Тема 10: Оформление актов, служебных писем Краткая теоретическая часть

Акт – это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.

Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направлены с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий (качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг и т.д).

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.

Договорные письма подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении.

Письма-напоминания – письма, в которых содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные письма – это разновидность письма-извещения, своевременно информированное должностное лицо или организацию о совершившимся факте.

Письма-приглашения – могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату.

Коммерческие письма – составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Структуру делового письма можно разделить на информационную и служебную части.

Служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

а. приветствие,

б. обращение к адресату,

в. лид-абзац,

г. заключительную формулу вежливости,

д. подпись отправителя,

е. постскриптум.

Обязательными реквизитами делового письма являются:

1. Эмблема (логотип) организации;

2. Код по ОКПО;

3. ОГРН организации;

4. ИНН/КПП организации;

5. Наименование отправителя;

6. Справочные данные об организации;

7. Дата;

8. Регистрационный номер;

9. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа;

10. Место составления;

11. Адресат;

12. Заголовок к тексту;

13. Текст;

14. Отметка о наличии приложения;

15. Подпись;

16. Гриф согласования;

17. Оттиск печати;

18. Отметка об исполнителе.

Ответь на вопросы:

Какие бывают акты? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит акт?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что указывается в акте?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое письмо?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заполните таблицу

Классификация официальной переписки

Признак	Группа переписки
Вид связи
Территория
Место в информационном обмене
Завершенность информационного обмена
Положение в системе документооборота
Уровень типизации
Композиция
Отношение к действиям партнеров
Отношение к полноте и точности информации
Тематика
Отношения в иерархии управления
Правовой статус корреспондента
Число адресатов
Количество писем от одного автора
Наличие информации об адресате

Продолжите предложения:

Циркулярные письма - _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Гарантийные письма _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сопроводительные письма _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письма-подтверждения _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Договорные письма _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письма-просьбы _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письма-напоминания _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письма-извещения –

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Информационные письма –

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письма-приглашения – _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Коммерческие письма – _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

«Стандартное» начало делового письма –

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В качестве заключительных слов могут быть приведены следующие фразы: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Части делового письма. Дать пояснения

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что включает служебная часть содержания делового письма?

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дайте определения терминов:

Приветствие –

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Обращение к адресату –

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Лид-абзац –

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заключительная формула вежливости –

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Подпись отправителя –

_____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Постскриптум –

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Обязательные реквизиты делового письма

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________