лиц принято запрашивать подтверждение.

Содержание факсограмм, включающих в себя только подлежащие передаче документы, опре­деляется содержанием указанных документов (которое может состоять из текста, таблицы, графического изображения и т. п.). Содержание факсограммы, подготовленной к передаче непос­редственно исполнителем, определяется содержа­нием полученного им поручения от своего непо­средственного руководителя (например, в форме резолюции). В общем случае содержание такой факсограммы, а также ее структура и стиль изло­жения должны отвечать требованиям, предъяв­ляемым к содержанию, структуре и стилю изло­жения простых писем.

Состав реквизитов факсимильного сообщения (на первой странице) и их оформление определя­ются функциональным назначением данного вида документов с учетом положений ГОСТ Р 6.30-2003.

К основным реквизитам исходящей факсограммы относятся:

• наименование предприятия;

• справочные данные о предприятии;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• сведения об адресате;

• заголовок к тексту документа;

• текст документа;

• подпись (лица-отправителя или лица-разработчика);

• указание на гриф согласования документа;

• отметка об исполнителе документа;

• идентификатор электронной копии документа

• К основным реквизитам входящей факсограммы, помимо перечисленных выше, относятся:

• резолюция;

• отметка о постановке документа на контроль;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о поступлении документа на предприятие.

Дополнительные реквизиты оформляются на входящей факсограмме соответственно при по­ступлении документа на предприятие, его рассмот­рении руководителем предприятия (иным долж­ностным лицом, которому адресован документ), постановке документа на контроль и по исполне­нии документа и направлении его в дело.