3. Правила деловой переписки и стандарт делового общения.

1. Ззапрещено:

• Использовать корпоративную почту в личных целях.

• Без разрешения системного администратора осуществлять “массовые рассылки”, направленные на большое количество адресатов. За разрешением на рассылку обращаться в службу сопровождения и технической поддержки.

• Использовать кнопку «Ответить всем» при получении сообщения, в котором указан массовый адрес рассылки в поле «Кому».

• Менять тему письма при ответах и пересылках, отправлять сообщения без текста.

• Отправлять письма без подписи (подпись фактически отправляющего письмо, с указанием должности и телефона).

• Открывать файлы, прикрепленные к подозрительным письмам от неизвестных Вам адресатов (возможно - это вирус).

• Использовать декоративные элементы при создании писем, присваивать важность письму.

• Запрашивать уведомления о прочтении.

1. Стандарты общения по телефону.

• Сотрудник, отвечающий на телефонные звонки, обязан представиться по утвержденной форме:

• № магазина

• Должность

• Ф.И.О.

Запрещено:

• Использовать телефон длительный период времени в личных целях.

• При общении по телефону использовать ненормативную лексику.

• Вести междугородние переговоры (не в рамках Компании).

Ответственность

• Каждый пользователь электронной почты несет персональную ответственность за содержание сообщений, отправленных с его электронного адреса.

• Контроль использования корпоративной электронной почты возлагается на сотрудников IT – отдела.

• Ответственность за нарушение указанных правил несет пользователь, допустивший нарушение, а также его непосредственный руководитель.

• Меры взыскания определяются Руководителем IT – отдела. В перечень мер входят: снижение размера премии, объявление дисциплинарного взыскания - замечания, выговора – с соответствующими последствиями.

4. Заявки «ServiceDesk».

• Все заявки на ремонт и замену оборудования размещаются на «ServiceDesk».

• Заявки размещаются для следующих служб:

• IT – отдел

• СЭ – служба эксплуатации.

• Безопасность – видеооборудование

• Маркетинг – акционные вкладыши, рекламное оборудование, баннеры.

• Заявка должна в себе содержать подробную информацию о том, какие ремонтные работы необходимо произвести.

• Если ваша проблема решается внешними ремонтными службами, например:

• Ремонт фискального принтера (КИФ)

• Замена ЭКЛЗ (КИФ)

• Ремонт МФУ (принтер, сканер)

• Ремонт весового оборудования

В заявке необходимо написать оповестили Вы уже стороннюю организацию или нет.

• Заявки, не требующие отлагательств, такие как:

• Нет переоценки

• Нет заказов

• Не прогрузилась акция

• Не установлено время на продажу алкоголя.

В этом случае необходимо напрямую связываться по телефону или по электронной почте с менеджером IT – отдела, курирующего ваш магазин.

• Прежде, чем сделать заявку на закупку нового оборудования, необходимо убедиться в том, что предыдущее оборудование прошло процедуру списания, т.е. подписано главным бухгалтером компании Власовой О.В.

• Для того чтобы оставить заявку в «ServiceDesk» необходимо:

На рабочем столе или в меню «Пуск» найти соответствующий значок

• Запустить работу программы

• Откроется рабочее окно с закладками

• Выбираем закладку заявки. В открывшемся окне находим закладку новая заявка.

• Заполняем заявку по следующей схеме:

• Выбрать службу

• Выбрать категорию (ремонт, закупка)

• Описать проблему.

• О состоянии своей заявки мы можете узнать из журнала, где хранятся

заявки, с указанием статуса (закрыта, не закрыта или закрыта частично).