6. Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Синтетический учет расчетов с персоналом, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе организации, по оплате труда, а также по выплате других доходов в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». К данному счету могут быть открыты следующие субсчета: «Расчеты с сотрудниками, состоящими в штате организации»; «Расчеты с совместителями»; «Расчеты по договорам гражданско-правового характера».

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» активно-пассивный.

По кредиту этого счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, дивидендов и других аналогичных сумм.

В зависимости от источников направления средств на заработную плату счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» по кредиту корреспондирует со следующими счетами:

20 «Основное производство – начислена оплата труда производственных рабочих;

23 «Вспомогательное производство» – начислена оплата труда рабочих вспомогательного производств;

25 «Общепроизводственные расходы» – начислена оплата труда цехового персонала;

26 «Общехозяйственные расходы» – начислена оплата труда административно – управленческого персонала;

28 «Брак в производстве» – начислена оплата труда рабочих, занятых на устранении брака в производстве;

29 «Обслуживающие производства и хозяйства» – начислена оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств;

44 «Расходы на продажу» – начислена оплата труда рабочих, занятых сбытом продукции, работ и услуг;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - начислены пособия за счет средств государственных внебюджетных фондов;

84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» - начислены дивиденды от участия в организации, причитающиеся работникам данной организации и другие выплаты за счет собственных средств организации;

86 «Целевое финансирование» - начислена оплата труда за счет средств целевого финансирования;

91 «Прочие доходы и расходы» - начислена оплата труда за работы, связанные с демонтажем объектов основных средств;

99 «Прибыли и убытки» - начислена оплата труда за работы, связанные с ликвидацией последствий форс-мажорных обстоятельств.

По дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются суммы оплаты труда, премий, пособий, выплаченных из кассы либо с расчетного счета организации, суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и т.д.

В зависимости от каналов выплаты средств на заработную плату счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» по дебету корреспондирует со следующими счетами:

28 «Брак в производстве» - удержано из оплаты труда за допущенный брак;

50 «Касса» - выплачено в погашение задолженности по оплате труда из кассы организации;

51 «Расчетные счета» - перечислено с расчетного счета в погашение задолженности по оплате труда;

68 «Расчеты по налогам и сборам» - удержан из оплаты труда налог на доходы физических лиц;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» - удержаны из оплаты труда своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - удержано из оплаты труда в погашение задолженности платежей по ссудам, недостачам, за товары, приобретенные в кредит, за форменную одежду;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - удержаны из оплаты труда суммы по исполнительным надписям и надписям нотариальных контор в пользу отдельных юридических и физических лиц, по заявлениям работников;

90 «Продажи» - выдана сумма оплаты труда в натуральной форме.

Заработная плата рабочим и служащим выплачивается два раза в месяц в виде аванса за первую половину месяца и окончательного расчета за вторую половину месяца. Минимальный размер аванса не должен быть ниже тарифной ставки (оклада) работника за проработанное время за первую половину месяца. Основанием для определения отработанного времени, за которое выдается аванс, является табель учета отработанного времени за первую половину месяца.

Аванс выдается на основании платежных ведомостей, а окончательный расчет за месяц оформляется расчетно-платежной или расчетной ведомостью.

Денежные суммы на оплату труда работникам организации должны быть выданы в течение трех рабочих дней, включая день получения наличных средств в банке. В случае если в течение указанного срока по каким-либо причинам деньги не были выданы работнику (группе работников), кассир, ответственный за их выдачу, в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии таких лиц ставит штамп или делает отметку от руки «Депонировано». В дальнейшем на основании платежной ведомости кассир заполняет реестр невыданной заработной платы (форма № РТ-11). После заполнения указанных форм кассир в платежной ведомости указывает фактически выплаченные и депонированные суммы и составляет расходный кассовый ордер на выплаченную заработную плату. Затем соответствующая хозяйственная операция заносится в кассовую книгу. Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполненной по данным реестров не выданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилия, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Сумму, оставшуюся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

Депонированная сумма заработной платы подлежит сдаче в обслуживающее отделение банка. На депонированную сумму составляется объявление на взнос наличными. На сданную сумму в обязательном порядке составляется расходный кассовый ордер.

Для учета депонированных денежных средств предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Депонированные суммы отражаются по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Кредитовый остаток по данному счету указывает на наличие задолженности организации работнику по депоненту. Депонированная сумма на оплату труда выдаются по первому требованию работника в течение трех лет.

Депонированная сумма на оплату труда отражается в бухгалтерском учете до истечения срока исковой давности, составляющего три года. По истечении указанного срока (три года) сумма невостребованной депонированной суммы подлежит зачислению в состав прибыли организации как прочие доходы.

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации в лицевых счетах рабочих и служащих (формы № Т-54 и № Т-54а) и расчетно-платежных ведомостях. Лицевые счета открываются на каждого работника организации в момент его принятия на работу, а расчетно-платежные ведомости составляются ежемесячно.

Ежемесячно бухгалтерией организации в лицевые счета работников заносятся сведения о размере начисленной оплаты труда и иных доходов работника, суммах произведенных удержаний и вычетов, а также о суммах, причитающихся к выплате.

Основанием для заполнения лицевых счетов являются табели учета использования рабочего времени, наряды на сдельную работу, наряды - заказы на выполнение работы, листки о временной нетрудоспособности, приказы (распоряжения) администрации о выплате премий, оказании материальной помощи, исполнительные документы, поступившие в организацию, и др.

По окончании календарного года лицевой счет работника закрывается и открывается новый лицевой счет на следующий год.

Срок хранения лицевых счетов - 75 лет.

Начисление заработной платы организацией производится в форме № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» либо в форме № Т-51 «Расчетная ведомость».

В форме № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. Расчетно-платежная ведомость составляется по каждому структурному подразделения по каждому работнику. В расчетно-платежной ведомости указывается табельный номер работника, фамилия, имя и отчество. В графах «Задолженность по заработной плате» указывается задолженность организации перед работником либо задолженность работника перед организацией. В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. В графе «Итого начислено» отражается сумма заработной платы начисленной работнику за отчетный месяц. В графах «Удержано» производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы по видам (аванс, налог на доходы физических лиц и др.). В графе «Итого удержано» отражается сумма всех удержаний из заработной платы работника. В графе «Сумма к выдаче» определяется сумма, подлежащая выплате работнику как задолженность на начало по заработной плате плюс итого начислено минус итого удержано. В графе «Подпись» ставится роспись получаемого лица. На титульном листе расчетно-платежной ведомости указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. В расчетно-платежной ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, делается отметка «Депонировано». В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости;

В форме № Т-51 «Расчетная ведомость» начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. Расчетная ведомость составляется по каждому структурному подразделения по каждому работнику. В расчетной ведомости указывается табельный номер работника, фамилия, имя и отчество. В графах «Задолженность по заработной плате» указывается задолженность организации перед работником либо задолженность работника перед организацией. В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. В графе «Итого начислено» отражается сумма заработной платы начисленной работнику за отчетный месяц. В графах «Удержано» производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы по видам (аванс, налог на доходы физических лиц и др.). В графе «Итого удержано» отражается сумма всех удержаний из заработной платы работника. В графе «Сумма к выдаче» определяется сумма, подлежащая выплате работнику как задолженность на начало по заработной плате плюс итого начислено минус итого удержано. Особенностью расчетной ведомости является отсутствие графы «Сумма к выдаче». Выдача причитающейся заработной платы производится на основании платежной ведомости (форма № Т-53). Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии. На титульном листе платежной ведомости указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. В платежной ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, делается отметка «Депонировано». В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости. В платежных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а платежная ведомость не составляются. В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

При составлении расчетно-платежных либо расчетных ведомостей необходимо иметь в виду, что в них не включаются выплаты, не входящие в фонд заработной платы и в заработную плату работников при подсчете их средних размеров. В выше перечисленные ведомости также не включаются суммы, не облагаемые налогом, в частности, пособия на ребенка, погребение, на детей в возрасте до 16 лет и т. д. Эти суммы выплачиваются отдельно по платежным ведомостям и расходным кассовым ордерам.

Срок хранения расчетно-платежных и расчетных ведомостей - 75 лет.