Тема 14. Внешнеторговая документация. Коммерческие документы

1. Документы, подтверждающие исполнение внешнеторговой сделки на всех этапах ее реализации — от поставки продавцом товара, его транспортировки, хранения на складах до прохождения че­рез таможню, — принято называть внешнеторговыми.

В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые доку­менты можно разделить на следующие группы:

• коммерческие;

• по платежно-банковским операциям;

• страховые;

• транспортные и отгрузочные;

• транспортно-экспедиторские;

• таможенные.

Документы, которые следуют с грузом от пункта отправления до пункта назначения, называют товаросопроводительными. К ним обычно относятся документы, входящие в группы коммерче­ских, транспортных и таможенных. Документы, составляемые в связи с отгрузкой товара (обычно они перечислены в контрак­те), называются отгрузочными.

Документы оформляются на специальных бланках и содержат определенные реквизиты. Общими для всех документов реквизи­тами являются:

• наименование фирмы-экспортера (или грузоотправителя) и фир­ мы-импортера (или грузополучателя);

• их адреса, номера телефонов, факсов или телексов;

• название документа;

• дата и место его выписки;

• номер контракта или заказа и дата его подписания;

• номера наряда, грузовой спецификации;

• наименование и описание товара, его количество (число мест, вес нетто и брутто);

• вид упаковки и маркировки.

Поставку товара непосредственно от его изготовителя к зару­бежному покупателю на первом этапе документооборота со­провождают документы, которые должны обеспечить производ­ство этого экспортного товара. В определенной степени их также можно отнести к внешнеторговой документации, однако виды, количество, характер этих документов определяются правила­ми внутреннего управления, принятыми той или иной фирмой и системой ее национального законодательства в области до­кументации. К таким документам могут относиться:

• инструкция по изготовлению экспортного товара;

• поручение на покупку изделий и материалов, необходимых для производства товара;

• инструкции по упаковке,

• заказы-наряды на внутреннюю транспортировку товара и вы­ воз продукции со склада и др.

2. Коммерческие документы. Эта группа документов дает стоимо­стную, качественную и количественную характеристики това­ров. Документы оформляет на своем бланке продавец, а поку­патель против них производит оплату.

Коммерческий счет является основным расчетным документом. В нем содержится требование продавца к покупателю об упла­те указанной в нем суммы причитающегося платежа за постав­ленный товар.

В счете указываются:

-цена за единицу товара и общая сумма счета или причита­ющегося платежа;

• базисные условия поставки товара;

• способ платежа и форма расчета;

• наименование банка, где должен быть произведен платеж;

• сведения об оплате стоимости перевозки;

• сведения о страховании и размер страховой премии (при постав­ ках на условиях СИФ).

Счета обычно выписываются в большом количестве экземпляров (иногда до 25) для представления в различные организации. По выполняемым функииям счета можно подразделить на следующие виды:

• счет-фактура;

• счет-спецификация;

• предварительный счет;

• проформа-счет.

Счет-фактура выписывается обычно после окончательной при­емки товара покупателем. Он совмещает 2 документа — доку­мент, указывающий сумму причитающегося за товар платежа, и накладную, направляемую при товаре. По требованию тамо­женных органов во многих странах счет-фактура выписывается на установленных бланках, такие счета служат одновременно и сертификатом о происхождении товара или прилагаются к нему.

Счет-спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда его называют специфицированным счетом.

Предварительный счет подтверждает произведенные экспертом поставки, но не всегда является требованием к оплате. Часто он выписывается в тех случаях, когда приемка товара произво­дится в стране назначения или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товаров. После приемки товара или поставки всей партии продавец вы­писывает счет-фактуру, по которому производится окончатель­ный расчет.

Проформа-счет представляет собой документ, который, как и счет, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом, так как не содержит тре­бования об уплате указанной в нем суммы. Не выполняя главной функции счета как платежного документа, проформа-счет вместе с тем выполняет все остальные функции счета. Если проформа-счет содержит указание о цене каждого вида или сорта товара, ее называют специфицированной проформой-счетом. Проформа-счет может быть выписана на отгруженный, но еще не про­данный товар или наоборот. Этот счет выписывается чаще всего при поставках товаров на консигнацию, на выставки, ярмарки, аукционы. Он может служить также сметой, по которой им­портер может ознакомиться с основными данными о товаре, который хочет купить, с порядком расчета и определить размер расходов.

К числу документов, дающих количественную характеристику товара или партии товаров, относятся: спецификация, техниче­ская документация, упаковочный лист.

Спецификация содержит перечень ассортимента товаров, вхо­дящих в данную партию, с указанием для каждого места коли­чества и рода товара, его сорта и марки. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и на­именований.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользова­ния и необходима для обеспечения их своевременной наладки и правильной эксплуатации. К ней относят паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи и пр. Перечень необходимой техни­ческой документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, являющихся неотъемлемой частью кон­тракта. Техническая документация изготавливается на языке страны покупателя и (или) другом языке по указанию покупа­теля. На товары серийного производства она должна изготав­ливаться обязательно типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товаров, находящихся в каждом товарном месте. Он необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ас­сортименту товары. Упаковочный лист помещают в упаковке так, чтобы покупатель мог легко его обнаружить, и в нем содер­жатся данные о количестве товара каждого сорта и номере упа­ковки (места).

Он используется в качестве дополнения к счету-фактуре в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист и счет-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит в том, что в упаковочном листе не указываются цены. Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной ведо­мости. Комплектовочная ведомость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в не­скольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается номер отгрузочной партии, а в знамена­теле — число мест в данной партии. Составляется комплекто­вочная ведомость предприятием-изготовителем до отгрузки всей партии товара.

К числу важнейших документов, свидетельствующих о качестве

поставленных товаров, можно отнести:

- сертификат качества;

- гарантийное обязательство;

- протокол испытаний;

- разрешение на отгрузку.

Сертификат качества — свидетельство, удостоверяющее качест­во поставленного товара, его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответ­ствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Сертификат качества вьщается соответствующими компетентными организациями, государственными органами, тор­говыми палатами, но может выдаваться и фирмой-изготовителем. Гарантийное обязательство, или гарантийное письмо, — доку­мент, подтверждающий, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупа­телем правил эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведения продав­цом совместно с представителем покупателя полных испыта­ний в заранее установленные день и час на предприятии про­давца. Протокол содержит подробное изложение результатов испытаний с заключением о соответствии изготовленного товара условиям заказа. Протокол испытаний высылается заказчику немедленно после их проведения. Если в условиях контракта оговорена сдача-приемка товара после его испытаний в стране экспортера, то тогда на основе протокола испытаний стороны подписывают приемо-сдаточный акт.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и дате проведенных испытаний, указание о том, что данный товар может быть от­правлен в определенную страну в соответствии с инструкция­ми представителя покупателя.

Страховые документы: