Форма платіжної відомості

Підприємство У касу для оплати

______________________________ у строк з ______________________________________

цех (відділ) у сумі

до розрахункової відомості

_______________Директор

Головний бухгалтер

ПЛАТІЖНА ВІДОМІСТЬ №______

За___________________0000 р.

За даною платіжною відомістю виплачено_____________________

депоновано гривень

Касир____________________________

Перевірив бухгалтер___________0000 р.

Касовий ордер № від

№ п/п

Табельний номер

Прізвище та ініціали

Сума

Підпис

Відомість склав__________________ Відомість перевірив____________________________

Зразок заяви-зобов'язання

ЗАЯВА-ЗОБОВ 'ЯЗАННЯ

Прошу надати мені позику в розмірі_______________________________грн,

виплатою на ______________________. Цю суму зобов'язуюсь повернути рівними частинами з кожної зарплати особисто або черв уповноважену особу.

Позикова сума потрібна для _______________________________________________ _____________________________________________________________________________

У випадку несплати боргу (частини чи повністю) у визначений строк правління банку (каси) має право стягнути з мене всю прострочену суму й пеню по день виплати.

У випадку зміни місця роботи чи адреси зобов'язуюсь негайно повідомити про це банк (касу).

Усі позови, пов'язані з простроченням виплати позики вирішуються за місцем проживання позичальника.

______________________0000 р._______________________ підпис____________________

Рішення правління банку (каси):

Надати позику в сумі________________________грн. _______________________________

на _________________місяці з погашенням у кожну зарплату

по________________

_________________грн.

Відмовити_______________Протокол №___________від_____________________0000 р.

Голова______________

Секретар_______________

РОЗПИСКА

Позику в сумі_________________________одержав_________________________________

(прописом)

Підпис

_____________________________________________________________________________

Позику записано на особовий рахунок ____________________________________________

Розділ 6

Документування трудової діяльності (Документи по особовому складу)

6.1. Нормування трудової діяльності

Основним нормативним документом з нормування трудової пильності громадян є Кодекс законів про працю України, який побудований на відповідних статтях Конституції України.

В комплексі організаційних документів закладів (фірм) всіх нидів власності використовують ряд документів, які регулюють трудові відносини, містять перелік обов'язкових функцій, які повинні виконувати працівники, а також захищають їх права в межах чинного законодавства.

Це - посадові інструкції, трудові контракти (угоди), договори.

Посадова інструкція - нормативний документ, в якому визначені функції, права та обов'язки працівника.

На основі посадової інструкції розробляється трудовий кон­тракт (договір, угода) з працівником. Трудовий контракт та посадова інструкція використовуються при вирішенні конфлі­ктних ситуацій між працівником та адміністрацією.

Посадова інструкція розробляється інспектором (зав.відді-лу) по кадрах чи спеціалістом по роботі з персоналом, узгод­жується з юрисконсультом і затверджується керівником підприємства. Всі суттєві зміни в посадову інструкцію вносять­ся наказом директора. При цьому посадова інструкція повин­на відповідати всім нормам і положенням чинного трудового законодавства, яке діє на даний час в Україні.

Посадова інструкція не є обов'язковою для всіх без винят­ку закладів. Обов'язкова вона тільки для підприємств держав­ного характеру діяльності. Для підприємств інших форм влас­ності посадова інструкція є довільним документом.

Посадова інструкція містить такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Функції.

3. Посадові обов'язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

У розділі 1 встановлюються: галузь діяльності спеціаліст ' порядок його призначення та звільнення, заміщення на його відсутності; кваліфікаційні вимоги; підпорядкування; садові особи, якими спеціаліст керує. В даному розділі переховуються також нормативні документи, якими повинен керуватися спеціаліст у своїй діяльності.

У розділі 2 перераховуються основні напрямки діяльності спеціаліста.

У розділі 3 визначені конкретні види робіт, які виконуються спеціалістом.

У розділі 4 встановлюються права, необхідні спеціалісту виконання покладених на нього обов'язків.

У розділі 5 вказується, за що конкретно відповідає спеціаліст.

В додаток до основних розділів посадової інструкції може бути введений розділ, який регулює трудові взаємовідносин між посадовими особами. Цей розділ може встановлювати коло службових зв'язків, порядок подання звітів, планів та інші документів, періодичність подання звітної документації.

За цією схемою складаються практично всі посадові інструкції.

Посадові інструкції функціонують в обігу закладу протягом З років. По закінченні цього терміну в неї можуть бути внесені корективи, якщо це необхідно, або дана інструкція продовжу функціонувати далі.

Трудовий контракт (угода) укладається в організації на різні строки - один календарний рік, півроку, місяць. Контракти, ям укладаються на короткий період часу (від одного до трьох місяців), як правило, умовно називаються випробувальними Після закінчення строку дії контракту на випробувальний термін може бути укладений довготривалий, якщо працівник відповідає професійному рівню та вимогам організації до конкретного працівника. Максимальний строк, на який укладається контракт - 5 років.

Відповідно до чинного законодавства контракт укладається в письмовій формі.

При укладенні контракту рекомендується вказувати такі основні умови:

• місце роботи (адреса та назва підприємства);

• конкретна робота відповідно до кваліфікації з певної про­фесії чи посади, яку має зайняти працівник;

• дата початку та закінчення роботи (останнє при контракті на випробувальний термін);

• оплата праці;

- обов'язки підприємства (організації) із забезпечення охо­рони праці.

Контракт може містити і додаткові відомості та умови, які конкретизують обов'язки сторін. До них можна віднести: сумісництво робіт (посад, професій), підвищення кваліфікації, до­даткові відпустки.

Контрактна форма найму, організації та оплати праці поширюється на такі категорії працівників:

• постійних працівників (штатних);

• тимчасових;

• тих, хто працює за основним місцем роботи;

• тих, хто працює за сумісництвом.

При укладенні трудового контракту (угоди) не можуть встановлюватися за згодою сторін такі умови:

- підстави для звільнення працівника;

- дисциплінарні стягнення, не передбачені законодавством;

- введення для працівника матеріальної відповідальності, окрім тих випадків, які передбачені чинним законодавством.

Кожен контракт повинен бути підписаний як однією стороною (наймачем), так і другою (виконавцем) у двох примірниках. Один примірник залишається в установі (організації), а другий видається працівнику на руки.

Трудові контракти можуть бути внесені в особові справи працівників. У такому випадку термін їх зберігання відповідає терміну зберігання документів по особових справах. Якщо особові справи на працівників не заводяться, то контракти зберігають не менше як 75 років.

6.2. Документування механізмів прийняття

працівника на роботу, звільнення та переведення

Трудова діяльність працівника документально відображається в механізмах прийняття, звільнення, переведення, дання відпусток та ін.

Документування трудової діяльності здійснюється відділ кадрів як структурною одиницею канцелярії або працівник який відповідає за дану ділянку роботу в організації/В канцелярії - інспектором кадрів, у фірмах (організаціях) різної ф ми власності - секретарем-референтом.

Прийняття працівника на роботу здійснюється за так схемою:

- написання особистої заяви;

- оформлення наказу;

- укладення контракту;

- заведення трудової книжки (заповнення її);

- заведення особової картки;

- відкриття рахунку на працівника по заробітній платні бухгалтерії;

- заведення особової справи.

Написання особистої заяви здійснюється на трафаретно бланку або чистому аркуші паперу. Реквізити заяви: адрес (назва організації або посада, прізвище та ініціали керівника, ім'я яких подається заява); адресант (прізвище особи, яка звертається з заявою); назва виду документа; текст; підстава (д даток або перелік документів, доданих до заяви на підтвердження фактів, викладених у тексті); дата; власноручний підпис.

Заява пишеться від руки в одному примірнику. В текс заяви краще відображати не "прийняття на роботу", а "прийняття на посаду", якщо в подальшому з працівником не буде укладено контракт. На заяві після її написання повинен з'явитися ще один реквізит - "резолюція", яка може мати вигляд їм н о напису: "До наказу у відділ кадрів" з підписом керівника датою написання резолюції. Заява або контракт стають підставою для оформлення наказу про прийняттю працівника на роботу.

Накази по трудовій діяльності мають деякі відмінності від і її азів по основній діяльності. По-перше, до індексу (номера) наказу додається додаткова позначка - "о/с" або "к", яка вказує на те, що наказ відтворює певний вид фіксації трудової стану. "О/с" - особові справи, оскільки наказ надалі входитиме в особову справу працівника. "К" - кадри - відповідна структурна одиниця, яка працює над кадровими питаннями колективу ні підприємства. Наприклад: наказ № 42 о/с або наказ № 21-к.

По-друге, в заголовку до тексту наказу фіксується факт певного механізму дії, пов'язаного з трудовою діяльністю праців­ника. Пишуть або узагальнюючий вид, або конкретну роботу з кадрової діяльності. Наприклад: "З кадрових питань" - узагальнюючий заголовок, "Про прийняття на роботу" ("Про переведення", "Про звільнення") - конкретизація (механізмів прий­мання на роботу, звільнення, переведення або ін.). По-третє, в констатуючій частині можуть бути вказані причини видання Наказу) наприклад: факти порушення трудової дисципліни або написання особистої заяви працівника, складання контракту, доповідна чи пояснююча записка або відповідна стаття КЗпП. По-четверте, в тексті рекомендується вживати один з елементів ділового мовного етикету. В розпорядчій частині замість дієслова наказової форми однини "наказую" вживається неозна­чена форма дієслова "призначити" та, відповідно, "перевести", звільнити", "надати" та ін. Наказ по о/с може бути вузьконаправлепим, тобто відоб­ражати стан діяльності одного працівника з певного питання, наприклад звільнення. Текст такого наказу досить простий. У ньому відображений тільки один факт. В деяких випадках в одному наказі може бути відображено кілька механізмів трудової діяльності, які стосуватимуться кількох працівників, па приклад, звільнення, переведення, прийняття. Це може бути обумовлено тим, що в один день відбуваються такі види кадрової діяльності працівників організації. Такі накази членуючі текст на кілька пунктів, кожний з яких стосується окремої н працівника.

Тексти наказів з особового стану, як правило, однотипні і можуть бути подані в формалізованому вигляді.

По-п'яте, в наказі по о/с повинна бути помітка про ознай­омлення з наказом працівника, стосовного якого даний доку мент був оформлений.

Така помітка може мати вигляд: "З наказом ознайомлений", зроблено рукописним способом на першому примірнику наказу з датою ознайомлення.

Накази оформляються не менше як у двох примірниках на фірмовому бланку або на чистому аркуші формату А-4.

Перший примірник наказу підшивається в справу, а другий примірник направляється в бухгалтерію, де відкривається рахунок на ім'я працівника по заробітній платні. При звільненні рахунок закривається і з працівником проводиться повний фінансовий розрахунок згідно з діючим законодавством.

Механізм звільнення працівника з роботи відбувається за такою схемою:

- заява робітника про звільнення (припинення строку дії контракту);

- наказ про звільнення;

- запис у трудовій книжці та видача її на руки;

- запис в особовій картці ф.Т-2 чи особовій справі;

- закриття особистого рахунку працівника і повний розра­хунок з ним.

Заява про звільнення пишеться робітником за два тижні до імовірного терміну припинення трудової діяльності і подаєть­ся на погодження керівнику підприємства. Керівник видає на­каз про звільнення відповідно до чинного законодавства, ро­бить відповідний запис у трудовій книжці і в особовій картці ф.Т-2. Копія наказу про звільнення направляється в бухгалтерію, де на підставі даного документа здійснюється повний розрахунок з працівником. При припиненні строку дії контракту, якщо він не переукладається надалі, також видається наказ про звільнення і здійснюються відповідні дії, пов'язані з припинен­ім трудової діяльності. Механізм переведення працівника на іншу посаду здійснюється за такою схемою:

• подання (заява працівника або службова записка керів­ника структурного підрозділу, якому підпорядкований працівник), в якому обґрунтована необхідність переве­дення на іншу посаду;

• наказ по о/с про переведення;

• запис у трудовій книжці;

- запис в особовій картці ф.Т-2 чи особовій справі;

- запис на особистому рахунку по заробітній платі.

У такому випадку копії наказів про переведення на іншу посаду в рамках організації направляються в особову справу, бухгалтерію, і при зміні окладу проводиться відповідна зміна на Особистому рахунку працівника по заробітній платні.

Згідно з діючим трудовим законодавством працівника можна перевести на іншу посаду тільки в тому випадку, якщо він не втрачає в оплаті, тобто номінально переведення може означати підвищення. Переведення на посаду з меншим окладом можливе тільки в тому випадку, якщо працівник був причет­ний до матеріальних збитків, завданих підприємству, де він Працює, або на нього заведена кримінальна справа.