Контрольные вопросы к разделу IV

Функция

Описание

Создание документа

Документ может создаваться либо самосто­ятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов

Регистрация документа

Для каждого учетного документа формиру­ется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы

Письма и обращения граждан

Характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам

Решения и распоряжения

Технология регистрации, обработки и кон­троля распорядительных документов: внеш­них – постановлений, указов, распоряже­ний вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений

Отличается от технологии обработки пере- . писки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности

Рабочие

папки пользователя

Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями

Контроль исполнения

Реализуется контроль исполнения докумен­тов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении конт­рольных документов. При контроле исполне­ния распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты

Обработка и хранение собственно документов

К регистрационной карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содер­жащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, форми­руя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника пере­мещается на его рабочий стол)

Работа с взаимосвязанными документами

Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточка­ми документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке

Движение документов, ввод резолюций и замечаний

Механизм движения документов (workflow), обеспечивает обработку и передачу докумен­тов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической переда­чи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолю­ции или факт оформления отчета об исполне­нии документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь про­хождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне испол­нителей регистрационной карточки

Функциониро­вание вложен­ных подсистем

В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версий одного документа

При совместной работе нескольких пользо­вателей над одним документом, много време­ни и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов»

Учет номерных документов

Учет использования номерных документов. Формирование отчетности

Распределенная обработка; отправка документов ( почта)

Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, не­зависимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их уда­ленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассыл­ка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки

Работа через Интернет

В системе реализуется Web-сервер делопро­изводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Пользователю предо­ставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе

Поиск документа по реквизитам

Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам

Контекстный поиск

Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам тли их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе

Архивирование документов

После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам

Регламентация прав доступа

Права пользователя в системе регламентиру­ют как права доступа к картотекам и доку­ментам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользо­вателю (регистрация, редактирование, списа­ние документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам под­разделений можно дать возможность рабо­тать только с документами своего подразде­ления. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра

Масштабирование системы

Работоспособность системы не должна зависеть от числа пользователей, от уровня вложенности структур

Делегирование права подписи

В системе предусмотрена электронная под­пись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или на­стройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю

Защита информации

Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя

Соответствие требованиям действующих делопроизвод­ственных стандартов

Система должна соответствовать существую­щей делопроизводственной практике, поддер­живать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответ­ствие ГОСТов по делопроизводству