Тема № 23 Инвентаризация.
23.1. Виды инвентаризаций.
Локальная инвентаризация – выборочная проверка фактических остатков товара выбранной группы с учетными данными.
Данный вид инвентаризации проводится на бумажных носителях и имеет характер аналитической работы.
Пересчет товара производится согласно графику, установленному РД.
В ближайшее время в Компании будет внедрена возможность отражать результаты пересчета в программе.
Еженедельный пересчет производится по следующим группам товаров:
Мясо и мясные п/ф – результат пересчета передается главному технологу ОКК
Овощи/фрукты
Гастроном молочный
Алкоголь
Кофе
Шоколад
Сплошная инвентаризация – пересчет всех групп товаров магазина сотрудниками КРО (контрольно ревизионный отдел), с целью привести учетные остатки к фактическим.
Подготовка магазина к сплошной инвентаризации:
За 1 день до начала инвентаризации:
Товар в подсобных помещениях должен быть расставлен строго по группам.
Не допустимо выставление в несколько рядов, закрывая таким образом доступ ревизоров к товару стоящему на втором плане.
Весь товар подлежащий возврату, находится в отведенном месте, переписан на отдельные бланки, закреплен подписью управляющего (или товароведа) с указанием сроков возврата. Количество бланков должно быть не более2-3 листов.
Не кондиционный товар, не подлежащий возврату, должен быть списан до начала инвентаризации, и утилизирован.
Качественный товар в коробках должен быть развернут ярлыками в одну сторону, удобную для прочтения.
Вскрытые, не полные коробки должны стоять снизу.
В холодильных камерах – товар должен быть расставлен по товарным группам.
Вход в камеры должен быть свободным.
Товар подлежащий нарезке и фасовке (сыр, колбаса),но не имеющий упаковки с информацией о нем, должен быть отстикирован.
Провести анализ по отчету «Отрицательные остатки», дабы до инвентаризации выявить не оприходованные накладные.
В день инвентаризации:
В торговом зале, товар должен быть расставлен согласно планограмме, необходимо избегать перемешивания товара в ряду, т.е. если стоит ряд чая индийского, на нем или за ним недолжно быть других сортов чая.
При подготовке торгового зала необходимо уделить особое внимание следующим группам товаров на предмет просрочки и качества выкладки:
Детское питание – соблюдать рядность, избегать пересортицы в ряду.
Стойка со снеками (рыба вяленная, сушеная) – сроки годности
Сухофрукты – сроки годности
Кондитерские изделия – сроки годности
Замороженные продукты - избегать пересортицы в ряду, сроки годности, особенно на рыбу замороженную.
Запрещено обнулять товарный запас магазина пред инвентаризацией.
Осуществить все возвраты поставщикам запланированные на этот день.
До 18:00 оприходовать все поставки товара за сегодняшний день.
Произвести все списания.
Произвести в программе разруб и собственное производство.
Подготовить для КРО папки:
Списание
Списание питание
Бонусные поставки
Возвратные накладные (если будут выявлены возвраты поставщикам без надлежащего оформления документов - возврат считается недействительным), товар автоматически попадает в прямые потери.
В магазинах, где есть штатная единица повара, готовят обед на ночь для сотрудников КРО и персонала, который остается на инвентаризацию.
Ответственное лицо от магазина во время инвентаризации - УМ
От магазина выделяют сотрудников, для помощи КРО.
Количество сотрудников на инвентаризацию определяется согласно формату магазина, но не менее 1 специалиста – грузчика и 1 специалиста – кассира.
В ночь инвентаризации магазин закрывается на вход для покупателей в 23:00
Сотрудники отделов собственного производства – пересчитывают отдел вместе с КРО и только после этого покидают магазин, но не позднее 23:30.
Результат пересчета товара.
Пересчет товара производится при помощи сканеров.
Пересчет осуществляют сотрудники КРО.
Руководитель КРО, выгружает информацию в компьютер и формирует ведомость расхождений.
УМ – анализирует результаты пересчета и дает обратную связь Руководителю КРО с какими позициями не согласен.
Сотрудники КРО совместно с сотрудниками магазина проводят повторный пересчет позиций, по которым были разночтения, результат также отражается в компьютере.
После пересчета всех групп товаров – инвентаризация закрывается.
Руководитель КРО готовит аналитическую записку.
УМ – подписывает результаты инвентаризации
Апелляция подается в течение 3 – х. дней, только по расхождениям существенно повлиявшим на результат инвентаризации.
Сумма к удержанию может быть изменена после инвентаризации, в тех случаях, когда были выявлены не заведенные накладные в инвентаризационный период.
На следующий день после инвентаризации:
УМ – проводит собрание для сотрудников магазина по результатам инвентаризации.
УМ/ЗУМ - проводят анализ потерь и формируют план мероприятий для предотвращения потерь на следующий инвентаризационный период.
УМ/ЗУМ – отправляют информационное письмо РД по результатам инвентаризации (развернутое письмо, с пояснениями по недостаче и излишкам).
Важно:
Руководитель КРО имеет право отменить инвентаризацию, если в магазине нет света, не работает оборудование, складские помещения не готовы к инвентаризации.