3. Двойная запись и ее сущность

Все хозяйственные операции записываются на синтетических и аналитических счетах бухгалтерского учета с использованием метода двойной записи.

При такой записи каждая хозяйственная операция записывается на двух и более взаимосвязанных бухгалтерских счетах в одной и той же сумме. Запись происходит по дебету одного счета и одновременно по кредиту другого, или по дебету одного счета, но по кредиту нескольких счетов в одной и той же сумме, или по дебету нескольких счетов, но по кредиту одного счета.

Метод двойной записи влияет на экономическую суть отражения операций. Каждая хозяйственная операция обуславливает изменение в двух видах средств, или в двух видах источников, или в одном виде средств, и в той же сумме изменяется соответствующий вид источников средств и отражается на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственной операции, называется бухгалтерской проводкой (бухгалтерской записью и реже – контировкой).

Составить бухгалтерскую проводку – значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сумму хозяйственной операции.

Различают бухгалтерские проводки простые, в которых корреспондируются только два счета, и сложные, в которых один счет корреспондируется с несколькими счетами.

Тема 5. Документация и инветаризация

1. Документация

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство, доказательство) – письменное свидетельство об осуществлении хозяйственной операции, дающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Кроме общих обязательных реквизитов по отражению отдельных хозяйственных операций в соответствующих документах предусматриваются специальные реквизиты, которые также являются обязательными. Например, в чеке на получение денег в банке обязательны подписи директора, главного бухгалтера, причем данный документ изготавливается на специальной бумаге, имеет стандартные размеры и т. д.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичное наблюдение – это начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. По результатам первичного наблюдения составляется документ, который является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами, они служат первичными учетными документами на основании, которых ведутся бухгалтерские записи.

Бухгалтерские документы независимо от их носителей классифицируются по целому ряду признаков: по назначению, по характеру документируемых операций, по объему, по способу использования, по месту составления, по количеству отражаемых объектов, по степени механизации составления.

По назначению бухгалтерские документы подразделяются на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы – это документы, в которых содержится распоряжение (приказ) на проведение (выполнение) той или иной хозяйственной операции. К ним относятся приказ об увольнении с работы, платежное поручение банку о перечислении денег с расчетного счета одного предприятия другому и т.д..

Исполнительные документы удостоверяют факт осуществления хозяйственной операции. Так, приходный ордер подтверждает факт оприходования материалов на склад.

Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов. К таким документам относятся правки, группировочные ведомости, карточки и т. п. Применение этих документов позволяет так оформить данные первичных исполнительных и распорядительных документов, чтобы было легче далее отразить их в бухгалтерском учете.

Документы, в которых сочетаются функции перечисленных выше видов документов, называются комбинированными. Примером комбинированного документа является расходный кассовый ордер, в котором имеется распоряжение (подпись) распорядителя кредитов (директора) о выдаче денег и подтверждение об их выдаче и получении, подписи кассира и получателя.

По характеру документируемых операций различают документы денежные, материальные и расчетные.

Денежными документами оформляются операции, связанные с движением денежными средствами. К ним относятся: платежное поручение, расходный кассовый ордер, банковские чеки и т. п.

Материальными документами оформляется движение материальных ценностей (приходный ордер, лимитная карта, требования и др.).

Расчетными документами оформляются расчеты между организацией и юридическими и физическими лицами (платежное поручение, платежное требование).

По объему различают единичные и сводные документы.

Единичные документы составляются для отражения одной хозяйственной операции (расходный кассовый ордер), сводные – путем обобщения данных единичных документов.

В сводных документах отражается целый ряд операций, которые первоначально фиксируются в единичных документах. Так, авансовый отчет составляется на основании приложенных к нему железнодорожных билетов, квитанций за гостиницу и т. д.

По способу использования различают разовые и накопительные документы.

Разовые документы составляются на каждую хозяйственную операцию (расходный кассовый ордер).

В накопительных документах отражается ряд однородных хозяйственных операций по мере их совершения, например, в лимитно-заборной карте – отражается отпуск материалов со склада в течение месяца.

По месту составления документы подразделяются на: внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются на том предприятии, где произошла хозяйственная операция (приходный кассовый ордер).

Внешние документы поступают от других предприятий (платежное требование).

В зависимости от количества отражаемых объектов документы делятся на: однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные документы отражают один объект учета (например, в расходном кассовом ордере – выдача денег одному лицу).

Многопозиционные несколько объектов учета (например, в требовании (накладной) внутрихозяйственного назначения показываются отпуск нескольких видов материалов).

В условиях широкого применения вычислительной техники для составления бухгалтерских документов представляет интерес их классификация по степени использования технических средств.

Документы, составленные вручную – это традиционные бумажные документы, написанные чернилами или при помощи пишущей машины.

Автоматизированное составление документов требует специального подтверждения полученных данных. Следует иметь в виду, что существуют документы, которые заполняются только от руки (денежные чеки).

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов. Движение документов с момента их возникновения до сдачи в архив называется документооборотом. Документооборот состоит из следующих операций: составление документа, использование его в оперативном учете и для контроля, поступления в бухгалтерию, приемка и проверка документа бухгалтерией, подготовка к обработке, обработка, использование содержания, сдача в архив.

Главный бухгалтер осуществляет организацию документооборота. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации. Учетная информация накапливается в различного вида, применяемых на предприятии документах. Использование этих документов называется документацией.

Документация – это оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность. Документация играет роль импульса, дающего начало движению учетной информации. Она обеспечивает общее и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском учете. К учету принимаются только правильно оформленные первичные документы. В первичных документах, фиксируются факты осуществления хозяйственной операции и распоряжения (разрешения) на их проведение. Записи информации в регистрах бухгалтерского учета осуществляются только на основании первичных документов.

Документы поступают в бухгалтерию из различных структурных подразделений предприятия. У принятых документов необходимо проверить их форму, т. е. установить полноту, четкость и правильность всех реквизитов, соответствие документа форме установленного образца, срок предоставления документа, достоверность подписей лиц, участвующих в составлении документа. Затем необходимо проверить арифметические подсчеты, выяснить, действительно ли отраженная в документе операция имела место, не противоречит ли она финансовой дисциплине и законодательству.

Проверенные документы необходимо обработать, т. е. выполнить расценку, таксировку, группировку и контировку.

Расценка состоит в проставлении цен на товарно-материальные ценности.

Таксировка – это перемножение цен и натуральных показателей с целью получения сумм.

Группировка заключается в подборе документов по определенным однородным группировочным признакам с целью последующих бухгалтерских записей.

Контировка означает указание на документах корреспонденции счетов.

Сроки и порядок хранения документов определяются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций предприятий, с указанием сроков хранения (утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., в редакции государственной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответствии с этим организации должны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течении сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.