Форма акта про виділення документів до знищення

Найменування організації Гриф затвердження

АКТ № 00

Дата

Місце складання

Про виділення до знищення документів,

які не підлягають зберіганню

Підстава: наказ керівника (список № _____________________ від ____________________ з

терміном зберігання до 10 років)

Відібрані до знищення документи__________________________________________

(вказується вид)

термін зберігання яких закінчився 00 00.00 р.

Назва

Кількість

Термін зберігання

Перераховуються документи (заповнюються графи таблиці).

Всього:________________________________________ за 0000 рік.

Протокол №________________________ від_____________________.

ПОГОДЖЕНО

Протокол експертної комісії

від___________ за №_______

Документи в кількості_________________________________здати на переробку за

накладною за №____________________ від __________________________.

Посада

00.00.00

Знищення документів здійснюється кількома способами: спаленням, технічною обробкою за допомогою спеціальних машин типу "СгососШе". При знищенні документів необхідна присутність не менше ніж двох працівників підприємства.

13.3. Архівне зберігання та подальше використання

документів, які знаходяться на зберіганні

Передача документів до архіву здійснюється за описом і актом.

Справи тимчасового зберігання до архіву не передаються, а зберігаються в канцелярії або структурному підрозділі.

Справи по опису приймає зав. архіву у присутності того, хто здає документи. При цьому робиться відповідна помітка в реєстраційному журналі: дата прийому-передачі, кількість справ, заголовок, прізвище особи (підпис), що передала до­кументи в архів.

Підприємство може скоротити терміни зберігання доку­ментів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках:

- припинення діяльності організації;

- нестабільності діяльності;

- відсутності умов для зберігання документів;

- бажання самого підприємства.

У відомчий архів разом зі справами передаються реєст­раційні картонки (журнали) на документи за погодженням з архівом.

Копії документів, які знаходяться на зберіганні, робляться тільки з дозволу керівника.

Якщо документи беруть для певних операцій, то замість вибраного документа вкладається карточка-замінник з інформацією:

- хто вилучив;

- з якою метою;

- дата вилучення;

- на який термін вилучено.

У невеликих за структурою і штатною чисельністю фірмах, як правило, відсутній спеціальний підрозділ - відомчий архіві У цьому випадку обов'язки архіваріуса виконує секретар-референт фірми або інша уповноважена особа, яка відповідає за зберігання документів і своєчасну передачу їх до державі ют архіву.

Взаємодія державних архівів з сучасними комерційними структурами базується на договірній основі. Договори - трафаретного усталеного зразка.

В договорі закріплюються обов'язки сторін, терміни передачі документів на постійне або депозитне зберігання та ін.

Якщо організація ліквідовується, то всі документи по­стійного зберігання передаються в державний архів у вста­новленому порядку після експертизи та складання акта незалежної експертної комісії.

Розділ 14

ОРГАНІЗАЦІЯ І ПРОВЕДЕННЯ МАСОВИХ

СЛУЖБОВИХ І ДІЛОВИХ ЗАХОДІВ ТАЇХ

ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

В діяльності сучасних закладів та установ важливе місце займає не тільки організація роботи з документами, а й ряд заходів, які забезпечують відповідний рівень організації вироб­ничого, адміністративного і діловодного процесів. Це на певних етапах роботи фірм (підприємств) означає організацію та про­ведення виробничих нарад, зборів, засідань, ділових перего­ворів, презентацій всередині самої організації, а також участь певних підприємств у ряді заходів колегіального характеру поза межами установи (типу конференцій, семінарів, симпозіумів, прес-конференцій та ін.).

Деякі заходи вимагають документального забезпечення, що передбачає клопітку та досить об'ємну роботу з підготовки па­кета документів, які повинні відображати підготовку, хід та результати роботи певного заходу.