Тема 9: Справочно-информационные документы Краткая теоретическая часть

К справочно-информационным документам относятся: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо.

Акт – это документ, фиксирующий фактическое состояние дел.

В именительном падеже указываются:

1. наименование их должностей;

2. наименование представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);

3. фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем при наличии заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последнем в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения.

В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1. председатель или председательствующий;

2. секретарь;

3. присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

4. повестка дня;

5. докладчики по каждому пункту повестки дня.

Справка – документ, содержащий ответ на запрошенную информацию, или подтверждение тех или иных фактов и событий. Могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Докладная записка – адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

Ответь на вопросы:

Какие документы относятся к справочно-информационным?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое акт?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит текст акта?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что в нем указывается? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Продолжите предложение и вставьте пропущенные слова.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается ___________________________________, затем при наличии _________________________, а после этого (в алфавитном порядке) ___________________, последнем в списке указывается ____________________________________.

Что указывается в конце акта?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое протокол?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

На основании чего составляется? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит протокол?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие реквизиты включает протокол?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое справка?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие включает реквизиты?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Кто подписывает справку?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Виды справок?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ставится ли печать на справках?

_____________________________________________________________________________________

Докладная записка – это…

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Реквизиты докладной записки:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Каких бывает видов? Кем подписывается?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Объяснительная записка – это…

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Реквизиты объяснительной записки:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________