Вимоги до тексту документа

Текст – головний елемент документа, який складається із сукупності речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При складанні тексту документа повинні виконуватись такі вимоги: достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей. Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне розуміння слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова, смислові повтори, міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Текст документа повинен складатися з таких логічних елементів:

1. вступу, де зазначається привід чи підстава укладання документа, викладається історія питання та ін.;

2. доказу, де викладається суть питання, яка супроводжується цифровими розрахунками та посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали;

3. закінчення, де формулюється мета, заради якої складено документ.

Текст документа, що складається тільки із закінчення, називається простим, а текст, що містить й інші логічні елементи, – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий, або зворотний порядок розташування логічних елементів.

Причини появи помилок у логіці викладу тексту та шляхи їх усунення

Логічність мовлення виявляється у правильності вживання слів, словосполучень, речень, а також забезпечує смислову послідовність змісту.

Наслідком недбалого ставлення до добору слів є поява такого мовного явища, як тавтологія (невиправдане повторення однакових та спільнокореневих слів) та плеоназм (вживання зайвих слів), наприклад: вільна вакансія, моя автобіографія, прейскурант цін, власноручний підпис руки тощо. Причинами помилок у логіці викладу найчастіше бувають:

1. поєднання логічно несумісних слів: жахливо вдалий день;

2. використання зайвих слів: моя власна думка;

3. заміна особової форми дієслова активного стану зворотним дієсловом: вибачте мені – вибачаюся;

4. неправильна конструкція присудка із складеним підметом: дехто з нас знали – замість дехто знав;

5. неправильне використання однорідних членів речення: заява, акт, документ;

6. порушення порядку слів (частин речення) у реченні: Секретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили;

7. вживання дієприслівникових зворотів на місці підрядних речень: Повернувшись у село, випускнику інституту обіцяли роботу за фахом;

8. порушення смислового зв’язку між окремими висловлюваннями у тексті: На факультеті п’ять гуртків, які працюють при кафедрах, вони функціонують вже понад десять років;

9. невміння поділити текст на абзаци.