Форма розташування статей номенклатури справи

Найменування структурного підрозділу

(громадської організації)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

___________№______________

(місце складання)

на ____________________ рік

(назва розділу)

Індекс справи	Заголовок справи (тому)	Кількість справ (томів, частин)	Термін зберігання справи (тому, частини) та номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	5	6

Найменування посади

керівника структурного

підрозділу (громадської

організації) (підпис) розшифрування підпису

Дата

12.3. Контроль якості використання номенклатури справ

Контроль якості функціонування номенклатури справ у закладі визначається тим, наскільки він сприяє швидкому по­шуку, орієнтації працівників при роботі з документами.

Для аналізу якості використання номенклатури справ зак­ладу використовують табличну форму документа.

КОНТРОЛЬ ЯКОСТІ ВИКОРИСТАННЯ

НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

Дата запису	Індекс справи	Труднощі, питання, що виникли	Пропозиції щодо складання номенк­латури справ
1	2	3	4

При аналізі записів, зроблених у колонках таблиці, можна отримати дані про якість номенклатури справ закладу.

Якщо протягом дії номенклатури справ не виникають труд­нощі в її застосуванні, то таку номенклатуру справ можна ви­користовувати далі.

Контроль за якістю функціонування номенклатури справ покладається на канцелярію (завідувача архіву або секретаря-референта фірми).

Розділ 13 формування справ

13.1. Норми та вимоги до формування справ

На основі номенклатури справ в кінці календарного року відпрацьовані документи перед тим, як їх віддадуть на зберігання або знищення, переглядають, сортують, проводять експертизу їх цінності і, відібрані для збереження, формують у справи

Формуванням справ називається процес віднесення доку ментів до певної справи і систематизація їх всередині справи.

При формуванні документів у справу використовують такі ознаки заведення справи.

Основою для групування документів за номінальною позикою служить назва їх різновиду. Наприклад: накази, протоколи, вказівки, акти, довідки та ін.

При формуванні документів у справи за предметно-адресною ознакою за основу беруть їх зміст. Наприклад: "Документи з питань поліпшення якості продукції (акти, довідки, рекламації, доповідні записки)".

Авторська ознака передбачає групування в справи доку ментів одного автора. Наприклад: "Протоколи виробничих на рад підприємства "Контакт" за 0000 рік".

Для комплектації листування використовують кореспондентську ознаку. При цьому в заголовку справи вказується кореспондент, з яким ведеться листування, і розкривається зміст питання. Наприклад: "Листування з фірмою "Варіант" при взаємовигідні розрахунки за 0000 рік".

Об'єднання в одній справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою. Наприклад: "Листування з підприємствами металовугільного Донецького басейну за 0000 рік".

Групування документів за певний період здійснюється із хронологічною ознакою. Наприклад: "Квартальні звіти з основної діяльності підприємства і капіталовкладень". Планово-звітні документи групуються в справи за номінальною, авторською, предметно-питальною і хронологічною ознаками.

Справи формуються у відповідності з номенклатурою справ підприємства.

Формування справ ґрунтується також на нормах, які перед­бачають:

- оперативність обробки і пошуку документів;

- надійність максимального документаційного обслугову­вання;

- зберігання документів.

Формування документів у справи повинно здійснюватися централізовано за місцем їх реєстрації.

Формування справ здійснює канцелярія або секретар офі­су. Контроль за формуванням справ передбачає участь керів­ника, завідувача архіву або службової особи, призначеної здійснювати загальний нагляд за діловодним процесом (секретар-референт).

Формування справ повинно здійснюватися з дотриманням певних вимог, які передбачають чіткість та злагодженість усіх послідовних етапів групування документів.

Вимоги та правила до формування справ:

1. У справу компонують виконані документи (оригінали чи завірені копії), оформлені за ГОСТ 6.38-90.

2. Не можна формувати справи з документів, заголовок яких не відповідає заголовку справи, документи, в яких неправильно оформлені реквізити.

3. Не вносять у справи чорновики та розмножені копії до­кументів.

4. Документи постійного та тимчасового зберігання групу­ють у справи окремо - оригінали, копії, річні та квартальні звіти і місячні та річні плани.

5. До справи відносять документи тільки одного календар­ного діловодного року, окрім документів судової справи, які переходять на наступний рік, особових справ, учбової документації, звітів комісій.

6. Додатки підшивають в окремі томи з вказівкою на те, до яких документів вони відносяться.

7. У справі повинно бути не більше як 250 аркушів при товщині тому (книги) не більше 3-4 см. При великому обсягу листів (понад 250) з них формують окремі справи, що відповідають вузьким питанням, у хронологічному порядку.

8. Розпорядчі документи (група ОРД) формують за видами документів і за хронологією разом з додатками. При цьому накази компонують окремо з особових справ і господарської діяльності.

9. Річні плани підшивають разом зі звітами з певних видів діяльності.

10. Документи особових справ розташовують у такій послідовності:

- внутрішній опис документів;

- заяви про прийняття на роботу;

- заяви про звільнення;

- автобіографії;

- виписки з трудової книжки;

- додатки до особових справ.

11. Листування групують за хронологією з одного питання.

12. Скарги і документи їх розгляду компонують окремо.

13. Особові рахунки робітників і службовців з фінансових операцій групують в окремі справи.

14. Документи в справі розташовують у певному порядку: спочатку вкладають основний документ і додатки до нього, а потім в хронологічному порядку вкладають до кументи, які були напрацьовані з певного питання.

15. Забороняється підшивати в справи окремі примірники одного документа, а також документи, які підлягають по­верненню.

16. Документи, які є підставою для видання наказів з кадро­вої діяльності, підшиваються в особові справи праців­ників чи утворюють самостійну справу додатків до да­них наказів.

17. Затверджені підприємством кошториси, ліміти, титульні списки групуються окремо від їх проектів.

18. Перспективні плани, розраховані підприємством на дек­ілька років, формуються в справи першого року.

В деяких організаціях для полегшення роботи при роз­поділі та групуванні документів розробляється класифікатор документів.

Класифікатор документів - це розроблена в даній установі схема класифікації документів з питань діяльності з метою підвищення оперативності, чіткого розподілу інформації, еко­номії праці за рахунок використання інформаційно-довідково­го апарату та каталога документів.

Класифікатори бувають:

- структурні;

- виробничо-галузеві.

Рубрики структурного класифікатора - це найменування підрозділів, які розташовуються за порядком. Наприклад: уп­равління, відділ, сектор.

Рубрики виробничо-галузевого - це назва галузі, виробниц­тва, питань діяльності. Цей класифікатор більш зручний і опе­ративний.

Критерій вибору класифікатора - власне забезпечення інформаційних потреб закладу для оперативних рішень.

Готуючи класифікатор, слід чітко класифікувати рубрики, щоб надалі не вийшло плутанини з віднесенням інформації до розділів. При поділі на рубрики необхідно дотримуватися ло­гічного ділення, членування.

По-перше, групи понять повинні містити максимальні по­няття про них.

По-друге, ряд понять слід ділити тільки за однією суттєвою ознакою.

Загалом наявність класифікатора не обов'язкова, але пере­ваги її функціонування очевидні.