Розділ 7 документи табличного типу

7.1. Поняття про таблиці та їх призначення

У сучасному діловодстві досить часто зустрічаються документи табличного типу. В одному випадку таблиці функціонують як самостійні документи, в іншому вони є неодмінною складовою частиною самого документа.

Таблиця (в перекладі з латинської - дошка з нанесеними позначками) - це перелік систематизованих даних чи яких-небудь відомостей, розташованих у певному порядку за графа ми. Інакше кажучи, таблиця - графічна конструкція з комбінованою буквено-цифровою інформацією.

Таблиці бувають як індивідуальної, так і трафаретної фор ми викладу інформації.

Індивідуальна форма таблиці будується за правилами машинописного оформлення документів.

Трафаретна форма таблиці - готова форма, виготовлені друкарським способом.

За наявністю сукупних елементів таблиці бувають:

а) звітно-статистичні (окремі видання);

б) цифрові та текстові;

в) пустографки (з вільним полем для вписування інформації);

г) таблиці-проформи (подаються повністю тільки заголовок і графи, позначені вертикальними лініями). Це - готові зразки на певну форму документа.

Таблиця складається з таких елементів:

- нумераційний заголовок;

- тематичний заголовок;

- головка таблиці;

- горизонталі (ряди);

- боковини;

- графи;

- виноски чи примітки.

Нумераційний заголовок - це напис власне слова "таблиці" з її порядковим номером. Слово "таблиця" в документі ставиться без лапок, а перша літера - заголовна. Порядковий номер проставляється арабськими числами. Знак "№" не позна­читься.

Наприклад: таблиця 3.

Якщо в документі є тільки одна таблиця, то вона порядкового номера не має. В такому випадку пишуть тільки слово "Таблиця", яке розташовують у правому ріжку з урахуванням правого поля - 0,8-1 см.

Наприклад: Таблиця

Якщо в межах розділу таблиця розбивається на кілька скла­дових, то нумераційний заголовок може мати такий вигляд:

Таблиця 2.З., що означає: третя таблиця другого розділу.

Тематичний заголовок пишеться після нумераційного заголовка з відступом від попереднього в 2 інтервали. Тематичний заголовок може бути написаний через пробіл або без нього (тут ліс те саме правило оформлення заголовків машинописним способом). Ставити знак переносу в заголовку не рекомендуєть­ся. Тематичний заголовок може бути оформлений як кутнім, гак і центровим способом.

Наприклад:

Таблиця 2

ВИКОРИСТАННЯ НЕТРАДИЦІЙНИХ

ДЖЕРЕЛ ЕНЕРГІЇ

В таблиці, окрім тематичного заголовка, може бути і піди головок, який є доповненням (роз'ясненням) до основного. Якщо підзаголовок продовжує думку, то він пишеться з малої літери. Якщо ж підзаголовок самостійний, то перша літера заголовна.

Наприклад:

Таблиця 2

ВИКОРИСТАННЯ НЕТРАДИЦІЙНИХ

ДЖЕРЕЛ ЕНЕРГІЇ

в Західній Європі до 1998 року

Головкою таблиці називається інформація, розташована вгорі графічної конструкції, обмежена горизонтальними та вертикальними лініями. Головка таблиці включає заголовки ті підзаголовки колонок і назву боковика.

Наприклад:

Таблиця

ОФОРМЛЕННЯ ГОЛОВКИ ТАБЛИЦІ

Показники

Величина

Кількість

Заповнення головки інформацією в кожній колонці розпо­чинається з заголовної літери. Крапка в кінці не ставиться.

Головка таблиці може бути складної будови з поділом на кілька позицій.

Наприклад:

Таблиця

Клас	Хижаки		Водоплавні
ссавців	Великі	Дрібні	Дельфіни	Кити
1	2	3	4	5

Якщо інформація в таблиці вподовж аркуша не розміщується на одній сторінці, то таблицю переносять на іншу сторінку, то заголовок не повторюють, тільки розбивають на графи, по­ні, і чаючи їх арабськими числами.

Наприклад:

Продовження таблиці

1

2

3

4

5

Боковиком називається вид інформації, розташований в Першій графі таблиці, якій підпорядкована інформація в інших Графах. Текст всіх рядків боковика пишуть з заголовної літери.

Боковик оформляється в таблиці в останню чергу, після того, як будуть сконструйовані колонки таблиці. Отже, вимірювання здійснюється не зліва направо, а навпаки.

Крапка біля слова пишеться без інтервалу.

В текстових графах крапка біля слова (речення) не станин, ся, в таблицях, які не мають боковика, - теж.

Графами називаються колонки, обмежені по вертикал і суцільною лінією.

В таблиці може бути від двох граф (колонок) і більше в залежності від призначення тексту.

Розмір (величина колонки по ширині) не є стабільним може змінюватися.

Якщо кількість знаків усіх граф з пробілами (пропусками переважає 64, то таблиці друкуються на великих форматах Л 4 чи А-3 і оформляються у вигляді додатків до документа. І її І елементи таблиць, включаючи текст та числа й інші позначки, пишуть від вертикальних і горизонтальних ліній з відступом

- від горизонталі - 0,5 інтервала;

- вертикалі - 1-2 знаки пробілу;

- боковик пишуть посередині;

- багаторядкові елементи боковика - через 1 інтервал без абзаца.

Таблиця досить містка, компактна і наочна за впорядкуванням відповідної інформації. Добре використовувати таблицю нри таких операціях, як віднімання та додавання, прогресія якось явища чи факту. В той же час матеріал в таблиці систематизується, а цифри виступають на перший план. Слова ж не повторюються, а лише доповнюють цифри. Отож, таблиця характеризується деякою статичністю і в певних випадках вона необхідна До того ж таблиця полегшує сприйняття інформації, насиченим однорідними даними, в основному цифровими показниками.

7.2. Правила заповнення таблиць

Таблицю розташовують в документі після першої ж згадки про неї в тексті таким чином, щоб її можна було читати без повороту аркуша або з поворотом за годинниковою стрілкою

Всі речення чи слова в графах, рядки боковика повинні писатися в називному відмінку.

Числа, які мають більше 4-х знаків, повинні ділитися на класи по 3 цифри в кожному з проміжком в один пробіл (про­пуск), наприклад:

1 234 563 3 427,5

8 244 9,2

Однаковий текст у графах розміром не більше одного рядка змінюється на умовну позначку типу: "-" , але таку познач­ці можна заміняти на: №, мінус (-), плюс (+) та ін. Порожніх місць у графі (колонці) не повинно бути! Наприклад, якщо інформація не повторюється або її немає, і о цифрові показники можуть мати такий вигляд:

3,5 -

2,3 6,8

4,4 -

Примітки та виноски в таблицях оформляються за тим же правилом, яке розглядалося в розділі 3. Тільки примітки та зноски пишуться одразу після таблиці, а не в кінці тексту.

При написанні виноски таблиця до тексту відокремлюється суцільною лінією, тоді робиться відступ на 2 інтервали вниз і по горизонталі не більше як через 15 ударів робиться позначка на виноску*.

Наприклад:

Висота над	Швидкість, км/с
землею, км	Перша космічна	Друга космічна
10 000	4.31	6.98
20 000*	3.98	—

* Ця висота визначає ...

7.3. Документи табличної форми

Серед ділових документів сучасного підприємства (фірми) таблиці зустрічаються повсякчас. Як правило, це в основним документи фінансового характеру - готові трафарети: відомості, списки, товарні чеки, накладні, довіреності, наряди, квитанції, кошториси та інші, які вважаються документами спеціалізованого характеру.

Окрім того, табличну форму можуть мати й інші види документів згідно зі своїм призначенням: довідки, анкети, перс» ліки, плани робіт (календарні - теж), акти. Різновидом таблиці може бути висновок, але без вертикальних і горизонтальних ліній.

Як елемент інформації таблиця може бути в таких документах, як наказ, певні види заяв (заявка), авторське свідоцтво, патент, автореферат, дисертація, звіт та інші.

Зразок форми наказу з табличним оформленням тексту

НАКАЗУЮ:

№ з/п	Виконавець	Дія, захід	Термін
			виконання

В окремих випадках таблиця може виступати додатком до документа (доповідь, рекламний проспект та ін.) і відігравати роль наочності.