Административный блок. Тема № 17 Табель учета рабочего времени сотрудников.

17.1. Штатное расписание это - _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Вакансия это –

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

17.2.Правила заполнения табеля в электронном виде.

• Новая форма табеля в виде рассылки по электронной почте поступает в магазин от Регионального Директора ежемесячно.

• Табель заполняется ежедневно и до 12:00 отправляется на электронную почту:

tab@netto-shops.ru и Регионального Директора.

• Табель имеет закладки:

• График

• Данные

• ШР ММ (Штатное расписание ММ формата)

• ШР СМ (Штатное расписание СМ формата)

• ШР БМ (Штатное расписание БМ формата)

• Ведомость.

• Ведомость БК

• Закладка график.

• При получении табеля на новый месяц необходимо внести номер своего магазина и построить график. Построение графика осуществляется только 1 раз.

• Обязательные поля для заполнения:

• Ф .И.О. сотрудника Информация переносится из предыдущего

табеля

• Табельный номер путем копирования.

• Дата рождения. При поступлении нового сотрудника, информация

• Подразделение копируем из письма от О.П.

• Количество часов в табеле проставляется текущим числом, в цветных ячейках.

• Все цветные ячейки должны быть заполнены, даже в тех случаях, когда сотрудник не вышел на работу (больничный лист, прогул, отпуск, свой счет, обучение).

• Если сотрудник увольняется, все смены до конца месяца должны быть заполнены значком «увольнение».

• Заполнение ячейки происходит при помощи дополнительной функции «заливка»

• Данная функция содержит в себе следующие закладки:

• Замена.

• Часы.

• Заливка.

• Больничный, прогул, отпуск, увольнение, учеба.

• Нет заливки.

• Очистить.

• Все часы в табеле проставляются при помощи функции «заливка», ввод часов с клавиатуры – не активен.

• Корректировка в табеле допустима в следующих случаях:

• Сотрудник отработал меньше часов, чем было проставлено в табеле по состоянию здоровья.

• Сотрудник отработал больше часов, чем положено по графику.

• Сотрудник не вышел на работу.

• Для сотрудников клининга корректировка возможна только на уменьшение часов.

• Все корректировки в табеле, должны сопровождаться служебной запиской.

• Служебная записка по основному персоналу отправляется вместе с табелем на электронные адреса:

tab@netto-shops.ru и Региональному Директору.

• Служебная записка по сотрудникам клининга отправляется без табеля на следующие электронные адреса:

аlarm@gk-ets.ru

cleaning@netto-shops.ru

• Информация в колонках:

• Факт час – суммируется количество отработанных часов по своей должности.

• Замена – отражается количество часов отработанных в другой должности.

• Доплата питание – только для сотрудников ММ формата

• Инвентаризация, Санитарная ночь – необходимо проставить сумму ДС, согласно стандартам Компании.

• Больничный лист, Отпуск – заполняет бухгалтерия.

• Премиальная часть «За выполнение» - заполняется автоматически.

• Количество отработанных месяцев - заполняется для категории сотрудников

на окладную часть, которых, влияет рейтинг.

• «Удержания» - заполняется автоматически.

• Штрафы – заполняется вручную на основании служебных записок смежных служб.

• К выдаче – заполняется автоматически.

• Замена – заполняется автоматически, после заполнения переработок в своем магазине.

• Табель переработок (черно-белый) – зеркальное отражение основного табеля,

активны только белые ячейки (т.е. выходные дни сотрудника).

• Необходимо проставить часы, затем воспользоваться заливкой, согласно должности на переработке.

• Исключение составляет Управляющий магазином - по данной должности все ячейки активны.

• Фактически часов – заполняется автоматически, по данным о переработках.

• Превышение нормы переработок – заполняется автоматически.

• Норматив по переработкам, 40% от нормы часов. Превышения не оплачиваются.

Функция - быстрый переход к табелю переработок.

• Нижняя часть табеля:

• Испытатели – Вносятся все сотрудники на испытательном сроке.

• Для линейного персонала испытательный срок – 1 месяц

• Для административного состава испытательный срок – 2 месяца.

• В случае перевода из магазина в магазин – до конца месяца.

• Для сотрудника испытателя необходимо составить график, согласно занимаемой должности. Основанием для построения графика, служит основной табель.

• При заполнение колонки «График» (выбираем из списка) – колонки «Норма час» и «Оклад», заполняются автоматически.

• Переработки в других Нетто

• И з списка выбираем сотрудника.

• Н омер магазина, в который идет сотрудник на переработку.

• Оклад заполняется автоматически.

• Н ажимаем закладку «построить график»

• Часы проставляются при помощи функции «заливка»

• Количество часов необходимо согласовывать с Управляющим магазином, куда сотрудник выходит на переработку.

• Переработки с других Нетто

• Заполняем Ф.И.О. сотрудника, согласно должности на переработке.

• № магазина из которого пришел сотрудник.

• Оклад устанавливается автоматически.

• Часы можно заполнить с клавиатуры.

• Аутсорсинг (уборщицы, грузчики)

• Заполняем Ф.И.О. сотрудника.

• Штатное расписание магазина.

• Расчет комплектации автоматически согласно штатному расписанию и фактическому выходу сотрудников на работу по дням.

• Расчет производится по линейному персоналу, администрации магазина, контролерам, пекарям, мясники и продавцы.

• Расчет производится с учетом больничного листа, отпуска, учебы.

• В конце каждой недели, можно увидеть результат по комплектации вашего магазина.

• Комплектация магазина рассчитывается по формуле:

Фактическое количество сотрудников, делится на количество согласно штатному расписанию и умножается на 100.

• Закладка «Данные»

• Заполняются данные о выполнении плана по товарообороту магазина, потери, рейтинг.

• Показатели влияют на удержания и премиальную часть.

• Закладка «Штатное расписание»

• Штатное расписание разбито по номерам магазинов.

• Закладка «Ведомость»

• Заполняется автоматически по мере заполнения табеля.

• Применяется для контроля начисления заработной платы.

• При нажатии стрелки произойдет сжатие таблицы.

• При нажатии стрелки таблица примет первоначальное состояние.

• Для того чтобы обозначить название колонок, необходимо в конце ведомости

найти два круга (желтый и красный)

• При нажатии на желтый круг, будет сформирована ведомость 2 и ведомость для бухгалтерии.

При помощи стрелки можно сгруппировать таблицу.

• При нажатии на красный круг, ведомость 2 и бухгалтерская ведомость исчезнут.

• Важная информация при работе с табелем:

• Если сотрудники поменялись сменами:

• Сотрудник, у которого по графику рабочий ставим «отпуск»

• Заявление об отпуске за свой счет сотрудник должен написать заранее.

• Сотрудник, который выходит на замену числится в табеле переработок, заливка не используется.

• Данный сотрудник не числится в комплектации магазина в этот день.

• Если сотрудник находится на больничном листе, копия больничного листа должна быть предоставлена в магазин.

• Длительный больничный лист (более 2-х недель), позволяет нам вывести сотрудника «за штат».

• Если сотрудник находится на обучении, магазин ставит обучение, часы за обучение проставляются в табеле Учебного Центра.

• Прогул, должен сопровождаться актом о не выходе на работу. Три акта, позволяют уволить сотрудника.

• Все данные вне основного табеля сопровождаются служебной запиской.

• Управляющий магазином в один день может табелироваться по двум должностям.

• Линейный персонал имеет право взять компенсацию за отпуск.