14. 4. Організація конференцій, симпозіумів та виставок

У процесі своєї діяльності деякі фірми (підприємства) в силу виробничої чи наукової необхідності беруть участь у таких ко­лективних масових заходах, як конференції та симпозіуми.

Конференція - спільний захід людей, які представляють різні організації і об'єднані однією проблемою чи рядом питань, що мають наукову чи виробничу цінність.

Конференції можуть бути регіональні, місцеві, внутрідер­жавні та міжнародні.

Конференції - дієвий засіб ділового спілкування, розширен­ня контактів у сфері спільних інтересів. Конференція дає учас­никам можливість орієнтуватися в досягненнях та проблемах певної галузі, напрямку діяльності.

Майбутніх (імовірних) учасників конференції організатори повідомляють заздалегідь листом, в якому вказуються дата і місце проведення конференції та її тривалість. Окрім того, обу­мовлюються умови перебування та можливості участі делега­та (делегатів) від організації. На практиці часто розсилають за­явки на участь у конференції. Заповнена заявка, письмова згода в листі-відповіді та вирішення фінансових питань учас­ником дає право на участь у колективному заході.

Зразок форми заявки на участь у конференції (реєстраційна форма)

Прізвище, ім'я, по батькові делегата______________________________________________

Організація___________________________________________________________________

Посада (вчений ступінь)_________________________________________________________

Адреса_______________________________________________________________________

Телефон ____________________________Факс_____________________________________

Тема доповіді_________________________________________________________________

Аналогічно конференції відбувається запрошення учасників на симпозіум. Симпозіум - спільне міроприємство людей при вирішенні чи обговоренні певної проблеми (питання) специфічного характеру.

Організаційно конференція (симпозіум) проводиться поетапно за однією схемою:

Перший етап - приїзд учасників. На цьому етапі організатори повинні подбати про розселення гостей (учасників), їх харчування, перевезення (в разі потреби).

Другий етап - відкриття конференції. Привітання учасників та пленарне засідання.

Третій етап - секційні засідання.

Четвертий етап - організація екскурсій, коктейль, "шведський стіл" з нагоди закриття конференції (симпозіуму) і від'їзд учасників.

Конференція (симпозіум) проходить за чітким порядком (ЄННИМ, виконання якого передбачає в кінцевому результаті оформлення протоколу. Рішення, прийняте учасниками, оформляється документально і розсилається учасникам, які брали безпосередню участь у даному заході.

Кожен учасник готує до конференції (симпозіуму) документи - доповідь (тези доповіді), яка стосується одного з питань порядку денного.

Вимоги до тексту наукової доповіді:

- чіткість, ясність викладу інформації;

- акценти (наголоси) на окремих ключових моментах;

- логічність викладу;

- мотивація поданої інформації;

- сміливість і відвертість у постановці питань та прийнятті рішень;

- максимальна інформованість у проблемі (питанні) з опе­руванням найновішими даними і аргументованим волод­інням фактичним матеріалом.

На деякі конференції та симпозіуми паралельно організову­ють виставки досягнень у певній галузі.

На виставці можуть бути представлені зразки розробок або комтшектуючі деталі. Подеколи таку ж роль наочності відіграють фотографії, схеми, графіки та плакати, які розмішують на стендах.

Бажано, щоб біля стендів працював спеціаліст, який би доб ре орієнтувався у питаннях, що можуть виникнути в процесі ознайомлення з матеріалами, представленими на стенді.

Деякі фірми розробляють примірну тематику запису бесід з відвідувачами стенду, оформляючи трафаретний документ типу бланка.