Глава 7 Организация в системе менеджмента

7.1. Организационная структура управления

Любую конкретную группу людей, объединившихся для реализации конкретных целей, можно рассматривать как организацию и исследовать в ней все проходящие организационные процессы. По мнению руководителей, организация может быть плохо либо хорошо организована, однако конкретных критериев для оценки организации управления намного больше.

Можно рассматривать способы организации подразделений, чтобы понять, насколько они соответствуют их будущим задачам. Реализация целей или задач может тормозиться деятельностью отдельных групп фирмы, цели которых не совпадают с целями фирмы. Например, отделы сбыта в некоторых фирмах сформированы по продуктам. Отсюда при сбыте продукции неизбежны противоречия и снижение эффективности работы фирмы.

Можно рассматривать также логику взаимосвязи сотрудников при решении управленческих задач и судить о степени организованности работы.

И наконец, можно рассматривать регламентирующие документы, заставляющие сотрудников выполнять свои функции. В этом случае особое внимание должно быть уделено полноте регламентирующих документов.

Можно рассматривать форму организации управленческой деятельности и приспособляемость ее к меняющимся целям организации.

Из всего сказанного следует, что работа в фирме должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом.

Указанные факторы следует учитывать при построении любой реальной структуры управления в организации.

Для четкой работы организации необходимо следующее:

• цели должны быть понятны всем работникам фирмы;

• система целей должна реализовать глобальную цель;

• информационные каналы связи не должны иметь «узких» мест;

• работники должны иметь четкие рабочие инструкции, регламентирующие их деятельность;

• удовлетворенность в работе должна обеспечиваться выбранной системой мотивации.

Можно сделать вывод, что управление фирмами реализуется в рамках конкретного хозяйственного механизма, в котором различают статику (его организационную структуру) и динамику (протекающие процессы принятия решений).

Структура управления предприятием, или организационная структура управления, — одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.

Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие предприятия как единого целого.

Организационная структура управления определяется так же, как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций она представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми. Ключевыми понятиями организационной структуры управления являются элементы (звенья), связи (отношения) и полномочия.

К элементам структуры относятся отдельные работники, службы и другие звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи — это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления.

Связи в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движения управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность предприятия или ее структурных подразделений. Функциональные связи образуются по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Понятие «•полномочия» означает право на принятие решений. Распределение полномочий делает структуру иерархической. Полномочия разделяются по функциям, по масштабам управления и по объему полномочий деятельности.

Сформулируем правила создания организационной структуры управления.

Для вертикальной иерархии:

1) организационная структура должна быть предельно проста, (чем она проще, тем легче персоналу ее понять);

2) схема организационной структуры должна быть обозрима;

3) каждый работник иерархии должен иметь должностную инструкцию;

4) информационные каналы должны обеспечить передачу информации как в прямом направлении (передача управленческих решений), так и в обратном (контроль исполнения);

5) линии подчиненности и ответственности должны быть четкими, необходимо избегать двойного подчинения;

6) руководство (координацию) всей деятельностью осуществляет высшее руководство;

7) глобальные решения принимаются на уровне руководителей фирмы с учетом возможностей и перспектив ее развития;

8) функции линейного руководства и функциональных подразделений должны быть разграничены.

Для горизонтальной сети:

1) все участники сделки равноправны;

2) все отношения менеджмента и клиента временные;

3) основным критерием является «временная взаимозависимость»;

4) решения принимаются функциональными собраниями типа «круглый стол»;

5) формирование и координация сети обеспечиваются менеджментом.

Реализация указанных правил позволит проектировать наиболее эффективную структуру управления фирмой.