14.2. Організація та проведення переговорів і їх документаційне забезпечення

Переговори - дієвий засіб спілкування партнерів з вирішен­ня проблем, питань, які становлять загальний інтерес, з метою прийняття взаємовигідного рішення.

Процес переговорів складається з кількох етапів:

- підготовка до переговорів;

- процес переговорів;

- аналіз результатів переговорів і виконання досягнутих домовленостей.

Процес підготовки до переговорів нагадує військові дії з застосуванням тактики та стратегії. Врешті-решт, ті, хто орган­ізовує переговори і бере у них участь, повинні пам'ятати, що партнер по переговорах може виявитися "супротивником", який "хоче підвести вас під монастир".

Переговори - це менеджмент у дії. Помиляється той, хто думає і очікує, що в результаті переговорів буде прийнята його точка зору. Тому слід враховувати перше правило: мета - попереду, і власна точка зору тільки один з варіантів мети. Отож, мета, якої хочеться досягнути під час переговорів, повинна бути реальною.

Друге правило: планування переговорів означає пошук най­кращого шляху і детальне вивчення всіх можливостей його досягнення. План повинен передбачати час, мету і засоби, які можна використати в процесі підготовки.

На етапі підготовки до переговорів слід враховувати і кілька аспектів (умов):

- Чи немає юридичних протипоказань для переговорів?

- Чи можуть виникнути в процесі переговорів небажані і сумні за наслідками прецеденти?

- Які можуть бути імовірні наслідки?

- Чи не виходять рішення, які готуються для переговорів, за рамки вже прийнятих?

- Чи використовувалася інформація, що мала варіантний характер?

З усіх пунктів повинні бути конкретність, ясність і аргументованість інформативних даних.

Отже, підготовка до переговорів передбачає копітку роботу зі збору інформації - створення банку даних у максимальному обсязі. Навіть несуттєва на перший погляд інформація може стати в нагоді.

Маючи в розпорядженні відповідну інформацію, можна продумати такі питання:

- Як реалізувати вибране рішення?

- Хто з працівників і що робить до певного терміну?

- Які основні напрямки руху?

- На яких засадах одна стадія переговорів може переходи­ти в іншу?

- Чи готові на момент переговорів певні засоби (інфор­маційні, технічно-комунікативні)?

Перелік таких запитань для роботи над ними в процесі підготовки до переговорів найкраще оформити письмово, виділивши їх відповідним чином на попередньому обговоренні II адміністрації, а далі - на загальній робочій нараді.

Якщо спільної мети у партнерів немає, то можливі зриви, які можуть супроводжуватися стресовими ситуаціями, особливо з зарубіжними партнерами.

Підготовка до переговорів, як бачимо, повинна проходити досить ретельно і включати ряд суттєвих моментів:

1. Вивчення свого потенційного партнера.

При цьому важливо скласти необхідний перелік питань і опрацювати їх якомога детальніше за поданою нижче схемою:

1.1. Якого прихильника (зі штату, сторонньої організації) можна залучити на переговорах ?

1.2. Що спільного між власною організацією і потенційним партнером?

1.3. Які захоплення ймовірного партнера?

1.4. Які його улюблені теми розмов?

1.5. Які його політичні переконання?

1.6. До якого психологічного типу належить партнер (парт­нери)?

1.7. Які його особисті особливості як керівника, спеціаліста?

1.8. Яке його особисте ставлення до вашої фірми або напрям­ку діяльності?

1.9. Чи є у нього табу?

1.10. В якому становищі знаходиться партнер (він комусь підпорядкований чи незалежний)?

1.11. Прогноз тактики фірми, яку представляє партнер (партнери).

Окрім того, важлива умова - створення партнерові таких умов, за яких він почуватиметься комфортно, розкуто. При цьому слід пам'ятати, що є люди контактні і не дуже контактні.

2. Ліквідація непорозумінь.

Щоб легше було орієнтуватися в процесі переговорів, необ­хідно пам'ятати про схему, яка набуває вигляду умовного чо­тирикутника (для різної інформації):

Суть справи

Саморозкриття ПОВІДОМЛЕННЯ Заклик