5.1. Установка компьютерной и факсимильной техники

Автоматизация и широкое применение электронной техники становятся одной из актуальнейших задач в отрасли туризма. Создание мощных компьютерных систем бронирования средств размещения и транспорта, экскурсионного и культурно-оздоровительного обслуживания, внедрение новейшей технологии в сферу туризма, информация о наличии и доступности тех или иных видов поездок, маршрутов, туристского потенциала стран и регионов, весь комплекс этих вопросов с учетом развития интеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности Всемирной туристской организации.

Туризм - информационно насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны для ежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Таким образом, туризм на рынке почти полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации.

Рассматривая вопрос автоматизации работы туристического офиса, приходится констатировать, что число российских туристических компаний, использующих компьютеры по назначению, по-прежнему не превышает нескольких процентов. Для подавляющего же большинства турфирм компьютер так и остается печатной машинкой и инструментом бухгалтера. Тем не менее, агентству и, тем более, оператору, серьезно работающему на рынке, компьютеризации своей работы не избежать.

Те немногие российские туристические агентства, которые подключились к Интернет, уже оценили ее информационные возможности. Интернет предлагает огромное количество необходимой в работе турагентств информации - от адресов гостиниц и расписаний авиарейсов до визовых и таможенных правил и предложений российских и зарубежных туроператоров. Причем любой по объему - от прайс-листов до целых каталогов.

Для установки персонального компьютера и факсимильного аппарата в офисе имеются все предпосылки - сервер, модема для выхода в Интернет, получения и отправки электронной почты и пара информационной и телефонной розеток, так что прибегнуть к услугам специалистов по установке розеток не придется. Три пары подобных розеток установлены через каждые 8 м² площади в отделах приема и отправки. Это очень удобно, так как при перемещениях пользователей внутри офиса не нужно будет прокладывать новые телефонные линии, т.к. они изначально будут находиться на любом рабочем месте. Приобретенный персональный компьютер будет подключен к серверу и главному принтеру.

Для безопасности информации, хранящейся на жестком диске компьютера, и ограничения доступа к нему посторонних лиц, следует установить пароль от проникновения в память посторонних пользователей.

5.2. Создание индивидуальных электронных адресов и установка программы icq

Электронная почта является новым современным средством передачи информации. В отличие от обычной почты, по электронной передаются электронные копии сообщений, файлы, программы, различные данные – то есть информация, обработанная с помощью компьютера.

Основными объектами, составляющими систему электронной почты, являются специальные компьютеры, называемые почтовыми серверами, и компьютеры-клиенты, которые обслуживают физических клиентов. Необходимые компоненты этой системы – специальные программы и протоколы.

Электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, "бумажной" потому, что электронной почтой сообщение в большинстве случаев доставляется гораздо быстрее, чем обычной; стоит это дешевле, для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер; удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола - в файле легче и искать; наконец, экономится бумага.

E-mail (от латинского "electronic mail") является отличным средством общения людей (хотя и ограниченного круга, т.е. обладателей компьютеров с соответствующим обеспечением). Можно с уверенностью сказать, что электронную почту ждёт большое будущее во всех его проявлениях, и что она будет постоянно развиваться и совершенствоваться, что будет приводить к более удобному её использованию.

К аппаратурной поддержке электронной почты прежде всего нужно отнести сам персональный компьютер, потом модем с телефонной связью. Модем и наличие телефона необходимы для соединения с сетью Internet, с последующей работой с электронной почтой.

Если модем внешний, то на его лицевой панели находится восемь световых индикаторов. Хотя их расположение на различных моделях может меняться, их обозначения являются стандартными: MR Modem Ready, TR Terminal Ready, CD Carrier Detect, SD Send Data, RD Receave Data, HS High Speed, AA Auto Answer. Когда модем обнаружит звонок на телефонной линии, этот индикатор замигает.

Созданием индивидуальных электронных адресов для менеджеров компании и установкой ICQ будет заниматься системный администратор ООО «Метеор».

Адрес каждого из менеджеров будет содержать имя менеджера, поэтому письма адресованные тому или иному человеку будут приходить именно на адрес конкретного человека. В свою очередь, посредством пароля, генеральному директору будет доступна переписка каждого из подчиненных. Доступ к почтовому ящику будет допускаться по паролю, придуманному каждым менеджером в произвольном порядке.

Единственное неудобство, с которыми отделы компании ООО «Метеор» столкнутся при создании новых именных электронных адресов заключается в том, что пройдет немало времени, пока все постоянные партнеры и Заказчики начнут пользоваться именно ими.

Для решения этой несущественной проблемы очень полезным и действенным способом также будет установка ICQ, посредством которого осуществляется моментальное общение и деловая переписка с партнерами, если тот находится в сети. Благодаря этому можно моментально решить вопросы, с какими менеджерам компании приходится ежедневно сталкиваться – например, узнать, едет ли группа, как и когда будет осуществлена оплата забронированных туров, уточнить количественный состав экскурсантов и т.д.

Переписка по ICQ является не только средством экономии денежных средств (ведь есть возможность сэкономить на дорогостоящих телефонных переговорах, так как в свою очередь достаточно подключение к сети Internet, а под сеть выделена отдельная телефонная линия), но и времени работы менеджеров.