23. Функции управления. Управленческий цикл
Понятие функции управления включает ранее рассмотренные специальные функции (функции организации) и общие функции управления.
Общие функции управления являются универсальными и используются при любом управленческом воздействии.
Содержание функции управления в целом, отражает модель управленческого цикла, включающая четыре взаимосвязанные и взаимозависимые общие функции управления: планирование, организация, мотивация и контроль (рис. 3.1). Данный цикл обеспечивает реализацию функции управления в целом, и обязателен для любых функций и действий управления.
ПЛАНИРОВАНИЕ
ОРГАНИЗАЦИЯ
КОНТРОЛЬ
МОТИВАЦИЯ
Рис. 3.1. Управленческий цикл
Планирование -- это выбор целей и плана действий по их достижению, это начало управленческого цикла. Планирование предполагает оценку предыдущего развития, анализ существующей ситуации и постановку реальных задач на будущее. Оно позволяет скоординировать усилия исполнителей в направлении достижения целей организации.
Организация -- это распределение задач и ресурсов между отдельными подразделениями и сотрудниками, установление системы их взаимодействия, осуществление координации их действий для реализации планов и достижения целей организации.
Мотивация -- это целенаправленное побуждение сотрудников к осуществлению результативных действий по реализации планов и достижению целей организации.
Контроль -- это сравнение реально достигнутых результатов с запланированными, на основе информации о текущих итогах деятельности организации, ее подразделений и сотрудников с целью устранения выявленных отклонений.
По результатам контроля осуществляется регулирование (обратная связь), включающее корректировку планов, хода их выполнения и механизма мотивации.
В рамках управленческого цикла общие функции находятся в тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует с функциями организации, мотивации и контроля; функция организации -- с функциями планирования, мотивации и контроля; функция контроля -- с функциями организации, мотивации и планирования; все общие функции находятся в зависимости от функции мотивации. Данную взаимосвязь называют внешней.
Внутренняя взаимосвязь общих функций состоит в том, что реализация каждой из них в отдельности требует использования всех остальных. Например, при осуществлении функции планирования необходимо спланировать этот процесс, организовать его исполнение, мотивировать исполнителей и проконтролировать качество исполнения. Аналогично протекают процессы реализации функций мотивации, организации, контроля.
Когда цели, преследуемые определенным управленческим действием, достигнуты, это означает, что связанный с ними управленческий цикл завершен.
24. . Планирование
Планирование предполагает рассмотрение предыдущего развития, анализ настоящей ситуации и постановку реальных задач на будущее. Планирование -- это выбор целей и составление плана действий по их достижению.
Выделяют стратегическое, тактическое и оперативное планирование. Стратегический уровень планирования обеспечивает достижение стратегических целей, будущую жизнеспособность и эффективность различных направлений деятельности организации. Тактическое планирование ориентировано на реализацию важных этапов достижения стратегических целей. Оперативное планирование направлено на достижение организацией оперативных целей, решение текущих задач, стоящих перед ней. Оно конкретно и детально по содержанию.
Перечисленные виды планирования взаимосвязаны: тактические и оперативные цели организации не могут противоречить стратегическим целям; а оперативные планы должны включать конкретные действия, направленные на достижение стратегических и тактических планов.
Совокупность взаимосвязанных стратегических, тактических и оперативных планов по всем направлениям деятельности и уровням организации образует систему планов.
Классификация планов
По длительности планового периода выделяют:
долгосрочные -- охватывающие плановый период более 3 лет;
среднесрочные -- охватывающие плановый период от 1 года до 3 лет;
краткосрочные -- охватывающие плановый период до 1 года.
По содержанию планы подразделяют на следующие группы:
стратегические -- подчиненные разработке курса развития организации на длительный период времени (более трех лет);
тактические -- содержащие планы действий и методы направленные на создание предпосылок для реализации стратегии на среднесрочный период времени;
оперативные -- связанные с повседневным выполнением задач и оптимизацией использования привлекаемых организацией ресурсов (менее одного года).
По уровням организационного планирования различают следующие виды планов:
организации в целом;
самостоятельных подразделений организации;
функциональных подсистем (отделов, цехов, участков и т.п.).
Принципы планирования
Любой план должен удовлетворять следующим основным принципам:
быть экономически обоснованным и рациональным (обеспечивать достижение цели с наименьшими затратами времени, финансов и других ресурсов);
опираться на реальные возможности того, для кого он предназначен (организации, группы или отдельного лица);
быть достаточно гибким, чтобы в процессе реализации можно было по мере необходимости вносить в него изменения без ущерба для достижения поставленной цели).
Чтобы реально воздействовать на поведение людей, показатели планов должны быть напряженными, но достижимыми. Реальные показатели мотивируют людей, а нереальные (слишком завышенные или заниженные) расхолаживают, вызывают неприязнь и отрицательно сказываются на результатах работы.
Процесс реализации функции планирования осуществляется в следующей последовательности:
устанавливается система целей и задач организации и ее структурных подразделений;
определяются необходимые ресурсы и осуществляется их распределение по целям, задачам и подразделениям;
устанавливаются временные рамки выполнения целей и задач;
отбираются критерии для контроля и оценки выполнения задач;
разрабатываются стратегии, программы и планы для достижения целей;
планы доводятся до исполнителей и лиц, ответственных за их реализацию;
контролируется и анализируется выполнение планов, оцениваются достигнутые результаты;
процесс реализации планов регулируется, при необходимости планы уточняются (корректируются).
Функция планирования в организации реализуется посредством разветвленной структуры. Например, в организации ведущую роль может играть специальная служба планирования, но значительная часть работы делегируется структурным подразделениям (маркетинг, производство, финансы, бухгалтерия, снабжение, НИОКР и др.), что требует упорядочения их взаимодействия в процессе планирования.
25. Общая функция – организация. Проектирование работы. Содержание технологии выполнения работы при ее проектировании
Цель функции организации -- подготовка и обеспечение выполнения запланированных действий и достижения запланированных целей. В процессе реализации данной функции взаимодействуют три основных компонента: люди, экономические отношения и технические средства.
Содержание функции организации предполагает создание системы отношений, обеспечивающей распределение задач и ресурсов между отдельными подразделениями и сотрудниками, установление системы из взаимодействия, осуществление координации их действий по реализации планов, принятых решений и достижению целей организации.
Координировать -- означает приспосабливать средства к цели, согласовывать операции между собой, придавать вещам и действиям необходимые пропорции. Например, обеспечивать пропорциональность материальной и социальной составляющих; учитывать обязательства и следствия каждой операции (технической, коммерческой, финансовой и т.д.), которые она влечет для всех других операций; соизмерять издержки с финансовыми ресурсами, оборудование -- с нуждами производства, снабжение -- с потреблением, сбыт -- с объемами производства и т.п.
В самом общем плане осуществление функции организации связано с определением этапов реализации плана или решения; назначением ответственных исполнителей на каждом этапе и введением порядка взаимодействия исполнителей (кто с кем и каким образом должен взаимодействовать на разных этапах выполнения плана или решения).
Частью организации исполнения планов работы является ее проектирование, в ходе которого решается, кому и как действовать. Проектирование позволяет достаточно четко выделить и описать тот или иной участок работы, обеспечить последующую реализацию функции организации. В нем нет надобности, если работа была спроектирована ранее, а ее перепроектирование не требуется.
Проектирование работы включает следующие основные этапы: анализ работы; установление ее параметров; определение технологии выполнения работы; восприятие исполнителями содержания работы.
Технология выполнения работы -- действия, знания, методы и техника, используемые в трудовом процессе. Приступая к работе, исполнитель должен знать когда и где она должна выполняться, как ее следует выполнять и какова взаимозависимость работ.
Знание о том, когда и где должна выполняться работа, определяет степень свободы работника в принятии решения о начале и месте выполнения работы.
Знание о том, как должна выполняться работа, определяет степень его свободы в выборе средств (предметов и методов), с помощью которых должен быть получен нужный результат.
Взаимозависимость работ определяет необходимый характер взаимодействия исполнителей (работников или их групп), в процессе выполнения работы в целом. Выделяют четыре основных типа взаимозависимости работ: складывающаяся, последовательная, связанная и групповая.
Складывающаяся взаимозависимость означает, что от отдельного работника не требуется взаимодействия с другими работниками для выполнения работы в целом (рис. 3.3).
Рис. 3.3. Складывающаяся взаимозависимость
Данный тип отношений характеризует труд группы сотрудников, выполняющих одну и ту же операцию независимо друг от друга (изготовление аналогичных деталей на разных рабочих местах, рассылка писем и т.п.).
Последовательная взаимозависимость не позволяет работнику приступить к своей операции, пока другой работник не выполнит предшествующую операцию (рис. 3.4). Например -- конвейерная сборка.
Рис. 3.4. Последовательная взаимозависимость
Связанная взаимозависимость устанавливается, когда конец работы одного исполнителя служит началом работы для другого, и наоборот (рис. 3.5). Таково взаимодействие ассистента с хирургом, управленцев разных уровней в процессе согласования решения и т.п.
Рис. 3.5. Связанная взаимозависимость
Групповая взаимозависимость предполагает одновременное участие всех работников в выполнении работы (рис. 3.6). Она может включать в себя все предыдущие типы взаимозависимости. Ее используют при высокой неопределенности в работе, когда от участников требуется сотрудничество и взаимодействие.
Рис. 3.6. Групповая взаимозависимость
Технология работ -- очень важная переменная, так как в случае ее изменения часто приходится радикально перестраивать операции. Например, широкое внедрение компьютеров снизило информационную зависимость между работниками и расширило возможности использования типа складывающейся взаимозависимости в работе Но углубление складывающейся взаимозависимости, как известно, снижает взаимодействия индивидов выполняющих работу.
Восприятие содержания работы каждым отдельным исполнителем субъективно. Индивидуальные различия и сходства характеристик работы позволяют оценить разницу в восприятии одной и той же работы разными исполнителями и учесть ее при организации трудового процесса. Можно улучшить результат выполнения работы, скорректировав восприятие ее содержания исполнителем.