2.2 Аудит системы управления персоналом

Отбор и набор персонала. В работе по комплектованию штата и формированию кадрового резерва применяются передовые российские интернет-технологии, а именно поиск кан­дидатов осуществляется с помощью информационно-коммуникационной сети, объявления о проведении конкурса размещаются на:

• официальном сайте Губернатора и Правительства Ульяновской области;

• федеральном портале управленческих кадров;

• рекрутинговом портале «SuperJob»;

• портале «HeadHunter».

Назначение на должности государственной гражданской службы осуще­ствляется по результатам конкурса на замещение вакантных должностей или из кадрового резерва, сформированного на конкурсной основе.

Так, в 2013 году в Правительстве и исполнительных органах государст­венной власти Ульяновской области общее количество конкурсов составило 96, из них несостоявшихся – 12 (в связи с наличием менее двух кандидатов).

Количество лиц, подавших документы для участия в конкурсах, состави­ло 393 человека, 3 из которых не допущены для участия в конкурсе в связи с несоответствием квалификационным требованиям, 260 претендентов не про­шли конкурсные испытания, 130 – были назначены на должности государствен­ной гражданской службы.

В качестве конкурсных процедур в Правительстве Ульяновской области применяются методы оценки профессиональных и личностно-деловых качеств кандидатов, не противоречащие федеральным законам и другим нормативным правовым актам Российской Федерации, в том числе:

1. Личностно-профессиональная диагностика, заключающаяся в оцен­ке личностно-профессиональных и психологических особенностей, способных повлиять на эффективное выполнение должностных обязанностей.

2. Дистанционный экзамен в виде тестирования с использованием информационно-телекоммуникационных сетей и информационных технологий по следующим направлениям:

• конкретная профессиональная область (профессиональный тест);

• основы законодательства Российской Федерации и Ульяновской

области;

• компьютерная грамотность;

• русский язык;

• делопроизводство.

1. Собеседование на предмет выяснения представлений:

• об основных функциональных обязанностях по вакантной должно­сти;

• о перспективах работы в данной должности;

• о проблемах, существующих в сфере управления, к которой отно­сится вакантная должность;

• о текущем состоянии дел в указанной сфере и др.

Адаптация персонала. В целях эффективного использования имеющегося кадрового потенциала на государственной гражданской службе Ульяновской области с 2008 года в исполнительных органах государственной власти введен и эффективно действует Институт наставничества, целью которого является оказание помощи лицам, поступающим на службу, в приобретении ими необходимых профессиональных навыков и опыта работы.

Наставничество осуществляется в отношении следующих сотрудников:

• государственных гражданских служащих всех категорий и групп должностей, впервые назначенных на должность государственной гражданской службы Ульяновской области в структурные подразделения Правительства Ульяновской области или исполнительные органы государственной власти Ульяновской области;

• лиц, впервые принятых на должности, не отнесенные к государственным должностям Ульяновской области и должностям государственной гражданской службы Ульяновской области;

• государственных гражданских служащих Ульяновской области при назначении на вышестоящую либо равнозначную должность с изменением служебных обязанностей, если их выполнение требует расширения и углубления профессиональных знаний и приобретения новых практических навыков.

Основными задачами института наставничества являются:

• ускорение процесса профессионального становления сотрудников;

• развитие способности сотрудников самостоятельно, качественно и ответственно выполнять возложенные на них функциональные обязанности в соответствии с занимаемой должностью, закрепленные должностным регламентом (должностной инструкцией) (далее - должностные обязанности);

• выработка у сотрудников высоких профессиональных и моральных качеств, ответственности, дисциплинированности, добросовестности, сознательного и творческого отношения к выполнению служебного долга;

• оценка профессиональных знаний и навыков сотрудников исходя из результатов исполнения возложенных на них должностных обязанностей, а также осуществления мероприятий, предусмотренных адаптационной программой вхождения в должность.

В период с 2008 года за лицами, принятыми на государственную гражданскую службу, было закреплено 56 наставников, которыми было разработано 61 адаптационная программа вхождения в должность (1 наставник был закреплён за 2 новичками).

Являющийся эффективным инструментом для более быстрой адаптации сотрудников институт наставничества имеет тенденцию к дальнейшему разви­тию. Так, с мая 2012 года было утверждено Положение об организации обуче­ния вновь принятых сотрудников Правительства Ульяновской области и испол­нительных органов государственной власти Ульяновской области на адаптаци­онных курсах. Курс подготовки осуществляется посредством проведения заня­тий по следующим направлениям:

– основы прохождения государственной гражданской службы;

– основы делопроизводства и работы с обращениями граждан;

– система электронного документооборота;

– технология подготовки нормативных правовых актов;

– организационно-протокольное обеспечение;

– экспертно-аналитическое обеспечение.

В рамках института наставничества проводятся курсы «Молодого бойца». Мероприятие организовано в  целях оказания практической помощи вновь принятым сотрудникам исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений администрации Губернатора Ульяновской области.  В процессе учёбы молодые специалисты приобретают необходимые профессиональные навыки и опыт работы. Занятия проводятся в виде семинаров, консультаций, лекций, практических занятий и других форм и методов обучения. Курс подготовки проводят руководители структурных подразделений администрации Губернатора, а также привлекаются представители научных организаций и образовательных учреждений.

Курс подготовки осуществляется посредством проведения занятий по следующим направлениям:

• основы прохождения государственной гражданской службы;

• основы делопроизводства и работы с обращениями граждан;

• система электронного документооборота;

• технология подготовки  нормативных правовых актов;

• экспертно-аналитическое обеспечение;

• психологическое сопровождение адаптационного периода молодого сотрудника;

• внедрение lean-технологий в Правительстве и исполнительных органах государственной власти;

• система электронного документооборота;

• кодекс профессиональной этики сотрудников Правительства и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области;

• стандарт ведения телефонных разговоров;

• правовое регулирование процессов противодействия коррупции.

За период организации курса «Молодого бойца» обучение прошли 172 сотрудника органов государственной власти.

Кроме того, действующую систему наставничества дополняет распоряжение о советниках-наставниках. Основная задача данного института – создание механизма преемственности в органах власти через методическую помощь руководителям органов государственной власти в части независимо экспертизы отраслевых программ, оценки развития отрасли, передачи управленческого опыта и знаний, а также работы с молодежью в курируемой отрасли и трансляции основных элементов культуры государственного управления.

Мотивация персонала. Система мотивации государственных гражданских служащих устанавливается Положением о системе мотивации профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих Ульяновской области в Правительстве Ульяновской области и в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области от 10.12.2013 г. №462-р. 

Под системой мотивации профессиональной служебной деятельности гражданских служащих понимается совокупность мер внутреннего и внешнего характера, которые побуждают гражданского служащего к деятельности, ориентированной на достижение целей государственного управления и качественного выполнения функций Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области.

Система мотивации включает следующие виды мотивации:

– вдохновляющая мотивация;

– материальная мотивация;

– морально-материальная мотивация;

– моральная мотивация;

– социальная мотивация.

Вдохновляющая мотивация осуществляется посредством мер, направленных на внутреннее осознание и принятие гражданскими служащими миссии органов государственной власти.

Материальная мотивация осуществляется посредством предоставления гражданским служащим предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» ежемесячных и иных дополнительных выплат, носящих стимулирующий характер.

Выплата ежемесячной надбавки к должностному окладу, премий, материальной помощи и единовременного денежного поощрения государственным гражданским служащим Правительства Ульяновской области производится в соответствии с Положением о порядке выплаты ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия государственной гражданской службы.

Размер ежемесячной надбавки к должностному окладу устанавливается в следующих диапазонах:

• высшая группа должностей – от 150 до 200 % должностного оклада;

• главная группа должностей – от 120 до 150 % должностного оклада;

• ведущая группа должностей – от 90 до 120 % должностного оклада;

• старшая группа должностей – от 60 до 90 % должностного оклада;

• младшая группа должностей – до 60 % должностного оклада.

Размер ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет на государственной гражданской службе устанавливается в следующих размерах:

– от 1 года до 5 лет – 10%;

– от 5 до 10 лет – 15%;

– от 10 до 15 лет – 20%;

– свыше 15 лет – 30%.

За безупречную государственную гражданскую службу государственному гражданскому служащему (руководителю) может выплачиваться единовременное поощрение по результатам работы за квартал, полугодие, год.

Морально-материальная мотивация осуществляется посредством поощрительно-наградной профессиональной служебной деятельности гражданских служащих в виде:

• награждения государственными наградами;

• применение мер поощрения Губернатора Ульяновской области;

• награждения наградами Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области;

• присвоения классного чина.

Моральная мотивация осуществляется посредством наградной оценки профессиональной служебной деятельности в виде:

• участия в конкурсах, направленных на выявление и распространение передового опыта в области государственного управления;

• размещения на официальном сайте Губернатора и Правительства Ульяновской области в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования «Интернет» слов благодарности гражданским служащим, добросовестно исполняющим должностные обязанности, а также гражданским служащим, достигшим значительных результатов в профессиональной служебной деятельности;

• ежегодного издания календаря с размещением фотографий гражданских служащих, принимавших участие в разработке наиболее успешно осуществленных в Ульяновской области инвестиционных и инновационных, социальных и иных значимых проектов;

• включения в установленном порядке в кадровые резервы исполнительных органов государственной власти Ульяновской области и в кадровый резерв Ульяновской области и др.

Социальная мотивация осуществляется посредством предоставления гражданским служащим следующих социальных гарантий:

• реализация основных государственных гарантий, предусмотренных Федеральным законом от27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

• реализация дополнительных государственных гарантий, предусмотренных Законом Ульяновской области от 30.11.2004 «085-ЗО «О государственной гражданской службе Ульяновской области»;

• реализация прав, предусмотренных коллективными договорами Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области;

• содействие в реализации лицами, находящимися в отпуске по уходу за ребенком, права работать на дому или на условиях неполного служебного времени.

Оценка персонала. Оценка – это определение степени соответствия госслужащих предъявляемым к нему требованиям, осуществляемых по 3 направлениям:

– оценка профессиональных знаний, навыков и качеств;

– оценка специальных знаний, навыков и качеств;

– оценка результатов служебной деятельности.

Законодательно установлены следующие виды оценочных процедур:

– конкурс;

– квалификационный экзамен;

– аттестация;

– текущая (ежегодная) оценка.

При этом для каждого из элементов вводятся свои цели:

Для конкурса – обеспечение конституционного права граждан РФ на равный доступ к государственной службе, а также прав гражданских служащих на должностной рост на конкурсной основе и включении в кадровый резерв.

Для квалификационного экзамена – оценка знаний, навыков и умений (профессионального уровня) гражданского служащего аттестационной комиссией в целях решения вопроса о присвоении классного чина.

Для аттестации – определение соответствия гражданского служащего замещаемой должности на основе оценки исполнения им должностных обязанностей, его профессиональной служебной деятельности за аттестуемый период.

Для текущей (ежегодной) оценки – цели законодательно не введены, однако, как следует из положений ст.48 ФЗ № 79 от 27.07.2004, целью текущей оценки является подведение итогов (в форме отчета) и определение задач профессиональной служебной деятельности гражданского служащего за определенный период – один год.

За 2013 год аттестацию прошли 103 человека, 101 из которых соответст­вует занимаемой должности, 1 человек направлен на дополнительное профес­сиональное образование, 1 государственный гражданский служащий не соот­ветствует замещаемой должности.

Классные чины государственной гражданской службы в течение 2013 го­да были присвоены 704 государственным гражданским служащим Ульяновской области, 70-ти из которых классные чины были присвоены по результатам ква­лификационного экзамена.

Государственные гражданские служащие Ульяновской области сдают ат­тестацию и квалификационный экзамен в виде:

• психодиагностического исследования;

• тестирования на знание русского языка и законодательства о государст­венной службе;

• собеседования по аттестационным билетам, содержательная часть кото­рых состоит из профессионального задания и практического задания по ме­неджменту (решение ситуационных задач, кейсов).

Корпоративная культура. Вопросами корпоративной культуры в Правительстве Ульяновской области занимается первичная профсоюзная организация. Работа профсоюза охватывает все группы: сотрудники Правительства, исполнительных органов государственной власти, ОГКУ «Управление делами Ульяновской области» и члены их семей, молодые государственные гражданские служащие, пенсионеры государственной гражданской службы.

Деятельность ведётся по 9 направлениям:

– физкультурно-оздоровительное;

– культурно-массовое;

– внутрикорпоративное;

– корпоративный отдых и туризм;

– молодежное;

– социально-бытовое;

– работа с «золотым запасом»;

– организационно-методическое;

– информационное.

В целях поддержания высокого статуса и установления основных стандартов поведения, предотвращения коррупции, обеспечения условий для добросовестного и эффективного исполнения государственными служащими должностных обязанностей утверждён «Кодекс профессиональной этики» сотрудников Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области. Наличие такого документа свидетельствует об особом предназначении профессии госслужащего и о высоких требованиях к тем, кто в нее приходит.

В рамках внедрения Кодекса проведена учёба для вновь принятых сотрудников («Курсы молодого бойца»), разработан и утверждён стенд «Кодекс профессиональной этики», который размещён на втором этаже Дома Правительства Ульяновской области, подготовлен проект брошюры «Кодекс профессиональной этики», который вручается вновь принятым сотрудникам.

Одним из новых мероприятий, можно назвать Торжественную церемо­нию принятия клятвенного обещания муниципальными служащими, которое было приурочено Дню местного самоуправления. Клятву верности и служения во благо региона, во имя процветания Российской Федерации дали 260 муни­ципальных служащих, включая глав администраций районов.

В целях установления единой этики ведения телефонных разговоров, утвержден Стандарт ведения телефонных разговоров. По внедрению Стандарта совместно с отделом по социально-психологической работе ОГКУ «Управление делами Ульяновской области» проводится лекция «Психологические особенности ведения телефонных переговоров».

В лекции рассматриваются основные особенности ведения телефонного разговора, такие как: подготовка к телефонному звонку, этапы ведения телефонных переговоров, знакомство с некоторыми психологическими техниками и возможностью их применения в разговоре. Для самостоятельного прочтения лекционный материал размещён в свободном доступе на сайте департамента государственной и муниципальной службы.

В каждом структурном подразделении по отдельному плану проводится тренинг «Эффективное общение». По итогам тренинга осуществляется оценка и контроль качества исполнения стандарта телефонных переговоров, применения полученных знаний на практике, получение рекомендаций по оптимизации телефонных переговоров в успешной профессиональной деятельности.

С целью подготовки сотрудников к выходу на заслуженный отдых через оказание организационно-психологической помощи лицам предпенсионного возраста была создана «Школа 50+».

В рамках этой школы проводятся занятия с приглашением специалистов Министерства труда и социального развития Ульяновской области, отделения Пенсионного фонда РФ по Ульяновской области и отделом по социально-психологической работе ОГКУ «Управление делами Ульяновской области».

Программа «Школа 50+» предполагает рассмотрение следующих вопросов:

• о порядке и условиях предоставления пенсии за выслугу лет государст­венным гражданским служащим Ульяновской области;

• о подготовке документов, необходимых для установления трудовой пенсии по старости, о выплате за счет средств пенсионных накоплений;

• получение государственных услуг через портал государственных и му­ниципальных функций Ульяновской области;

• оплата услуг (связи, ЖКХ и т.п.) через отделения почтовой связи и терминалы.

Большим и очень важным блоком работы стала организационно-психологическая поддержка (адаптация) в рамках выполнения Программы пси­хологической адаптации сотрудников к выходу на пенсию.

Данные меры позволяют участникам почувствовать снижение уровня тревожности, снять отрицательное отношение к окончанию трудовой деятельности и необходимости выходить на пенсию, открыть дополнительные ресурсы и возможности каждого участника встречи.

В целях апробации и внедрения современных технологий управления и повышения эффективности деятельности Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области проводится эксперимент по внедрению принципов бережливого производства в органах государственной власти.

Основной целью эксперимента является исключение неэффективного использования ресурсов при реализации полномочий органами государственной власти.

Основными задачами эксперимента являются:

• повышение эффективности деятельности органов государственной власти;

• повышение производительности труда сотрудников органов государственной власти;

• повышение мотивации и рост удовлетворенности сотрудников органов государственной власти;

• рост удовлетворённости внешних и внутренних клиентов органов государственной власти.

Эксперимент включает в себя:

• оптимизацию процессов, происходящих в органах государственной власти при реализации своих полномочий и выбранных командами, осуществляющими проведение эксперимента;

• формирование механизма подачи и реализации инициатив сотрудниками органов государственной власти;

• внедрение принципов организации и рационализации рабочего места по системе «5S».

Беспорядок и загромождение рабочего места приводят к потерям при выполнении работы и производят неприятное впечатление на людей, которые приходят в организацию. Навести порядок можно с использованием системы «5S», которая позволяет изменять рабочие места и вовлекать в процесс их улучшения всех работников. Система включает следующие действия: сортировка; рациональное расположение; уборка; стандартизация; совершенствование и поддержание достигнутого результата (слова, обозначающие эти действия, в японском языке начинаются с буквы «с»).

В целях повышения эффективности деятельности Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области утверждено Положение о работе с КАЙДЗЕН-предложениями в Правительстве Ульяновской области и в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области, которое рассматривает порядок подачи, рассмотрения и внедрения КАЙДЗЕН-предложений, а также меры поощрения за подачу КАЙДЗЕН-предложений.

В аппарате Правительства Ульяновской области разработана форма подачи инициатив, которая размещена на общедоступном ресурсе: каждый сотрудник по ссылке: http://kadr.ulgov.ru/feedback/ideas/ может направить свою инициативу на рассмотрение рабочей группы по внедрению системы lean-технологий в аппарате Правительства Ульяновской области.

В рамках развития служебной культуры проводится областной конкурс «Лучший го­сударственный и муниципальный служащий Ульяновской области». В Конкурсе принимают участие государственные гражданские и муниципальные служащие Ульяновской области [59].