Вставьте пропущенные в тексте слова

1. Срок хранения дела исчисляют с ___________________

2. Продолжительность хранения документов определена в ______________с указанием __________________различных категорий документов.

3. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, в ведомственных изменять ____________________

4. В зависимости от сроков хранения производится _________________ или оформление дел.

5. Датой дела, содержащего распорядительную документацию, являются _________________ документов.

6. Датой дела, содержащего протоколы, являются даты ____________________

7. Обязательным реквизитом обложки дела является количество листов в деле, которое проставляется на основании _________________

8. Листы дела нумеруют в _________________черным графитным карандашом или механическим нумератором.

9. В дело может быть подшито не более ___________ листов.

10. Номенклатура дел - это систематизированный перечень ________________

с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

11. Номенклатуры дел бывают индивидуальные, _______________ и _________________

12. Номенклатура дел вводится в действие с ______________следующего календарного года.

13. В дело подшивают только ____________документы, подлинники или копии.

Тема 23: Систематизация документов и их хранение Краткая теоретическая часть

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком – этикеткой.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 1,3,5,10,15,50,75 лет и постоянно.

В процессе работы все документы можно подразделить на три группы:

- предназначенные для архивного хранения;

- подлежащие уничтожению;

- необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Ответь на вопросы:

Дело – это _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Номенклатура дел – это

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Основное назначение номенклатуры дел –

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Формирование дел –

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сколько листов должно содержать каждое дело?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие различают формы брошюровки?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что используется для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения?

_____________________________________________________________________________________

Что указывают на обложке каждого дела?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что необходимо сделать для сдачи дел в архив?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что включает в себя оформление дела?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Перечислите сроки хранения документов

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В процессе работы все документы можно подразделить на три группы. Перечислите их.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Кто входит в экспертную комиссию? Каким документом назначаются члены экспертной комиссии?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

На основании чего определяются конкретные сроки хранения дел и документов?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Если ведомственный перечень отсутствует, то каким документом следует руководствоваться? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________