2.3. Класифікація документів. Ознаки і групи.

Величезний документальний масив, який функціонує в су­часному діловодстві, систематизований у групи за певними ознаками, що полегшує роботу з ними на різних стадіях доку­ментообігу. Документи, що знаходяться в процесі створення, ті, що функціонують на певний момент, і ті, що вже виконали свою роль, повинні бути згруповані, щоб запобігти хаотичності в роботі з ними чи їх подальшому використанні або збереженні.

Ознака класифікації

1. За призначенням

2. За спеціалізацією

3. За напрямком

4. За походженням (місцем складання)

5. За джерелом виникнення

6. За формою

7. За технікою створення

8. З погляду гласності (за ступенем допуску)

9. За терміном виконання

10. За термінами зберігання

11. За стадіями створення

12. За складністю

- Групи документів ОРД (організаційно-розпорядчі) інформаційні (всі без винятку) колегіальні (створені групою осіб)

- спеціалізовані

адміністративні (управлінські) загальні

- вхідні

вихідні

внутрішні зовнішні

- первинні вторинні

- стандартні (трафаретні)

індивідуальні

- рукописні

відтворені (друковані) трафаретні (типові)

- Для " с/к" (службового користування) таємні

цілком таємні

- безстрокові термінові дуже термінові

- тимчасового зберігання (до 10 років) тривалого зберігання (до 100 років) постійного (безперервного)

- оригінали копії

- прості складні

2.4. Реквізити сучасних ділових документів

та правила їх оформлення.

Кожний документ складається з окремих складових час­ині - реквізитів (реквізит у перекладі з латинської - еле­мент, складова частина). Правила їх складання та оформлен­ня зафіксовані в державному стандарті ДСТУ.

До переліку реквізитів входять:

1. Державний герб

Розташовується посередині бланка або у ріжку над серединою рядка з назвою організації (обов'язковий для окремих видів документів, передбачених нормативними актами).

2. Емблема організації чи підприємства

Розташовується поряд з назвою організації. Інколи замінюється на товарний знак, зареєстрований в установленому порядку.

3. Зображення нагород

Розташовується у верхньому лівому ріжку або посередині документа (тільки для тих організацій, яким вони присвоєні).

4. Код підприємства, організації, установи

Розташовується у верхньому правому ріжку аркуша.

5. Код форми документа

Розташовується у верхньому правому ріжку під кодом підприємства.

6. Назва міністерства або відомства

Розташовується у верхньому лівому ріжку. Може мати штампо­вий відтиск (обов'язкова для організацій відомчого підпорядку­вання).

7. Повна назва установи, організації

(автор документа)

Розташовується у верхньому лівому ріжку у вигляді відтиску штампа або друкованого напису.

8. Назва структурного підрозділу

Розташовується у верхньому лівому ріжку, може бути друкова­ного вигляду (обов'язкова тільки в окремих випадках).

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер телетайпа, телефону, факсу, рахунка в банку

Розташовуються у верхньому лівому ріжку (за наявності штам­па з даною інформацією можуть бути відсутні).

10. Назва виду документа

Розташовується зліва аркуша або посередині (крім службових листів обов'язкова для всіх видів документів).

11. Дата

Розташовується як складова части­на інформації штампу - простав ляється рукописним написом або від лівого поля. Має вигляд склад­ного коду (наприклад: 12.09.2000) або повного напису (12 вересня 2000 року). Цей реквізит обов'язко­вий для всіх видів документів.

12. Індекс

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Позначається арабськими цифрами. Наприклад: № 04 - 12/ 42, де 04 - шифр струк­турного підрозділу, 12 - номер справи за номенклатурою, 42 - реєстраційний номер документа.

13. Посилання на

індекс та дату вхідного

документа

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Обов'язковий для вихідної документації, що поси­лається у відповідь. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.1999, де 02 - індекс структурного підрозділу, 10 - номер справи за номенклату­рою, 135 - порядковий номер.

14. Місце складання або видання

Розташовується у верхній частині аркуша паперу зліва або справа - навпроти дати документа. Скла­дається з назви міста чи населено­го пункту.

15. Гриф обмеженого доступу до документа

Розташовується з правої сторони під кодом фірми. Має вигляд: "для с/к", "таємно", "цілком таємно", "комерційна таємниця".

16. Адресат

Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Має вигляд поштової адреси.

17. Гриф затвердження

Розташовується у верхній частині сторінки.

18. Резолюція

Розташовується у верхньому правому ріжку (обов'язкова для деяких видів документів згідно з нормативними актами або призначенням самого документа).

19. Заголовок до тексту Оформляється посередині або по центру під назвою виду докумен­та. На бланках формату А-5 може бути відсутній.

20. Відмітка про контроль Розташовується з лівого боку у

верхній частині поля першої сторінки (обов'язковий для тих документів, які передбачають контролювання механізму його виконання)

21. Текст документа

Обов'язковий для всіх без винятку видів документа.

22. Відмітка про наявність

Розташовується ліворуч у верхній додатка половині сторінки.

23. Підпис

Обов'язковий реквізит всіх доку­ментів. Розташовується після тексту.

24. Гриф погодження

Розташовується нижче від реквізи­ту "підпис", навпроти грифу зат­вердження або на окремій сторінці.

25. Віза

Проставляється на першому при­мірнику документа після тексту і підпису службової особи, відпові­дальної за створення даного документа.

26. Печатка (відтиск)

Обов'язкова для тих документів, які вимагають повної юридичної сили.

27. Відмітка про засвідчення копій

Проставляється написом у правому верхньому ріжку ("копія").

28. Прізвище виконавця та номер його телефону

Обов'язкові на вихідних документах. Проставляються в нижній частині лівого ріжка зворотного або лицьового.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його в справу

Розташовується в лівій або цент­ральній частині нижнього поля першої сторінки документа.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій

Розташовується після тексту в нижній частині документа. Містить такий запис: "Інформація перенесена на машинний носій (на дискету)".

31. Відмітка про надходження

Розташовується праворуч на ниж­ньому полі лівої сторони доку­мента.

Державним стандартом встановлений максимальний набір реквізитів. У кожному конкретному виді документа їх буде набагато менше. Кожний вид має тільки йому притаманний набір реквізитів. У практиці роботи комерційних підприємств більшість реквізитів не використовується (наприклад, "держав­ний герб", "зображення державних нагород").

Особливо важливим є правильне оформлення всіх необхі­дних реквізитів у документі, особливо таких, як дата, порядко­вий номер, текст, гриф затвердження, гриф погодження.

Кожен документ можна поділити на 3 основні частини:

- заголовну частину (до неї входять реквізити до тексту); -- основну частину (реквізити "текст" і "додатки");

- оформлювальну частину (реквізити, розташовані нижче тексту та його додатків).

Окрім того, є певний порядок розташування реквізитів і їх послідовність.

Реквізити розташовують на аркуші формату А-4 кутнім (по­здовжнім) або центровим (прапорцевим) машинописним (дру­кованим) способом, в окремих випадках - рукописним:

При кутньому способі розташування реквізити, окрім тек­сту (він пишеться на всю протяжність сторінки від поля до поля), розташовуються по лівому боці одразу від поля. Тільки текст документа розпочинається з абзацу. Кутній спосіб вва­жається економічнішим і зручнішим при оформленні і скла­данні документів.

При центровому способі розташування реквізити оформля­ються по обидва боки сторінки. При цьому способі реквізити: "назва виду документа", "порядковий номер", "заголовок до тексту" мають центрове місце розташування.

Окрім того, слід чітко розмежовувати реквізити установи та реквізити самого документа.

Реквізитами установи називаються дані, що містять: пошто­ву адресу, назву організації (підприємства), розрахунковий ра­хунок у банку.

Реквізити мають також якісний або кількісний вираз і на­зиваються постійними або змінними реквізитами.

Постійні реквізити наносяться на готовий аркуш друкарсь­ким способом.

Змінні вписуються або вдруковуються при заповненні блан­ка. При складанні документа використовуються лише ті рекві­зити, що передбачені формуляром-зразком.

Формуляр - сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності. Формуляр для окремого виду документів нази­вається типовим. Він вказує на обсяг і місцезнаходження в ньому реквізитів.

Бланк - стандартний аркуш з нанесеною друкарським спо­собом постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної.

В організаціях з невеликим документооборотом або при відсут­ності бланків реквізити установи наносяться штемпелем. Бланки бувають для документів групи ОРД та для службових листів.

Використання бланків підвищує культуру праці, діловод­ства, надає документам вагомості, естетичного вигляду та юридичної сили. На бланках для листів оформлюються реквізити: 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13. Для документів ОРД - реквізити: 6, 7, 8, 10, 11, 12, 14.

Кожен документ, незалежно від того, пишеться він від руки чи оформлюється друкарським способом, повинен бути оформлений на аркуші стандартних розмірів, причому роз­мінування реквізитів документа повинно відповідати типовому формуляру.

Формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри полів (берегів), вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити за ДСТУ 2732 -94.

Всі службові документи оформляються на аркушах паперу форматів А-4, А-5, А-3.

Формат А-4 (296x210 мм) призначений для документів з невеликим обсягом інформації, формат А-5 (148x210 мм) за розм­ірами аркуша - типового розміру бланк. На ньому відтворюють першу сторінку документа, а наступний текст розташовують на чистих аркушах такого самого формату. Формат А-3 (296x420 мм) використовується рідше, найчастіше в зведених відомостях з великим обсягом інформації і, як правило, в кресленнях.

При розташуванні реквізитів слід враховувати обов'язкові правила дотримання полів на форматі згідно з державним стан­дартом ДСТУ.

Поле (берег) - вільне, не заповнене інформацією місце на аркуші від краю паперу до початку заповнення інформацією.

Ліве поле (для формату А-4) - 3,5-3 см, призначене для підшивки документів у справу, щоб їх було зручно читати, а також інколи воно призначене для нанесення резолюцій та інших відміток.

Праве поле (для формату А-4)- 1 см (0,8 мм) - страховий запас, призначений для підрізання зношеного під час роботи з документом краю до мінімуму, а також воно дозволяє закріпи­ти документ у розмножувальних апаратах і зберігає край тек­сту від затирання.

Верхнє поле (для формату А-4) - 2 см, має естетичне зна­чення та в окремих випадках використовується для проставлен­ня сторінок.

Нижнє поле не є стабільним за розмірами, оскільки вели­чина тексту і використаних у документі реквізитів для кожно­го документа різні, але найменша допустима межа - 1,5 см.

Бланки документів повинні мати поля:

ліве - 20 мм;

праве та нижнє - не менше 8 мм; верхнє - не менше 10 мм.

Оформлюючи документи і використовуючи в них реквізи­ти, слід пам'ятати ще одне правило - стосовно інтервалів.

Інтервал - проміжок між робочими рядками в документі.

Оформляючи документ рукописним способом, слід робити відступи між реквізитами, аби інформація була доступною для прочитання. При оформленні документів друкованим (маши­нописним) способом додержання інтервальності повинно бути чітким і обов'язковим. На аркушах формату А-4 між реквізи­тами зберігається не менше як два інтервали.

Заголовки друкуються центровим або кутнім способом ве­ликими (заголовними) літерами. Якщо заголовки великі і скла­даються з 7-10 слів, то їх розташовують в два або три рядки і між рядками повинен бути один інтервал. В кінці заголовків, оформлених машинописним способом, крапка не ставиться. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), то його допускається продовжувати до межі правого поля.

Підзаголовки друкуються малими літерами, крім першої (за­головної). Відстань між" заголовком і підзаголовком становить 3-4 інтервали. В окремих випадках заголовок може бути підкреслений, якщо є така потреба. Якщо кількість слів у підза­головку становить 7-12, то підзаголовок пишеться в два або три рядки і між рядками зберігається один інтервал.

Складові частини реквізиту друкуються через 1,5-2 інтер­вали. Рядки одного реквізиту друкуються через один інтервал. Максимальна кількість знаків у рядку одного реквізиту при кутньому розташуванні - 28 одиниць.

Між такими реквізитами, як назва виду документа, дата, іа головок до тексту, відстань між заголовком і текстом, між текстом і підписом, на форматі А-4 зберігаються 3-4 інтервали.

Текст документа друкується через 1,5 інтервала на форматі \ і, на бланках А-5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до друкарського видання, допускається друкувати через два міжрядкових інтервали.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів не поішнна перевищувати 28 знаків.