Поняття про документ. Класифікація та вимоги до документів

Поняття “документ” (лат. доказ, свідоцтво) у сучасному контексті може декілька значень.

1. письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту тощо);

2. діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт, доручення тощо);

3. матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація (перфокарта, дискета, файл, кіно- і фотоплівка тощо);

4. історично достовірні письмові джерела (грамота, указ тощо).

З іншого боку, “документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу” (див.: ДСТУ 2732-94).

У практиці діяльності державних установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи ( на відміну від цифрових, куди відносять науково-технічні та економіко-статистичні документи), які виготовляються рукописним, машинописним чи друкарським способами.

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством).

Сучасний термін ”документаційне забезпечення управління” є інформаційно-технологічною складовою у сучасній організації діловодства.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами, а сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів складає формуляр документа. Формуляр також регламентований державним стандартом, тому для правильного укладання документа слід знати не тільки його реквізити, а й схему (модель) їх розташовування. У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

• інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа;

• соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

• комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо);

• культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

• управлінська – документ є елементом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, інформаційно-розпорядчим та ін.). які спеціально створюються для реалізації завдань управління;

• правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовзаємин у суспільстві; ця функція є визначальною у законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правових взаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ);

• історична – коли документ є джерелом відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи документації

Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування і функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін. Але тільки управлінські документи забезпечують порядок управління об’єктів як у межах держави, так і в окремій організації.

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої у ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього та згідно з з унормованими вимогами вирізняють такі види документів:

За найменуванням: листи, заяви, телеграми, довідки, інструкції, службові записки, протоколи тощо.

За надходженням: службові й особисті. Службові створюються організаціями чи їх представниками, а особисті – окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

За місцем виникнення: внутрішні (складені всередині організації) та зовнішні (створені для ділового спілкування з іншими організаціями.

За призначенням: організаційні, розпорядчі, довідково-організаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу.

За напрямком: вхідні й вихідні.

За формою: стандартні (регламентовані) та індивідуальні (нерегламентовані). Останні, як правило, торкаються якоїсь непередбачуваної ситуації, тому тут можливий індивідуальний тон викладу та емоційно забарвлений текст.

За строками виконання: звичайні безстрокові (виконуються за чергою), термінові (зі встановленням терміну виконання та дуже термінові ( з позначкою ”дуже терміново”).

За ступенем гласності: секретні (з позначкою “секретно”) і несекретні (для службового користування).

За стадіями створення: оригінали (основний і єдиний його примірник з підписами й засвідченнями), копії (точне відтворення оригіналу з позначкою “копія” вгорі праворуч), виписки (якщо треба відтворити частину документа), дублікати (якщо документ загублено).

За складністю: прості (односкладові) та складні.

За строками зберігання: постійні, тривалі (понад 10 років), тимчасові (до 10 років).

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом.

За носієм інформації: оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці тощо.

На групи документи поділяються залежно від їх призначення:

До документації щодо особового складу відносять заяви, накази, автобіографії, характеристики, резюме, контракти з найму працівників, трудові книжки, особові листки з обліку кадрів.

До інформаційно-довідкових документів належать службові листи, звіти, доповідні та пояснювальні записки, зведення, повідомлення, оголошення, телеграми, телефоно- й радіограми, анотації, рецензії, відгуки, прес-релізи, статті, протоколи, довідки, повідомлення.

До документів з господарсько-договірної діяльності належать договори, контракти, трудові угоди.

До обліково-фінансових документів відносять акти, доручення, розписки, накладні, списки, таблиці.

У практиці діяльності державних установ і державної служби найчастіше зустрічаються укази, закони (видаються або затверджуються Президентом України), постанови (видаються Верховною Радою і Кабінетом Міністрів), рішення (видаються місцевими радами, інформаційні записки (тип службової записки, в якій подається інформація про певну діяльність конкретного підрозділу або події у межах певного часу для вищої інстанції).

Незважаючи на те, що існують найрізноманітніші типи документів, усі вони можуть бути повноцінним джерелом тільки за умови дотримання таких вимог:

1. видаватися повноважними органами або особами;

2. не суперечити чинному законодавству;

3. бути достовірними, базуватись на фактах і містити пропозиції або вказівки;

4. складатися за встановленою формою;

5. бути бездоганно відредагованими й оформленими.

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО УКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТА

Адміністративно-канцелярський підстиль офіційно-ділового стилю СУЛМ використовується у виробничо-професійній сфері, правових відносинах та діловодстві.

Діловодство – це діяльність, яка включає процес документування та організацію роботи з документами, що охоплює сукупність форм, методів, прийомів, способів їх укладання й обробки.

Документ – поняття багатозначне. Енциклопедичний словник подає 4 значення:

• письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

• офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка...);

• достовірне історичне джерело;

• матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація(диски, дискети, фотоплівка, папір...).

Отже, документ – це зафіксована за відповідною формою на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів, і відповідно - юридичну силу.

Юридична сила - здатність документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу , що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів – обов’язкових елементів укладання документів. Держстандартом установлений не лише склад реквізитів (їх 31), але й зони, і послідовність їх розташування.

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:

1. Державний Герб України (для державних організацій).

2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.

3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).

7. Назва організації автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв'язку, номер рахунка та назва банку.

10. Назва документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання та видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Позначка про контроль.

21. Текст.

22. Позначка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Відбиток печатки.

27. Позначка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

31. Позначка про надходження.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків документів) і змінні (які використовують під час їх безпосереднього укладання). Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожен вид документів має свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.

Укладач документа завжди обмежений щодо форми та способу викладу певними правилами і мусить дотримуватися унормованих стандартів.

Стандартизація як провідна риса стилю є виправданою, оскільки полегшує та прискорює пошук потрібної інформації, її сприйняття, полегшує і прискорює процес укладання документа. Усі ділові папери за ступенем стандартизації умовно можна поділити на три категорії:

1. Документи з низьким рівнем стандартизації: бланк не передбачений, спосіб викладу тексту зумовлений ситуацією, обставинами, змістом тощо (заява, автобіографія, звіт, характеристика...);

2. Документи, у яких для зручності частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладач підкреслює або викреслює потрібне вписує конкретну фактичну інформацію (довідка, перепустка, відомість, акт...);

3. Документи з високим ступенем стандартизації, у яких передбачено не лише формуляр, вид, розмір шрифту, а навіть частина тексту - вписується цілком конкретна інформація(атестат, паспорт, диплом...). Бланки цих документів мають високий рівень захисту(спеціальний папір, водяні знаки...).

Оскільки, документ - основний вид ділового мовлення, то під час укладання тексту будь-якого документа слід дотримуватися вимог, які продиктовані специфікою офіційно-ділового спілкування і специфікою стилю.

Текст-головна частина документа. Отже, виклад тексту документа повинен бути:

• емоційно нейтральним;

• об’єктивним і достовірним;

• точним (не допускати подвійного тлумачення);

• доступним для сприйняття і логічним;

• переконливим і аргументованим;

• узагальненим і завершеним;

• текст повинен містити конкретні вказівки, висновки, пропозиції;

• мати структурну і композиційну чіткість;

• бути належним чином відредагованим і оформленим, розбірливим та охайним.

Більшість документів повинна бути придатною для тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог дає змогу оперативно отримати й обробити потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.