4. 7 Практичне заняття № 7. Аудит витрат на персонал (частина 1)

Мета заняття: ознайомитись з сутнісною характеристикою витрат на персонал, навчитись класифікувати витрати на персонал за цілями управління, набути практичних навиків з аудиту показники витрат на персонал.

Питання для обговорення

1. Витрати на персонал як об’єкти аудиту персоналу. Класифікація витрат на персонал.

2. Аудит виконання бюджету підприємства за витратами на персонал.

3. Аудит показників витрат на персонал (робочу силу).

Ключові терміни: витрати на персонал, прямі витрати на персонал, непрямі витрати на персонал, вимірювання витрат на персонал, бюджетування витрат на персонал.

Література до теми:

основна: [1; 3–7; 9]; допоміжна: [9; 11; 17–18; 20; 26].

Короткі теоретичні відомості

Витрати на персонал – інтегральний показник, який об’єднує витрати підприємства (установи, організації), понесені на кожному етапі системи управління персоналом: на етапах залучення та планування персоналу, нормування, організації та оплати праці, ділової оцінки, адаптації та плануванні кар’єри працівників, на етапі навчання і просування співробітників, при вивільнення та вирішенні соціальних проблем колективу.

До класифікаційних ознак витрат на персонал належать: а) фази процесу відтворення; б) рівень підходу; в) цільове призначення; г) джерела фінансування; в) характер витрат; д) час відшкодування.

З метою формування собівартості і прибутку витрати можуть бути прямими і непрямими, основними і накладними. До прямих можна віднести заробітну плату основних робітників-відрядників, до непрямих – заробітну плату погодинників, обслуговуючих, допоміжних робітників, адміністрації. Непрямі витрати на персонал неможливо віднести на собівартість конкретного виробу, тому їх сума за звітний період розподіляється за всіма видами продукції пропорційно обраної базі розподілу на основі норм витрати. Основними витратами на персонал є всі виплати, безпосередньо пов’язані з випуском продукції. Накладні витрати поділяються на загальновиробничі, пов’язані з організацією та обслуговуванням виробництва, і загальногосподарські, пов’язані з управлінням підприємством (установою, організацією).

В аудиті існує два підходи до вимірювання витрат на персонал. Перший – витратний підхід. Аудитор намагається виміряти в грошовому обчисленні інвестиційні витрати на поточне утримання персоналу. Це спосіб констатації того, у що обійдеться господарюючому суб’єкту втрата його співробітників. Суть іншого підходу – отримати деяку приблизну оцінку поточної вартості персоналу. Це досягається оцінкою поточної вартості (для господарюючого суб’єкта) окремого працівника, вираженої в гривнях, і її множать на число років, протягом яких робітник, ймовірно, залишиться в якості робочої сили.

Найбільш дієвий інструмент управління витратами на персонал – їх бюджетування. Основна мета бюджетування витрат на персонал – підвищення ефективності роботи організації (підприємства, установи) за допомогою: 1) цільової орієнтації і координації заходів щодо управління персоналом; 2) виявлення ризиків управління персоналом, їх впливу на роботу господарюючого суб’єкта та зниження цього рівня; 3) контролю використання коштів на управління персоналом; 4) підвищення гнучкості, пристосовності до змін у зовнішньому і внутрішньому середовищі.

Приклади розв’язання задач

Завдання. Аудитор має потребу проаналізувати структуру та динаміку витрат на персонал з наступними даними, наведеними у таблиці 4.21:

Таблиця 4.21 – Вихідні дані для аналізу витрат на персонал

Показники	Значення показників
	базисний період	звітний період
Всього витрат на персонал, тис. грн.
в тому числі:
– прямі витрати, тис. грн.	64 039	70 115
– непрямі витрати, тис. грн.	19 234	18 603

Розв’язання:

Для аналізу наявної інформації про витрати на персонал додамо до табл. 4.22 додаткові стовбці й трансформуємо її у табл. 4.22

Таблиця 4.22 – Аналіз структури та динаміки витрат на персонал

Показники	Значення показників				Відхилення
	базисний період		звітний період
	тис. грн.	питома вага, %	тис. грн.	питома вага, %	у тис. грн.	за питомою вагою, %
Всього витрат на персонал	83 273	100	88 718	100	+5445	–
в тому числі:
– прямі витрати	64 039	76,9	70 115	79,0	+6076	+2,1
– непрямі витрати	19 234	23,1	18 603	21,0	–631	–2,1

Висновок: в цілому в досліджуваному періоді витрати на персонал зросли на 5 445 тис. грн. Позитивним чинником для цього служило зростання прямих витрат на 6 076 тис. грн., а негативним – скорочення непрямих витрат на 631 тис. грн. В складі витрат на персонал у досліджуваному періоді переважали прямі витрати. До того ж питома вага цих витрат мала тенденцію до збільшення (+2,1 %). Питома вага непрямих витрат сягала трохи більше 1/5 витрат на персонал, крім того спостерігається тенденція до скорочення їх питомої ваги у складі витрат на персонал.

Практичні ситуації для розв’язання

1. В таблиці 4.23 зіставте різновиди витрат на персонал з їх характеристиками:

Таблиця 4.23 – Вихідні дані для співставлення

Різновид витрат	Сутнісна характеристика
1) прямі витрати	А) поділяються на загальновиробничі, пов’язані з організацією та обслуговуванням виробництва, і загальногосподарські, пов’язані з управлінням підприємством
2) непрямі витрати	Б) змінюються пропорційно обсягу виробництва продукції, тобто залежать від ділової активності підприємства
3) основні витрати	В) на основі норм витрат можуть бути віднесені на собівартість конкретного виробу
4) накладні витрати	Г) не залежать від ділової активності підприємства й лишаються незмінними протягом звітного періоду
5) змінні витрати	Д) не можуть бути прямо розподілені за видами продукції, а лише пропорційно обраній базі розподілу на підставі норм витрат
6) постійні витрати	Е) всі види ресурсів, споживання яких пов’язано з випуском продукції

2. Згрупуйте наслідки бюджетування витрат на персонал в дві колонки: а) переваги бюджетування; б) недоліки бюджетування.

– позитивно впливає на мотивацію і настрій колективу. Дозволяє координувати роботу організації в цілому та її підрозділів на основі аналізу бюджетів;

– протиріччя між досяжністю цілей і їх стимулюючим ефектом: якщо досягти поставлених цілей занадто легко, то бюджет не має стимулюючого ефекту для підвищення продуктивності; якщо досягти цілей занадто складно, то стимулюючий ефект пропадає, так як ніхто не вірить у можливість досягнення цілей;

– служить інструментом порівняння досягнутих і бажаних результатів;

– складність і дорожнеча системи бюджетування.

– допомагає менеджерам низової ланки зрозуміти свою роль в організації; інформує співробітників-новачків про «напрямки руху» компанії, таким чином допомагаючи їм адаптуватися в новому колективі;

– різне сприйняття бюджетів у різних людей (наприклад, бюджети не завжди здатні допомогти у вирішенні повсякденних, поточних проблем, не завжди відображають причини подій і відхилень, не завжди враховують зміну умов; крім того, не всі менеджери володіють достатньою підготовкою для аналізу фінансової інформації);

– дозволяє вчитися на досвіді складання бюджетів минулих періодів. Дозволяє удосконалити процес розподілу ресурсів. Сприяє процесам комунікацій;

– якщо бюджети не доведені до відома кожного співробітника, то вони не чинять практично ніякого впливу на мотивацію і результати роботи, а замість цього сприймаються виключно як засіб для оцінки діяльності працівників та відстеження їх помилок. Бюджети вимагають від співробітників високої продуктивності праці; в свою чергу, співробітники протидіють цьому, намагаючись мінімізувати своє навантаження та ін., що призводить до конфліктів, викликає стан пригніченості, страху, отже, знижує ефективність роботи.

3. Розташуйте наведені нижче етапи розробки бюджету витрат на персонал у правильній послідовності:

– зведення проектів форматів кадрового планування;

– розробка форматів кадрового планування;

– захист бюджету витрат на персонал перед керівництвом;

– визначення статей витрат на персонал;

– затвердження бюджету витрат на персонал;

– розробка бюджету витрат на персонал;

– збір інформації від керівників.

4. Аудитор має потребу проаналізувати структуру (вертикальний аналіз) та динаміку (горизонтальний аналіз) витрат підприємства на персонал з наступними даними, наведеними у таблиці 4.24:

Таблиця 4.24 – Вихідні дані для аналізу витрат на персонал, тис. грн.

Показники	Значення показників
	базисний період	звітний період
Всього витрат підприємства на персонал
в тому числі:
– заробітна плата	44 419	49 355
– витрати на забезпечення працівників житлом	347	208
– обов’язкові відрахування та виплати на соціальний захист	14 783	16 082
– добровільні витрати на соціальний захист	2 568	970
–витрати на професійне навчання	277	203
– витрати на культурно-побутове обслуговування	5 693	1 219
– інші витрати на персонал	1 318	1 282

5. Керівництво господарюючого суб’єкта доручило аудитору провести аналіз структури та виконання планів за такими показниками витрат на персонал, що представлені у таблиці 4.25.

Таблиця 4.25 – Вихідні дані для аналізу витрат на персонал

Показники	Значення показників, тис. грн.
	план	факт
Всього витрат підприємства на персонал
в тому числі:
– витрати на профорієнтацію	449	351
– витрати на пошук і наймання персоналу	1 100	1 196
– витрати на персонал в період адаптації	6 008	6 329
– витрати на персонал в період накопичення потенціалу зростання	75 218	69 942
– витрати на персонал в період досягнення професіоналізму	84 335	95 240
– витрати на персонал у період навчання, підвищення кваліфікації	2 517	2 429
– витрати на персонал в період капіталізації знань внаслідок підвищення кваліфікації	3 841	4 483
– витрати на персонал в період зниження і «морального старіння» професіоналізму	755	578

Теми для підготовки рефератів і презентацій:

1. Аудит витрат на персонал і контролінг витрат на персонал: схожі риси та відмінності.

2. Системний підхід до проведення аудиту витрат на персонал.