- •Розділ 1 поняття про діловодство
- •1.1. Суть діловодного процесу. Нормативна база.
- •1.2. Принципи організації діловодного процесу.
- •1.3. Форми організації роботи з документами.
- •1.4. Канцелярія та її функції.
- •Розділ 2 документ з найдавніших часі в до наш их днів
- •2.1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів.
- •2.2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа.
- •2.4. Реквізити сучасних ділових документів
- •2.3. Класифікація документів. Ознаки і групи.
- •2.5. Рівні стандартизації документів.
- •Розділ з підготовка до складання службових документів
- •3.1. Мовний стиль ділового документа.
- •3.2. Текст службових документів. Його складові частини. Композиційні особливості побудови службових текстів.
- •3.3. Рубрикація та нумерація інформативного матеріалу.
- •3.4. Оформлення титульної сторінки.
- •Зразок титульної сторінки.
- •Проблеми рекреаційних зон придніпров'я
- •Західних областей україни
- •3.5. Способи виділення тексту в документах.
- •3.6. Додаткові відомості в текстах службових документів.
- •Зразок тексту з однією приміткою
- •Зразок тексту з двома примітками
- •Зразок застосування виноски.
- •3.7. Оформлення бібліографічних описів.
- •Зразок оформлення бібліографії. Список використаної літератури
- •3.8. Оформлення змісту в документах.
- •3.9. Традиції та етикет службових документів.
- •Розділ 4 надання документам юридичноїсили
- •4.1. Поняття про грифи. Їх склад, розташування та призначення.
- •4.2. Резолюція, віза. Їх склад, призначення та розташування.
- •4.3. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування.
- •4.4. Печатки, штампи. Їх призначення та розташування.
- •Розділ 5 складання та оформлення службових документів
- •5.1. Призначення та класифікація управлінської документації
- •5.2. Організаційно-розпорядчі документи (орд).
- •Форма стандартного статуту
- •Форма правил внутрішнього трудового розпорядку
- •Форма наказу про внесення змін в положення про структурний підрозділ (з кутнім розташуванням реквізитів)
- •Форма наказу про розподіл обов'язків
- •Зразок індивідуального наказу з основної діяльності (відображає питання фінансової діяльності)
- •Зразок наказу (відображає питання внутрішнього розпорядку)
- •Зразок вказівки з кутнім розташуванням реквізитів
- •5.3. Інформаційно-довідкові документи
- •5.3.1. Документи колегіального характеру
- •Форма складного (повного) протоколу.
- •Форма короткого протоколу.
- •Зразок акта (внутрішнього призначення) з кутнім розташуванням реквізитів.
- •Зразок акта з повною композиційною побудовою і розташуванням реквізитів
- •5.3.2. Група кореспондентських документів
- •Зразок вхідного листа.
- •Зразок факсу
- •Зразок телеграми
- •Міжнародна телеграма
- •5.3.3. Довідкові документи
- •Зразок трафаретної довідки
- •Така довідка може мати такий вигляд – (зразок індивідуальної довідки):
- •Зразок довідки табличного типу
- •Форма трафаретної довідки облікового характеру
- •Форма пояснюючої записки
- •Зразок доповідної записки
- •Зразок пам'ятної записки:
- •Зразок повідомлення (запрошення)
- •Зразок оголошення
- •Про періодичні видання
- •Зразок позовної заяви
- •5.3.4. Спеціалізовані документи
- •Форма довіреності зі зразком підпису
- •Зразок офіційної довіреності (доручення)
- •Форма платіжної відомості
- •Зразок заяви-зобов'язання
- •Документування трудової діяльності (Документи по особовому складу)
- •6.1. Нормування трудової діяльності
- •6.3. Комплект документів з кадрової діяльності
- •Зразок титульного аркуша особової справи
- •Яременка степана гнатовича
- •Форма внутрішнього опису справи
- •6.4. Облік чисельності працівників та їх робочого часу
- •6.6. Відрядження та відпустки працівників
- •Розділ 7 документи табличного типу
- •7.1. Поняття про таблиці та їх призначення
- •Розділ 8 редагування службових текстів
- •Розділ 10 планування та звітування службової діяльності
- •Розділ 11 організація документообігу
- •Форма зразка відомості
- •Зразок витягу з наказу
- •Розділ 12 складання та використання номенклатури справ
- •Форма розташування статей номенклатури справи
- •12.3. Контроль якості використання номенклатури справ
- •Розділ 13 формування справ
- •13.1. Норми та вимоги до формування справ
- •13.2. Підготовка документів до зберігання
- •Зразок форми обкладинки справи
- •Зразок оформлення обкладинки справи (типу "Леітс")
- •Форма завірчого аркуша справи
- •Форма річного опису справ постійного зберігання
- •Форма акта про виділення документів до знищення
- •13.3. Архівне зберігання та подальше використання
- •14.1. Організація нарад, обговорень та документаційне забезпечення
- •14.2. Організація та проведення переговорів і їх документаційне забезпечення
- •1. Вивчення свого потенційного партнера.
- •Відносини
- •Інструкція учаснику переговорів
- •1. Підготовка до переговорів
- •1.1. Аналіз проблеми
- •1.2. Планування переговорів
- •2. Ведення переговорів
- •3. Завершення переговорів
- •14.3. Організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •14. 4. Організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •Зразок форми заявки на участь у конференції (реєстраційна форма)
- •Зразок бланка запису бесіди з відвідувачем стенду
2.5. Рівні стандартизації документів.
Всі документи за способом викладу інформації можна поділити на дві категорії:
1. Документи, в яких заздалегідь можна передбачити і чітко сформулювати окремі найзагальніші відомості (компоненти формуляра); сам же спосіб викладення (підбір слів і словосполучень, побудова речень, зв'язки між ними) кожного разу залежить від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документи з яскраво вираженою індивідуальністю, їх називають документами з низьким рівнем стандартизації.
2. Документи, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення і цілі речення з викладенням готової думки, за винятком цілком конкретних відомостей (для них, як говорилося вище, у бланку може бути незаповнене місце). Це і є, власне, формуляри та бланки - готові трафаретні форми документів з часто повторюваною інформацією. Вони називаються документами з високим рівнем стандартизації.
Найбільше творчості передбачає робота з документами низького рівня стандартизації.
За способом викладення вони поділяються на:
Розповідь - вид тексту про явища, події, факти в їх хронологічній послідовності (так, як вони відбувалися насправді).
Вид розповіді мають такі види документів: автобіографія, звіт, протокол, деякі види актів, довідки.
Опис - принцип характеристики явища, події через перерахування ознак, властивостей. Використовується у звітах, актах, наказах, постановах, характеристиках.
Міркування - спосіб викладення, в якому присутні логічні елементи, наприклад причинно-наслідкові зв'язки (порівняння, зіставлення, аналіз, доведення). Доказ - втілення логічної форми думки. Послідовність викладення здійснюється за допомогою дедуктивного та індуктивного методів.
У деяких видів документів усі три способи можуть поєднуватися і функціонувати, взаємодоповнюючи один одного. Слід при цьому зазначити, що шлях доведення від загального до конкретного (дедуктивний метод) або навпаки (індуктивний метод) може бути покладений в основу побудови документа.
Документи з високим рівнем стандартизації полегшують роботу над ними, економлять час, особливо якщо це стосується таких документів, які часто готуються з однакових проблем. Готові мовні трафарети, мовні штампи та кліше дозволяють не витрачати зусиль на пошук нових мовних засобів. Готові мовні форми, що використовуються у документах, крім усього, відзначаються інформаційною місткістю - вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі, зрозумілій для всіх і перевіреній багатолітньою практикою.
Процес укладання стандартного документа з трафаретними мовними формами зводиться до трьох операцій:
1. Вибір (серед обмеженої кількості готових мовних конструкцій) потрібної саме в даному конкретному випадку.
2. Заповнення формуляра.
3. Побудова за готовими зразками тих фраз і словосполучень, які не передбачені формулярами бланків.
Зі стандартним текстом набагато легше працювати, бо такий текст сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартний, а тому стандартизація документів економічно вигідна.
Стандартизація документів є виправданою практикою майже у всьому діловому світі і позбавляє документи надлишковості за рахунок економи мовних та технічно-зображувальних засобів.