- •Розділ 1 поняття про діловодство
- •1.1. Суть діловодного процесу. Нормативна база.
- •1.2. Принципи організації діловодного процесу.
- •1.3. Форми організації роботи з документами.
- •1.4. Канцелярія та її функції.
- •Розділ 2 документ з найдавніших часі в до наш их днів
- •2.1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів.
- •2.2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа.
- •2.4. Реквізити сучасних ділових документів
- •2.3. Класифікація документів. Ознаки і групи.
- •2.5. Рівні стандартизації документів.
- •Розділ з підготовка до складання службових документів
- •3.1. Мовний стиль ділового документа.
- •3.2. Текст службових документів. Його складові частини. Композиційні особливості побудови службових текстів.
- •3.3. Рубрикація та нумерація інформативного матеріалу.
- •3.4. Оформлення титульної сторінки.
- •Зразок титульної сторінки.
- •Проблеми рекреаційних зон придніпров'я
- •Західних областей україни
- •3.5. Способи виділення тексту в документах.
- •3.6. Додаткові відомості в текстах службових документів.
- •Зразок тексту з однією приміткою
- •Зразок тексту з двома примітками
- •Зразок застосування виноски.
- •3.7. Оформлення бібліографічних описів.
- •Зразок оформлення бібліографії. Список використаної літератури
- •3.8. Оформлення змісту в документах.
- •3.9. Традиції та етикет службових документів.
- •Розділ 4 надання документам юридичноїсили
- •4.1. Поняття про грифи. Їх склад, розташування та призначення.
- •4.2. Резолюція, віза. Їх склад, призначення та розташування.
- •4.3. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування.
- •4.4. Печатки, штампи. Їх призначення та розташування.
- •Розділ 5 складання та оформлення службових документів
- •5.1. Призначення та класифікація управлінської документації
- •5.2. Організаційно-розпорядчі документи (орд).
- •Форма стандартного статуту
- •Форма правил внутрішнього трудового розпорядку
- •Форма наказу про внесення змін в положення про структурний підрозділ (з кутнім розташуванням реквізитів)
- •Форма наказу про розподіл обов'язків
- •Зразок індивідуального наказу з основної діяльності (відображає питання фінансової діяльності)
- •Зразок наказу (відображає питання внутрішнього розпорядку)
- •Зразок вказівки з кутнім розташуванням реквізитів
- •5.3. Інформаційно-довідкові документи
- •5.3.1. Документи колегіального характеру
- •Форма складного (повного) протоколу.
- •Форма короткого протоколу.
- •Зразок акта (внутрішнього призначення) з кутнім розташуванням реквізитів.
- •Зразок акта з повною композиційною побудовою і розташуванням реквізитів
- •5.3.2. Група кореспондентських документів
- •Зразок вхідного листа.
- •Зразок факсу
- •Зразок телеграми
- •Міжнародна телеграма
- •5.3.3. Довідкові документи
- •Зразок трафаретної довідки
- •Така довідка може мати такий вигляд – (зразок індивідуальної довідки):
- •Зразок довідки табличного типу
- •Форма трафаретної довідки облікового характеру
- •Форма пояснюючої записки
- •Зразок доповідної записки
- •Зразок пам'ятної записки:
- •Зразок повідомлення (запрошення)
- •Зразок оголошення
- •Про періодичні видання
- •Зразок позовної заяви
- •5.3.4. Спеціалізовані документи
- •Форма довіреності зі зразком підпису
- •Зразок офіційної довіреності (доручення)
- •Форма платіжної відомості
- •Зразок заяви-зобов'язання
- •Документування трудової діяльності (Документи по особовому складу)
- •6.1. Нормування трудової діяльності
- •6.3. Комплект документів з кадрової діяльності
- •Зразок титульного аркуша особової справи
- •Яременка степана гнатовича
- •Форма внутрішнього опису справи
- •6.4. Облік чисельності працівників та їх робочого часу
- •6.6. Відрядження та відпустки працівників
- •Розділ 7 документи табличного типу
- •7.1. Поняття про таблиці та їх призначення
- •Розділ 8 редагування службових текстів
- •Розділ 10 планування та звітування службової діяльності
- •Розділ 11 організація документообігу
- •Форма зразка відомості
- •Зразок витягу з наказу
- •Розділ 12 складання та використання номенклатури справ
- •Форма розташування статей номенклатури справи
- •12.3. Контроль якості використання номенклатури справ
- •Розділ 13 формування справ
- •13.1. Норми та вимоги до формування справ
- •13.2. Підготовка документів до зберігання
- •Зразок форми обкладинки справи
- •Зразок оформлення обкладинки справи (типу "Леітс")
- •Форма завірчого аркуша справи
- •Форма річного опису справ постійного зберігання
- •Форма акта про виділення документів до знищення
- •13.3. Архівне зберігання та подальше використання
- •14.1. Організація нарад, обговорень та документаційне забезпечення
- •14.2. Організація та проведення переговорів і їх документаційне забезпечення
- •1. Вивчення свого потенційного партнера.
- •Відносини
- •Інструкція учаснику переговорів
- •1. Підготовка до переговорів
- •1.1. Аналіз проблеми
- •1.2. Планування переговорів
- •2. Ведення переговорів
- •3. Завершення переговорів
- •14.3. Організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •14. 4. Організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •Зразок форми заявки на участь у конференції (реєстраційна форма)
- •Зразок бланка запису бесіди з відвідувачем стенду
Розділ 4 надання документам юридичноїсили
4.1. Поняття про грифи. Їх склад, розташування та призначення.
Згідно з переліком реквізитів за ГОСТ 6.38-90 для більшості документів необхідні ті реквізити, без яких документ не матиме юридичної сили. Це грифи, резолюції, візи, підпис (підписи), відтиск печатки.
В сучасному діловодстві оперують трьома видами грифів: гриф затвердження - реквізит 17, гриф погодження - реквізит 24, гриф обмеженого доступу до документа - реквізит 15.
Слово "гриф" німецького походження, означає руків'я кинджала або шаблі. Поняття "гриф" стосується конструкційного розташування деяких реквізитів (власне грифів) на аркуші паперу. Вістря кинджала мають, як правило, хрестовидне зображення, перекладини якого, якщо їх розташувати на аркуші, вказують певні напрямки: верх, низ, вправо і вліво. В діловодстві кінці вістря (умовного кинджала) вказують на положення і місцезнаходження даних реквізитів.
Гриф обмеженого доступу до документа функціонує згідно з ознаками класифікації документів "з погляду гласності", до якої входять такі групи: "для службового користування", таємні", "цілком таємні". Діяльність комерційних структур викликала до життя появу грифу обмеженого доступу до документі ще в одній якості - "комерційна таємниця", яку скорочено позначають "КТ" або "Конфіденційно".
Гриф обмеженого доступу до документа вказується в тих і оку ментах, в яких викладені відомості обмеженого поширення (гласності). Цей гриф може розташовуватися на титульній сторінці документа (документів) справи або на аркуші відповідного формату у правому верхньому ріжку вище реквізитів "адресат" і "гриф затвердження" чи центровим способом вгорі одразу після верхнього поля (інколи - за його рахунок).
Реквізит обмеженого доступу, як правило, друкується або проставляється штемпелем з відповідною інформацією, згідно з рівнем обмеження.
При машинописному оформленні даний гриф друкується без лапок і крапок після 40 друкованих знаків від межі лівого поля, наприклад:
КТ
Прим. № 2
або
Конфіденційно Прим. № 1
чи
Для службового користування
Прим. № 1
Вибір виду грифу обмеження для державних організацій залежить від інструкцій та нормативних актів, які передбачають проставлення даного грифу для певних видів документів. Для організацій і підприємств різних форм власності гриф визначається наказами з охорони комерційної діяльності.
Гриф затвердження необхідний для таких документів, як плани, звіти, інструкції, правила, деякі види актів, окремі види договорів, завдань (на проектування об'єктів, технічних споруд капітального будівництва, проведення науково-дослідних робіт, проектно-конструкторських і технологічних робіт та ін.), положень (про міністерство, структурний підрозділ та ін.), програм (проведення робіт і заходів, відряджень та ін.), кошторисів, стандартів (державних, галузевих, технічних умов). Реквізит Гриф затвердження" повинен складатися з:
- слова "ЗАТВЕРДЖУЮ" (без лапок та інших графічних позначок);
- найменування посади особи, котра затверджує документ;
- її особистого підпису з розшифруванням (ініціали, прізвище) та дати, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ЗАО "Гранд"
Климчук В.М.
01.03.99
У деяких випадках гриф завіряється відтиском печатки.
Якщо документ затверджує керівник вищої інстанції, то до назви посади входить і назва цієї інстанції (організації), наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник Головного
архівного управління
при Кабінеті
Міністрів України
Козенко В.А.
12.11.99
Якщо документ затверджують постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається з:
- слова "Затверджено";
- назви документа в називному відмінку;
- дати;
- порядкового номера.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора
АТ "Сервіс"
24.10.99 № 142
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол засідання
Ради трудового колективу
12.05.99.
У таких документах, як структура і чисельність працівників (штату), штатний розпис, додатково проставляється на грифі відтиск печатки.
Гриф затвердження розташовують у правому верхньому ріжку аркуша. Склад інформації грифу друкують:
- слово "затверджую" ("затверджено") великими літерами без проміжку;
- посаду та назву організації малими літерами, окрім заголовної;
- дату - тризначним здвоєним кодом - без проміжків;
- відстань між словом "затверджую" ("затверджено") і назвою посади становить не менше 2 інтервалів;
- відстань між іншими рядками тексту - 1,5 інтервала.
Гриф погодження - реквізит, який вказує на попередній розгляд питань, відображених у проекті документа. Попереднє обговорення проекту тексту необхідне для прийняття правильних управлінських рішень.
Погодження здійснюється як з посадовими особами всередині організації (підприємства), так і з посадовими особами інших організацій (зовнішнє погодження). Зовнішнім погодженням називається також погодження документа з колегіальними органами громадських об'єднань (профспілками, радами трудових колективів).
Внутрішнє і зовнішнє погодження має різну форму виразу: для внутрішнього користування застосовують візування документів, для зовнішнього - гриф погодження.
Гриф погодження складається з:
- слова "погоджено" без лапок та інших графічних позначок;
- найменування посади службової особи, з якою погоджується документ;
- найменування організації;
- особистого підпису та його розшифровки;
- дати документа. Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Начальник планового відділу
Мінфіну України
Костюченко А.П.
16.10.99.
При погодженні документа з колегіальним органом у грифі вказується найменування документа в називному відмінку, його дата та порядковий номер.
Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Ради трудового колективу
10.12.99 № 7.
Якщо погодження документа здійснюється шляхом видання іншого документа, то в грифі погодження вказуються вид документа, його автор (найменування організації), дата та індекс. Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Лист Держстандарту України
12.06.99 № 7/ 05-09.
Гриф погодження розташовується від лівого краю, з урахуванням поля. Друкується ідентично грифу затвердження.
Якщо гриф погодження один, то його розташовують на самому документі.
Коли грифів більше, то їх розташовують за хронологією зверху донизу в порядку їх одержання, на титульному листі.
Внутрішнє погодження в залежності від змісту документа рекомендується здійснювати в такій послідовності:
- з організаціями, інтереси яких стосуються конкретного документа;
- з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в галузі, якої стосується документ;
- з громадськими організаціями (при необхідності);
з органами державного контролю (нагляду) в певній галузі (санітарія, екологія, пожежна безпека та ін.);
- з вищестоящими інстанціями чи міжгалузевими органами у випадках, коли законодавством передбачена можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу таких органів.
На одному документі може бути як гриф погодження (або кілька), так і гриф затвердження, якщо це необхідно або передбачено нормативними актами. Наприклад: інструкція із застосування медичного препарату може мати, як правило, гриф погодження та гриф затвердження. Гриф погодження з'являється після апробації препарату в лабораторіях та після клінічних досліджень в науково-дослідних інститутах, якщо препарат одержав задовільну оцінку. Гриф затвердження за підписом міністра охорони здоров'я - остання інстанція на дозвіл масового випуску продукції. 68