5.2. Поняття і види управлінських рішень в органах внутрішніх справ

Одним з найбільш відповідальних видів робіт, які в процесі управління виконують керівники та інші відпові­дальні посадові особи органів внутрішніх справ, є розробка і прийняття управлінських рішень.

Якість управлінських рішень визначає весь хід про­цесу управління, кінцеві результати оперативно-службової діяльності. Кожна практична дія органу внутрішніх справ розпочинається з прийняття певного рішення, яким пере-

138

дбачено безперервний ланцюг заходів щодо його реалізації. Вся різноманітність управлінських рішень, які приймають­ся на різних рівнях управління органами внутрішніх справ, повинна відповідати певним загальним вимогам:

- управлінські рішення мають бути обгрунтованими, об'єктивними, враховувати всі особливості ситуації, відпові­дати конкретним умовам, поставленим цілям і можливостям їх

досягнення;

- управлінські рішення повинні відповідати вимогам

законодавчих актів, наказів МВС, інструкцій і настанов;

- управлінські рішення повинні прийматись у межах компетенції суб'єкта управління, тобто відповідати функ­ціональним обов'язкам посадової особи, що їх приймає;

- управлінські рішення мають бути своєчасними, запізніле рішення, як і передчасне, знижує ефективність управління і може призвести до тяжких наслідків;

- управлінське рішення в органах внутрішніх справ завжди має директивний, владний характер і обов'язкове для всіх, кому його адресовано, виконання рішення гаран­товано нормами права, а в необхідних випадках може за­безпечуватись заходами примусу;

- управлінське рішення в органах внутрішніх справ приймається в односторонньому порядку, навіть якщо воно є результатом колегіального обговорення чи наслідком узгодження між різними суб'єктами управління;

- управлінське рішення встановлює обов'язкові правила поведінки або регулює окремі управлінські відно­сини, воно може стосуватись усього колективу або окремих

його членів;

- управлінське рішення є результатом творчої робо­ти, воно вимагає наукового підходу, має бути лаконічним і послідовним, зрозумілим для виконавця і не суперечити раніше прийнятим рішенням або виключати їх;

- управлінське рішення в органах внутрішніх справ приймається в установленому процедурному порядку, який регламентується відповідними нормативними актами.

Процес підготовки і прийняття управлінських рі­шень проходить у декілька етапів.

Перший етап - одержання інформації - включає її збирання, обробку або систематизацію, тобто поміщення до різних зведень, таблиць, обліків. На цьому етапі важливого

139

<<>> значення набувають комунікації, тобто канали зв'язку, якими надходить інформація (телефон, радіо, телеграф, службове або промислове телебачення, шифрозв'язок, по­шта, фельдзв'язок). Не можна недооцінювати як джерело інформації, особливо у нинішній час. пресу та телебачення. Добре зарекомендувала себе публікація номерів так званих телефонів довіри.

Збирання ін4юрмації є дуже важливою стадією процесу управління. Одне із завдань керівника органу вну­трішніх справ - забезпечити її достовірність, повноту, своєчасність надходження. Втім, одержання інформації відбувається на всіх етапах управлінського процесу. оскільки він безперервний, і тільки використовується одержана інформація по-різному на різних стадіях управ­ління.

Комп'ютеризація органів внутрішніх справ підіймає інформаційне забезпечення управління ними на новий. більш високий рівень.

Для збирання інформації застосовуються різні ме­тоди, в тому числі вивчення документів та спостереження. В останньому випадку начальник органу безпосередньо ознайомлюється із станом справ у службах, підрозділах, на адміністративних дільницях.

Цілком виправдовує себе така форма збирання ін­формації як опитування населення, членів трудових колек­тивів, особового складу. По-перше, таким чином отримує­ться інформація, яку будь-яким іншим шляхом не можна одержати. По-друге, ця інформація певною мірою відобра­жає громадську думку.

Наступна стадія процесу управління - аналіз 'лбра-7/0/' інформації. Він здійснюється за різними напрямками:

вивчаються умови, які впливають на стан злочинності, сили і засоби органу внутрішніх справ, стан взаємодії між служ­бами ОВС та з іншими правоохоронними органами, матері­ально-технічне забезпечення, умови дорожнього руху, стан пожежної безпеки, технічного захисту майна, охорони гро­мадського порядку тощо.

У залежності від того, чи майбутнє управлінське рішення матиме стратегічний або тактичний характери. аналіз може бути комплексним, коли всебічно вивчаються проблеми загального характеру, розглядаються всі сфери

140

діяльності ві;.іділу, та детальним або поточним, коли аналі­зуються певні напрямки робоги й окремі проблеми. Напри­клад, іаке специфічне управлінське рішення, як плдн робо­ти відділу впутрішінх справ, вимагає комплексного аналізу.

Аналіз дає змогу чітко усідомнти завдання (проб­лему). яке стоїть перед відділом внутрішніх справ. Після цього визначається мета майбутнього рішення, потім роз­починається конструювання рішення, яке полягає у розро­бці різних його вар'-інтів. Чим більше варіантів, тим біль­ший шанс внбраги найкращий з ни'<.

Розглядаючи суть управлінського рішення, необ­хідно усвідом» п; що орган внутрішніх справ функціонує в ситуаціях, які носіійно імінююгься. час і о бувають непере дбаченими. непрогнозованими. незнайомими, особливо гс-пер, коли розвиток подій відзначається неб:ічепою раніше динамікою.

Наприклад, раніше органи внутрішніх справ ніколи не зустрічалися з таким явищем, як крадіжки нафтопродук­тів безпосередньо з на4)гопр».водів. Коли це явище стало поширюватися, з'ясувалося, що м'ськрайорганам. п,т відмі­ну від злочинців, невідомі були навіть схеми їх прокладання.

Необхідність прийняття рішень обумовлена, насам­перед. змінами обстановки, в якій діють органи внутрішні¹. справ, а також рішеннями вищих органів уііргівлпшя -УМВС та МВС.

Обставини, які вимагають ііріїйііііґгя рішення, мо­жуть бути обмеженими в часі (злочин, сти'.'йне лихо то­що), або тривалими, як. зокрема, негативні фактори, що впливають на стан злочинності — поширення пняціиа. нар­команії і т.іп.

Отже, управлінське рішення - не свідомий акт ор­ганізаційної діяльності начальника орі ану внутрішніх справ, пов'язаний з вибором мети. шляхів та засобів її до­сягнення.

Складність, різносторонність, багатогранність управлінської діяльності начальника органу внутрішніх справ, яка включає в себе, за скромними підрахунками. 50-60 видів та напрямків, щоденно обумовлює різноманітність управлінських рішень.

Класифікувати ці рішення можна на різній основі. Зокрема, в залежності від того. де відбувається процес, на

141

<<>> який повинно вплинути рішення. За направленістю їх мож­на поділити на зовнішні і внутрішні (внутрішньосистемні).

Зовнішні рішення забезпечують взаємодію органу з середовищем, в якому він функціонує. До них можна відне­сти всі рішення, спрямовані на боротьбу зі злочинністю. Внутрішні рішення забезпечують діяльність структурних підрозділів відділу. До них належать графіки чергувань, плани роботи оперативної наради (хоч рішення останньої можугь бути зовнішніми), рішення, що торкаються питань професійної підготовки, виховання особового складу, роз­порядку роботи відділу та його підрозділів, матеріально-технічного постачання та фінансового забезпечення органу внутрішніх справ.

Рішення можуть бути ініціативними і такими, що спрямовані на виконання рішень вищих органів влади або управління.

За масштабом, розмахом, силами та засобами рі­шення поділяються на стратегічні і оперативні. Перші розраховані на тривалий час і включають до себе весь ком­плекс діяльності відділу або її основні напрямки. Це плани роботи органу внутрішніх справ та згадані плани роботи оперативної наради на тривалий час. Носять стратегічний характер і такі комплексні рішення, як плани організації охорони громадського порядку на певний сезон. Оператив­ні або невідкладні рішення обмежуються окремими конк­ретними завданнями і термінами. Це рішення про введення в дію спеціальних планів «Сирена», «Грім», «Сполох», «Перехоплення», проведення операції «Мак», «Підліток», «Гастролер» та інших.

У залежності від кола осіб (подій), на які вони по­ширюються, рішення можна поділити на індивідуальніта нормативні. Перші стосуються окремих осіб та подій (на­кази про призначення, заохочення, покарання, план опера­тивної комбінації). Нормативні рішення обов'язкові для всіх працівників відділу, наприклад, наказ, який встанов­лює режим роботи підрозділу. Можна виділити рекоменда­ційні рішення - огляди, матеріали про передовий досвід тощо, та імперативні - обов'язкові до виконання.

За часом дії рішення можуть бути постійні (не об­межені в часі), розраховані на певний час, як, наприклад, графіки чергувань, та рішення, які втрачають силу у міру

142

того, як виконуються завдання, що мали бути вирішеними (рішення про створення слідчо-оперативної групи).

В залежності від обсягів проблем управління, які розв'язують ті чи інші управлінські, рішення, їх можна по­ділити на загальні та окремі. Загальні стосуються всієї сис­теми управління, окремі рішення приймаються щодо конк­ретних питань і мають оперативний характер. За характером впливу управлінські рішення можна поділити на оперативно-розпорядчі, нормативно-організаційні та господарсько-забезпечуючі.

Нарешті, за формою висловлення, рішення можуть бути письмові та усні. Письмові рішення в теорії управлін­ня розглядаються як належним чином оформлений письмо­вий документ. В багатьох випадках управлінське рішення в органах внутрішніх справ має силу тільки в належно офор­мленому письмовому вигляді. Але це не значить, що упра­влінські рішення в усній формі другорядні, і ними можна нехтувати. Усні рішення (вимоги, вказівки, накази, розпо­рядження) також підлягають обов'язковому виконанню і гарантуються застосуванням в необхідних випадках приму­сових заходів. В окремих випадках, коли вимагаються не­відкладні рішення, вони можуть бути висловлені тільки в усній формі. Вимоги до злочинців негайно скласти зброю, рішення про застосування зброї для захисту життя грома­дян і в інших невідкладних випадках приймаються, як пра­вило, в усній формі.

Управлінське рішення в органах внутрішніх справ може бути передане за допомогою окремих жестів, сигна­лів, знаків, інших дій. Вони також є обов'язковими для ви­конання, як, наприклад, розпорядження працівника дер-жавтоінспекції про заборону руху, виражене жестом його руки.

Вище вже зазначалось, що управління органами внутрішніх справ - безперервний (циклічний) процес при­йняття управлінських рішень, більшість яких вимагає до­кументального оформлення. В залежності від мети при­йняття рішення та інших обставин, воно може бути оформ­лено наказом, вказівкою, інструкцією, протоколом, виснов­ком, листом, довідкою, рапортом, доповідною запискою, приписом, правилами. Письмові управлінські рішення по­винні відповідати певним вимогам.

143

<<>> 5.3. ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ

Ііроиес управ/чння грунтується на збиранні, аналізі. обробці і використанні інформації, головним носієм якої є документ. Управління органами внутрішніх справ здійсню­ється переважно через управлінські рішення, оформлені в різної о виду документи. ЕсЬсктивтеть •пядьності органу внутрішніх справ значною мірою залежить від раціонадьно'і роботи з документами керівників, під і^рі.-фесііїних навичок працівникіг, які здіїіснюють складання і оформлення доку­ментів.

У роботі з документами розрізняють очкумі'ііту-вапия і документообіг. Процес і)ок\'менпіувіпіня включає ь

Себе ПІДГОТОВКУ. Оформлення і ВИДаННЯ ДОКумеЧтІК; Д.і',-1-

ментообії становить собою суг;упніс"іі. іехнічних опер ;;', !, по реєстрації', отриманню, ознайом ченню виконавців, іО!--реженню та переміщенню документів

Документообіг - це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа все'чедніч об'єкта управління з метою його виконання або встанов-лі-ііня взаємозв'язку.

Документальне оформлення управління і докумен­тообіг з метою його реалізації здійснюється через діловод­ство. Стан діловодства в органі внутрішніх справ характе­ризує стиль роботи керівників, дотримання законності і ди­сципліни. рівень професійної підготовки працівників, нау­кову організацію управлінської праці.

Управлінські рішення можуть оформлюватись у рі-я ;»• ,'иор;.іі ' саме: наказом, вказівкою, інструкцією, прото­ко . • , р-і<сіі0і:;ла\'н, листами, доповідними записками, до­відками, рапортами, приписами тощо, але всі ці документи повинні відповідати певним обов'язковим вимогам. Кож­ний офіційний документ повинен мати назву виду доку­мента (посадова інструкція, правила, статут, штатний роз­пис). заголовок до тексту, дані про адресата, посилання на індекс і дату вхідного документа, якщо вихідний документ є реагуванням на нього, дата відправки, назва установи, що підготувала документ, прізвище керівника чи працівника-виконавця та інші. Залежно від змісту і призначення доку­мента вказується гриф обмеження доступу до документа.

144

терміновість виконання, гриф погодження, гриф затвер­дження, код форми документа за класифікатором управлін­ської документації (КУД).

Адміністративно-процесуальні, кримінально-проце­суальні, оперативно-розшукові документи повинні оформ­люватись відповідно до адміністративно-процесуального, кримінально-процесуального законодавства та норматив­них актів МВС України, які регламентують оперативно-розшукову діяльність органів внутрішніх справ. Особливі вимоги ставляться до документів, зміст яких носить таєм­ний характер. Дотримання режиму секретності в діяльності органів внутрішніх справ має особливе значення.

Режим секретності - це встановлений норматив­ними актами вищих органів державної влади й державного управління України єдиний порядок забезпечення збере­ження державної таємниці, що передбачає систему адмініс­тративно-правових, організаційних, інженерно-технічних та інших заходів, основними з яких є: правила віднесення відомостей до державної таємниці України, вимоги, що ставляться до працівників, допущених до таємних доку­ментів, робіт і виробів, порядок ведення секретного діло­водства і провадження всіх інших секретних робіт, держав­ний і відомчий контроль за дотриманням установленого порядку зберігання і використання державної таємниці України, відповідальність посадових та інших осіб, яким по службі або роботі довірено державну таємницю.

Закон України «Про державну таємницю» , виходя­чи з інформаційного суверенітету України та загальновиз­наних принципів міжнародного порядку у сфері інформа­ції, визначає загальні правила встановлення державної тає­мниці, засекречування інформації, систему охорони держа­вної таємниці та відповідальність за порушення законодав­ства про державну таємницю.

Закон регулює суспільні відносини, пов'язані з від­несенням інформації до державної таємниці, її засекречу­ванням та охороною з метою захисту життєво важливих ін­тересів України у сфері оборони, економіки, завнішніх від­носин, державної безпеки і охорони правопорядку.

' Закон України «Про державну таємницю» // Відомості Верховної Ради України. 1994. №4.

145

<<>> Згідно з Законом України «Про інформацію» (ст. ЗО) визначено, що інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну. До таємної належить інформація, що містить відомості, які становлять державну таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.

Державна таємниця - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки і охорони правопорядку, роз­голошення яких може завдати шкоди життєво важливим інтересам України і які в порядку, встановленому Законом України «Про державну таємницю», визнані державною та­ємницею та підлягають охороні з боку держави.

Ступінь секретності - спеціальна категорія, яка характеризує важливість такої інформації з урахуванням можливої шкоди внаслідок її розголошення, ступінь обме­ження доступу до неї та рівень її охорони державою. Кри­терії визначення ступеня секретності інформації встанов­лює Державний комітет України з питань державних секретів.

Відомості, що становлять державну таємницю, за ступенем секретності поділяються на носії інформації «особливої важливості», «цілком таємні», «таємні».

Є ще вид - для службового користування. Його ви­робила практика, і він широко застосовується в діяльності органів внутрішніх справ, але цей ступінь законодавче не затверджено.

'Відповідно до тієї ж ЗО статті згаданого Закону конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізич­них або юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.

Керівники органів внутрішніх справ, окремі праців­ники, які володіють інформацією професійного, оператив­ного, ділового, виробничого та іншого характеру, само­стійно визначають режим доступу до неї, включаючи на­лежність її до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї системи (способи) захисту.

' Закон України «Про інформацію» // Відомості Верхов­ної Ради України. 1992. №48.

146

Контроль за правильним присвоєнням грифа секре­тності носіям інформації здійснюють режимно-секретні підрозділи (Управління справами, секретаріати) органів внутрішніх справ. Для повного і беззастережного виконан­ня вимог Закону «Про державну таємницю» Держкомсек-ретів України належить розробити нову Інструкцію щодо забезпечення режиму секретності в міністерствах, відомст­вах, установах і організаціях.

Згідно з Постановою Верховної Ради України від 21 сі­чня 1994р. «Про порядок введення в дію Закону України «Про державну таємницю», органи внутрішніх справ України до видання нових нормативних актів з питань за­безпечення режиму секретності тимчасово керуються ви­могами наказу колишнього МВС СРСР від 10 січня 1991р.

Окрім цього, відповідним наказом МВС України оголошено зареєстрований в Держкомсекретів України Тимчасовий перелік відомостей, які підлягають засекречу­ванню в системі МВС та тимчасове положення про порядок засекречування інформації, віднесеної до державної таємниці.

Також важливо відзначити, що у зв'язку з прийнят­тям Закону України «Про інформацію» МВС України ви­дано наказ, який, зокрема, вимагає не допускати прихову­вання інформації та відмов в ознайомленні громадян, юри­дичних осіб і державних органів з даними, які необхідні їм для реалізації своїх прав, свобод, законних інтересів, здійс­нення завдань і функцій, крім випадків, коли вони відом­чими чи іншими нормативними актами віднесені до кате­горії таємних, тимчасово заборонених до відкритого опуб­лікування, а також за інших обставин, передбачених Зако­ном України «Про інформацію». При наданні матеріалів громадянам, юридичним особам, державним органам, а та­кож для засобів масової інформації слід керуватися Зводом відомостей, що становлять державну таємницю, а також, до видання розгорнутого переліку відомостей, що підлягають засекречування в системі МВС, вищезгаданим тимчасовим переліком, Положенням про порядок підготовки матеріа­лів, призначених для відкритого опублікування, іншими діючими нормативними актами.

' Див.: Відомості Верховної Ради України. 1992. №48. Ст.650.

147

<<>> Керівники органів внутрішніх справ повинні врахову­вати, що:

- робота з документами обмеженої, або закритої ін­формації має своє правове регулювання;

- в державі визначено осіб, які формують політику щодо державної таємниці (Президент України, Голова Вер­ховної Ради, Прем'єр-міністр України), які є Державними експертами;

- Указом Президента міністр внутрішніх справ України, перший заступник міністра та два заступники на­ділені правами Державних експертів;

- право ліцензування діяльності, пов'язаної з держа­вною таємницею, надано Державному Комітету з питань державних секретів.

На кожного працівника органів внутрішніх справ, який працює з документами, що містять секретну інформа­цію, має бути оформлений спеціальний допуск, а допуск (ліцензію) установам, організаціям і органам влади на здій­снення діяльності, що містить державну таємницю, видає Державний Комітет з питань державних секретів.

Законодавче передбачені також порядок допуску громадян до державної таємниці, відмова у наданні допус­ку, перевірка осіб у зв'язку з державною таємницею, скасу­вання допуску, а також оскарження громадянином відмови від надання допуску до державної таємниці.

Окрім того. Постановою Кабінету Міністрів Украї­ни №779 від 16 листопада 1994р. встановлено письмову форму трудового договору з працівниками, діяльність яких пов'язана з державною таємницею.

Закон встановлює обмеження громадян у праві виї­зду на постійне проживання в іноземну державу, яке може реалізуватися не раніше ніж через п'ять років з часу скасу­вання допуску.

Не обмежується виїзд на постійне проживання в держави, з якими Україна має угоди про взаємну охорону державних таємниць або інші міжнародні угоди, які пере­дбачають такий виїзд.

Працівникам, які допущені до державної таємниці, за роботу з особливо важливими, цілком таємними і таєм­ними носіями інформації до посадового окладу доплачую­ться спеціальні надбавки.

148

За науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи з обмежувальними грифами також встановлюється доплата.

При здійсненні судових, наглядових, контрольно-ревізійних функцій усі державні органи повинні дотриму­ватись вимог Закону «Про державну таємницю», а якщо за­значені органи не дотримуються встановленого порядку або не мають для цього відповідних умов, органи внутріш­ніх справ вправі відмовити їм у наданні таємної інформації.

Слід особливо підкреслити, що начальники органів та підрозділів внутрішніх справ несуть персональну відпо­відальність за відповідність режиму секретності норматив­ним документам і зобов'язані здійснювати постійний конт­роль за забезпеченням охорони державної таємниці.

Документи управління мають свої особливості в оформленні та організації при розгляді пропозицій, заяв, скарг громадян, при роботі з кадровою, фінансовою та ма­теріально-технічною документацією.

Керівникам та працівникам органів внутрішніх справ необхідно розуміти, в яких ситуаціях найбільш доці­льно застосовувати той чи інший вид документального оформлення управлінських рішень.

Кожний вид документів управлінського процесу в органах внутрішніх справ залежно від завдань, які в ньому поставлені, має своє призначення і порядок підготовки.

Вищою формою документів, державного управлін­ня є Конституція України, закони України, зокрема закони про органи представницької і виконавчої влади, кодекси і інші законодавчі акти. Одну з форм управлінських доку­ментів становлять укази Президента України, які можуть мати нормативний і індивідуальний характер.

Кабінетом Міністрів України приймаються поста­нови, які обов'язкові для виконання на всій території дер­жави. Вони також можуть бути нормативними і індивіду­альними, а також загального характеру. На підставі законів та інших правових форм методів державного управління вищих органів влади розробляються інші форми докумен­тального оформлення управлінської діяльності в органах внутрішніх справ.

Наказ - це основний розпорядчий документ, який видається керівником органу внутрішніх справ на основі

149

<<>> єдиноначальності. Він може містити як індивідуальні при­писи (наприклад, покладення на особу конкретних обов'яз­ків), так і правові норми (встановлення режиму роботи від­ділу в цілому або конкретних його підрозділів тощо).

Накази, залежно від характеру сформульованих у них вимог, поділяються на три види: накази, що стосуються загальних та організаційних питань управління, накази з виробничо-технічних питань, накази з питань особового складу (кадрові).

Найважливіші накази (накази міністра по галузі, накази про введення в дію або затвердження статутів, інст­рукцій тощо) є нормативними, як такі, що містять норми права, запроваджують юридичні відносини.

Основними елементами наказу є: найменування ор­гану, начальник якого цей наказ видав (якщо накази внося­ться до спеціальної книги, назва органу вказується на об­кладинці і в кожному наказі не повторюється); місце і дата видання; номер; коротке формулювання змісту (про яке звичайно кажуть «назва»); текст самого наказу і підпис ке­рівника.

Як правило, текст поділяється на дві частини - кон­статуючу, яка не є обов'язковою і резолютивну. У конста­туючій частині дається оцінка стану справ, обґрунтовується мета або необхідність видання наказу. Вона повинна бути стислою і може складатися з однієї фрази, наприклад, «З метою зміцнення виконавчої дисципліни».

Резолютивна частини, коли їй передує констатуюча, починається зі слова «наказую». У разі відсутності конста­туючої частини, слова «наказую» може не бути.

Резолютивна частина складається з конкретних приписів, кожен з яких нумерується. Якщо припис один, він не нумерується. Приписи містять інформацію про те, що, кому, як і коли належить виконати для реалізації поставлених у наказі завдань. Якщо приписи стосуються однієї особи, вони об'єднуються в один пункт, який можна поділити на підпункти.

Дієслова у приписах вживаються лише у неозначе­ній формі (розглянути, вирішити, забезпечити тощо).

Рішення колегії - колегіальне управлінське рішен­ня, яке приймається колегією МВС України, або колегією УМВС в області, колегіями ГУМВС в Автономній Респуб-

150

ліці Крим, Київській області та М.Києві з найбільш важли­вих комплексних питань організаційної і оперативно-службової діяльності. Рішення колегії проводяться в життя наказами міністра, начальниками ГУМВС, УМВС, або осо­бами, які їх заміщають. Отже, рішення колегії не можна розглядати як самостійний нормативний акт, а тільки як додаток до наказу. Прикладом може бути прийняти колегі­єю МВС річний план роботи і направлений в органи внут­рішніх справ як додаток до відповідного наказу міністра.

Положення є нормативним актом, який регламен­тує правовий статус (компетенцію, обов'язки, відповідаль­ність) органів і підрозділів внутрішніх справ, їх завдання, функції, права, оцінку діяльності і правовий статус. Напри­клад, положення про відділ МВС України в районі, поло­ження про управління карного розшуку УМВС в області.

Настанова - кодифікований нормативний акт, що об'єднує в собі норми, які регламентують певний вид слу­жбової діяльності. Наприклад, настанова про порядок про­ведення бойових стрільб, настанова по службі чергових ча­стин органів внутрішніх справ.

Статути також становлять кодифіковані нормати­вні акти, які регламентують специфіку діяльності окремих підрозділів і служб МВС.

Наприклад, Статут Університету внутрішніх справ, Статут патрульно-постової служби, Дисциплінарний статут.

Директива міністра внутрішніх справ - норматив­ний документ, що встановлює цілі, завдання і актуальні проблеми всієї системи органів внутрішніх справ на певний період.

Вказівка також є розпорядчим документом. Вона відрізняється від наказу тим, що містить приписи тільки оперативного, одноразового характеру, не має назви органу (хоча остання входить, як складова частина, у назву посади особи, яка підписала вказівку). Замість слова «наказую» вживаються слова «зобов'язую», «пропоную» чи «вима­гаю», які друкуються (пишуться), як і слово «наказую» в наказі, окремим рядком. Перед текстом вказівки, як прави­ло, розміщується вступне речення про причини або мету її видання: «Відповідно до вимог Наказу МВС від,..», «З ме­тою...» тощо. Якщо накази реєструються окремо, то вказів­ка одержує звичайний вихідний номер. Дата її видання

151

<<>> розміщується під підписом. За формою текст вказівки по­дібний до тексту наказу.

Інструкція - управлінський документ нормативного характеру. Нею начальник органу, базуючись на законі і підзаконних актах, встановлює порядок діяльності певних категорій працівників щодо здійснення покладених на них завдань або виконання конкретних видів роботи (інструкція постового спеціального поста, або інструкція щодо дій особового складу відділу у випадку пожежі). Констатуючої частини інструкція не містить, дієслова в ній вживаються у третій особі теперішнього часу. Начальник органу може як підписувати, так і затверджувати інструкцію. Різновидом інструкції є правила.

Протокол як суто розпорядчий управлінський до­кумент (значення цього слова значно ширше) існує для фі­ксації самого ходу обговорення питань на зборах, нарадах, засіданнях, а також прийнятих з цих питань рішень. Нале­жним чином оформлений протокол має найменування, но­мер, назву наради або засідання, дату проведення. Вказує­ться, хто був присутній і хто керував нарадою, порядок денний. Протокол підписує той, хто його склав, та керую­чий нарадою (засіданням).

Щодо кожного питання, яке обговорювалося, в тек­сті протоколу повинні бути розділи «слухали» та «ухвали­ли» («постановили»). Наприклад: «Слухали про стан боро­тьби зі злочинністю неповнолітніх», після цього короткий виклад виступів учасників наради. У розділі «Постанови­ли» рішення викладається таким же чином, як приписи у наказі.

Висновок готується за підсумками службового роз­слідування, перевірки скарг, заяв та ін. Він повинен мати заголовок, з якого було б зрозуміло, у зв'язку з чим він складений; преамбулу, в якій вказується посада, спеціальне звання, прізвище, ініціали, предмет розгляду у формі діє­прислівникового звороту, наприклад: «розглянувши скар­гу» (подання прокуратури, певні матеріали тощо) і прису­док «встановив:...» Після слова «встановив», яке розміщує­ться на окремому рядку, викладаються встановлені факти і висновки з них. Потім звичайно вживається фраза «виходя­чи з вищевикладеного, вважаю за доцільне:...» і перерахо­вуються пропозиції щодо вирішення питання, у зв'язку з

152

яким складено висновок. Висновок підписується особою, яка його склала, та затверджується керівником, який дору­чив цій особі проведення службового розслідування (пере­вірки).

Листи поділяються на запити, прохання, відповіді, інформації і супровідні листи. Текст перших чотирьох ка­тегорій листів складається з двох частин: констатуючої або мотивуючої, в якій описуються факти, що були підставою для написання листа, і основної, в якій викладаються ви­сновки, пропозиції, прохання, рішення. Як і наказ або вка­зівка, лист повинен мати коротке формулювання змісту. Супровідний лист починається зі слів «надсилаю», «повер­таю, далі вказується, що саме надсилається або повертаєть­ся адресату. Лист-відповідь повинен містити посилання на номер, дату і зміст листа-запиту. Замість листа використо­вується також телеграма або телефонограма.

Доповідна записка - це різновид інформаційного листа. Відрізняється від останнього найменуванням («До­повідна записка про... ») і обов'язковою наявністю пропо­зицій.

Довідка відрізняється від листа тим, що не адресує­ться і не містить висновків та пропозицій, а лише описує та підтверджує конкретні факти. Довідка має заголовок.

Рапорт є зверненням до вищої посадової особи. Його обов'язкові складові частини такі: адресування (на­приклад, начальнику УМВС області генерал-лейтенанту міліції П.П. Петренку), найменування («Рапорт»), текст (аналогічно тексту листа), зліва під текстом - дата, справа -найменування посади, спеціальне звання, прізвище, ініціа­ли та підпис особи, яка склала рапорт.

Припис видається керівником працівнику органу для підтвердження наданих останньому повноважень (на­приклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи або наря­ду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо). Припис міс­тить назву органу, яким він виданий («Припис»), дату ви­дання, кому видано, обсяг повноважень цієї особи, строк дії припису, посада, звання, ініціали, прізвище та підпис на­чальника органу, завірений гербовою печаткою.

В управлінській діяльності використовується також акти, огляди, звіти, таблшр, пояснювальні записки тощо.

153

<<>> Документальне оформлення управлінських рішень набуває особливого значення в умовах комп'ютеризації. В основі сучасного управління лежить опанування інфор­маційними технологіями, що забезпечують процес розроб­ки управлінських рішень. Комп'ютеризація органів внутрі­шніх справ охоплює головним чином функціональну діяль­ність і документаційне забезпечення управління - обробку, збереження і пошук інформації. Фактично управління в ор­ганах внутрішніх справ - це збір і оцінка інформації для прийняття управлінських рішень та організація їх вико­нань. Використання комп'ютерів, особливо персональних, дозволяє автоматизувати більшість технічних операцій, ви­вільнити працівників служб управління від рутинної робо­ти, створити умови для їх творчої діяльності, забезпечити зростання результативності праці при значному скороченні трудозатрат на збір, обробку, передачу і використання до-кументаційної інформації, упорядкування документообігу.

За допомогою комп'ютера і програм типу «тексто­вий редактор» можливо виконувати наступні операції: на­бирати, редагувати і запам'ятовувати тексти, перевіряти правопис, вставляти в документ фрагмент іншого докумен­та, графічне відображення фотографій, малюнків, таблиць, діаграм, аудіовізуальну інформацію, використовувати шаб­лони при підготовці документів.

Все більшого поширення набувають комп'ютерні мережі, розвивається' електронна пошта. Користуючись комп'ютером, можна виконувати різні види робіт з доку­ментами, не тільки їх підготовку і редагування, але й внут­рішнє узгодження, передачу, реєстрацію і контроль вико­нання, а також оперативне і довгострокове збереження.

Комп'ютер дозволяє значно скоротити чисельність персоналу, прискорити прийняття управлінських рішень. Підготовлений виконавцем документ передається на ком­п'ютери інших спеціалістів для правок, узгодження або ви­конання залежно від рішення суб'єкта управління. Практи­ка органів внутрішніх справ по використанню комп'ютерів показує перспективність цього напрямку. Найбільший ефект досягається в тих випадках, коли автоматизація до­кументального оформлення управління проводиться комп­лексно, охоплюючи всі його стадії, а також паралельно з

154

автоматизацією інших управлінських органів внутрішніх справ.

З метою підвищення ефективності роботи апарату управління і відповідальності працівників органів внутріш­ніх справ за виконання службових обов'язків, поліпшення документаційного забезпечення процесу управління, керів­ник органу повинен здійснювати постійний контроль за до­кументообігом, за результатами контролю приймати рі­шення, які в разі потреби оформлюються у вигляді відпові­дних розпорядчих документів.