1.4. Канцелярія та її функції.

На умови організації діловодного процесу впливають бага­то факторів: розміри закладу, обсяг документів за календарний рік, наявність структурних підрозділів, технічних засобів (ма­теріальна база) та бюджет установи.

Для покращання роботи закладу рекомендується застосову­вати прийоми наукової організації праці, підвищувати профес­ійний рівень, використовувати в своїй роботі найновіші досяг­нення техніки.

Велику роль в організації діловодного процесу відіграють інші фактори, які впливають на працездатність персоналу.

Це - розміри приміщення, освітленість робочих місць, мікроклімат, звукоізоляція, естетичне оформлення кабінетів (кімнат), режим праці та відпочинку.

Підрозділ або виконавець з прийому, відправлення, обліку документів

Розміри приміщення забезпечують наявність інших факторів. Чим просторіше приміщення, де відбувається ро­бочий процес, тим вільніше почувається в ньому працюючий персонал.

Санітарними нормами рекомендується розташування в од­ному приміщенні площею 10 м² не більше трьох робочих місць. При цьому слід пам'ятати про специфіку роботи працівників. Бажано в одному приміщенні розташовувати робочі місця пра­цівників тільки однієї спеціалізації, одного напрямку роботи. Інакше вони заважатимуть один одному, а це негативно позна­читься на роботі закладу. В деяких випадках, якщо розташовувати робочі місця працівників одного напрямку діяльності в спеціально відведених для них приміщеннях немає змоги, мож­ливе покращання умов праці шляхом використання перенос­них перегородок. Такий засіб створює деяку ілюзію захисту та часткової ізоляції. Окрім того, слід пам'ятати про градацію роз­ташування робочих місць, якщо заклад має багатоповерхову будову. Між робочими столами повинен бути проміжок не менше як півтора метра - для вільного доступу і пересування працівників в межах робочої кімнати.

Канцелярію (принаймні деякі її служби - відділ кадрів та відділ прийняття і доставки кореспонденції) і дирекцію реко­мендується розташовувати на другому поверсі. Архівні кімна­ти бажано розмістити на останньому або передостанньому по­версі, за умови, звичайно, відсутності посиленої вологості стін чи протікання даху.

Освітленість приміщень теж повинна відповідати санітарним нормам. В одній кімнаті площею 10 м² повинно бути одне вікно з природним джерелом світла. До того ж, окрім загального елек­тричного освітлення, слід мати на робочих столах додаткові джерела світла - електричні освітлювачі. Розташування їх з одного чи іншого боку (справа чи зліва) залежить від індивідуальних особливостей працівника з урахуванням його звичок та робочої необхідності. В даний час допускається використання додаткових електричних освітлювачів з напрямом освітлення

В закладах з невеликим обсягом документів можна викорис­товувати таку структуру служб з організації діловодного процесу:

навпроти працівника. Бажано, щоб такі освітлювачі мали гнучкі регулятори нахилу пристрою в різні боки і під різними кутами. Якщо в кімнаті вікна спрямовані в напрямку півночі чи північно­го сходу, то обов'язкова наявність люмінесцентного освітлення, оскільки природного світла для робочих потреб не вистачає.

Мікроклімат - теж важливий фактор, який може впливати як позитивно, так і негативно на працездатність робітників. Мікроклімат - це сукупність необхідних кліматичних умов, таких як вологість та температура. Вологість шкідлива для зак­ладів, в яких ведеться діловодний процес, не тільки щодо нега­тивного впливу на здоров'я людини, а й щодо пошкодження документів, які є основним об'єктом діяльності. Надмір воло­гості може з часом зіпсувати документи і призвести до їх втра­ти. Особливо це стосується такого підрозділу, як архів. Темпе­ратура найдужче впливає на працездатність. Санітарні норми рекомендують витримувати в приміщенні температуру в межах плюс 18-20 градусів за Цельсієм. Низькі температури за умо­ви малої рухливості на робочому місці гальмують робочий про­цес. Особливо це стосується таких працівників, які виконують механічні роботи (друкарки, бухгалтери, стенографісти та ін.). Підвищення температури до певного рівня забезпечують додат­кові засоби опалення - калорифери, кондиціонери. Останні найефективніші у дотриманні санітарних умов робочого мікроклімату в приміщенні. Вони дозволяють регулювати як вологість, так і температуру.

Звукоізоляція особливо важлива для тих приміщень, де по­винна бути максимальна зосередженість уваги під час роботи. Це стосується, в першу чергу, відділів фінансів та бухгалтерії. Ні в якому випадку не можна розташовувати друкарське бюро поруч з відділом фінансів чи бухгалтерією, особливо при тонких пере­криттях між приміщеннями, де розташовуються ці служби. Якщо конструкція приміщень не відповідає нормам звукоізоляції, мож­на використовувати додаткові ізоляційні матеріали з пластмас чи декоративну плитку, яку наносять на стіни.

Не останнє місце в організації робочих місць займає ху­дожнє оформлення приміщень. Прийоми і засоби сучасного дизайну дозволяють сьогодні оздоблювати приміщення таким чином, щоб вони відповідали не тільки естетичним смакам, а й санітарним нормам. У робочих приміщеннях рекомендують використовувати просторово ємкі та малогабаритні робочі меблі, які призначені для роботи з документами і сучасною оргтехнікою. Оздоблення приміщень зеленими рослинами не повинно перетворювати кімнату на оранжерею. Кілька вдало розташованих та підібраних з урахуванням біологічно цінних для людського організму рослин дозволять створити затишок і іодатковий природний фільтр з очищення повітря.

Картини, сувеніри та архітектурно-оздоблювальні прикраси повинні відповідати призначенню того чи іншого робочого приміщення. На стіні бажано розташовувати одну чи дві коль­орові плями - картини з нейтральним зображенням. Інакше велика кількість їх відволікатиме працівників від основної ро­боти. На стінах краще розвішувати календарі, стенди, плакати, які відображають суть діяльності закладу і можуть бути мето­дично допоміжними в роботі.

У приймальній керівника можна розташувати декілька картин, біля крісел для відпочинку - журнали, реклами, проспекти та іншу довідкову літературу, оскільки в цьому приміщенні перебуває ба­гато працівників і відвідувачів. Під час очікування прийому ці атрибути допоможуть провести час у спокійній обстановці. Вони відволікають увагу та гасять можливе збудження.

Забарвлення стін та робочих меблів повинно бути нейт­ральних тонів, аби не підсилювати психологічної та фізичної напруги, що може проявитися швидкою стомлюваністю і втра­тою працездатності. Психологи рекомендують не використову­вати певні кольори для забарвлення стін, меблів чи інших ди­зайнерських атрибутів. Це - чорний, червоний, фіолетовий та ультрамарин. Бажано, аби всі інші кольори мали не насичений тон, а їх відтінки.

Всі фактори повинні гармонійно поєднуватися, не пере­шкоджати робочій атмосфері, а навпаки - сприяти їй.

Санітарна норма тривалості робочого дня - 8 годин.

Найбільш активні для праці - 9.00 - 12.00 та 14.00 -16.00 години. Перерви в процесі праці повинні бути витримані через кожні дві години. Це дозволяє забезпечити нормальний робочий ритм. Для кожного виду роботи з документами перед­бачені свої часові норми:

- робота з телефоном не повинна для одного працівника перевищувати двох годин протягом робочого дня;

- приймання відвідувачів повинно здійснюватися в межах двох робочих годин;

- реєстрація документів - протягом робочого дня (10 -15 одиниць - максимальна кількість документів на одно­го працівника);

- підшивання документів у справи - 10 - 14 одиниць;

- друкування документів - 15 - 20 сторінок на день;

- інші роботи - до двох робочих годин.

Бажано чергувати окремі види робіт, щоб не відбувалося зациклення від механічності виконання однієї робочої операції. Інакше притуплюється увага та знижується робоча активність.