11.3. Информация как ресурс менеджмента

Современное общество живет в эпоху информатизации. Под информатизацией общества понимается повсеместная реализация мер обеспечивающих возможность своевременного получения и использования полной и достоверной информации во всех областях знаний и видах человеческой деятельности. Предполагается, что информатизация общества повысит обоснованность и эффективность принимаемых на всех уровнях управления решений, а следователь но, и уровень развития науки и экономики и в конечном счете качество жизни людей.

Управление, которое трактуется кибернетикой как воздействие на систему, ведущее к достижению поставленной цели, — это процесс информационный, поскольку взаимосвязь двух основных подсистем любой системы управления (управляющей и управляемой) осуществляется при помощи информации. Поэтому в современных организациях крайне важным условием успешного управления стало информационное обеспечение.

Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных решений.

Сегодня к известным видам ресурсов любой организации — материальным, трудовым, энергетическим, финансовым — прибавился новый, ранее не учитываемый — информационный.

Небывалый рост объемов информационных потоков и развитие современной микропроцессорной техники, интегрированных сетей связи, новых информационных технологий привели к бурному подъему индустрии переработки информации и появлению новой науки — информатики. Информатика — это научно-практическое направление исследований, занимающееся анализом информационных процессов. Информатика охватывает как теоретический аспект проблемы — методологию информационной деятельности в условиях массовой компьютеризации, так и прикладной — технологию эффективного применения компьютерной техники для решения конкретных задач. Предметом информатики как науки является информационная технология.

Информационная технология — это система методов и средств получения, передачи, обработки, хранения и распространения информации. По сути, под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т.п.), способы их взаимодействия, а также определенные методы организации работы с информацией.

Информация очень разнообразна по содержанию и в зависимости HI вида деятельности, в которой используется, может классифицироваться (правда, довольно условно) как научная, производственная, экономическая, медицинская, демографическая, юридическая и т.д. Каждый из видов информации имеет свою смысловую ценность, требования к точности, достоверности и оперативности отражения фак- и)в, определенные формы представления и фиксации на физическом носителе, а следовательно, и свои технологии обработки.

Современная компьютерная технология обработки информации требует ее определенной формализации. Информация, представленная в формализованном виде, получила название «данные».

Статическое состояние информации связано с ее более или менее продолжительным организованным хранением и накоплением в базах данных. Под базой данных понимается вся необходимая для решения определенного класса задач информация, записанная на машинных носителях и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое состояние информации — это ее движение в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

В деятельности крупных организаций, особенно имеющих региональную структуру, передача оперативной и достоверной ин-формации становится первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. Поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи в единую внутрифирменную сеть.

Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из трех основных элементов:

1) технические средства обработки информации (компьютеры);

2) внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи);

3) собственно информация, зафиксированная на соответствующих носителях.

Создание ВИС базируется на следующих основных принципах:

• унификации и многократности использования информации, что позволяет существенно сократить дублирование и ограничить количество используемых показателей, уменьшить объем информационных потоков и повысить степень использования информации;

• совместимости (технической, программной, организационной) отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающей надежность ее функционирования и снижающей затраты ми создание и модернизацию;

• многовариантности расчетов в процессе подготовки и принятия управленческих решений, дающей возможность их оптимизации.

Проектирование, создание и использование в организации внутрифирменной информационной системы направлены на достижение следующих важнейших целей:

• автоматизацию административно-управленческого труда на основе использования информационной технологии;

• повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повышения качества используемой информации;

• создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режиме;

• непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.

• К основным функциям ВИС можно отнести:

• определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания и объема;

• разработку программного обеспечения, создание и использование банков данных;

• определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию;

• координацию всех работ по информационному обслуживанию;

• Автоматизированную обработку и выдачу документов и текстовой информации;

Основным компонентом информационной системы являются технические средства. Они развиваются и обновляются такими высокими темпами, что, несмотря на сравнительно короткую историю их применения в практике менеджмента, в ней уже можно выделить

Несколько этапов:

• этап 1 (1950—1960-е) — создание и использование крупногабаритных ЭВМ, специализированных систем передачи данных, централизованной формы хранения, обработки и доступа к информации;

• этап 2 (1970-е) — бурное развитие электроники, создание микропроцессоров и их использование в разнообразных производственных, транспортных и других системах, миниатюризация средств вычислительной техники и широкое применение мини- и микро ЭВМ, а чуть позже — появление первых персональных компьютеров;

• этап 3 (1980—1990-е) — создание массового производства дешевых общедоступных персональных компьютеров и их широчайшее применение во всех сферах человеческой деятельности, а также формирование глобальной (Интернет) и национальных компьютерных сетей. Именно этот этап стал началом перехода к постиндустриальному информационному обществу.

По данным ряда исследовательских организаций, количество компаний, использующих в своей деятельности интернет-технологии, выросло со 150 тыс. в 1995 г. до 2 млн в 2000 г., а рынок программного обеспечения и услуг в Интернете — с 7,5 млрд долл. в 1996 г. до 32 млрд в 2001 г. К началу XXI в. удельный вес подключенных к Интернету компьютеров в мире вырос вдвое, составив 39%.

Уже сейчас большинство коммерческих организаций имеют представительства в Интернете, однако далеко не все задумываются об их эффективном использовании. Между тем эффективное использование интернет-технологий станет в ближайшей перспективе одним из важнейших факторов возможности успешного развития компаний.

Информационные технологии все более широко охватывают не только управленческие, но и непосредственно производственные процессы, становятся все более эффективными, обеспечивают возможность создания не только автономных, но и интегрированных компьютерных систем.

Интегрированная компьютерная система — это создание в рамках организации унифицированного информационного потока, объединяющего в единый процесс научные исследования и разработки, производство, сбыт, финансы и другие области хозяйственной деятельности и функции менеджмента коммерческой фирмы.

Выводы

1. Решение — это выбор альтернативы. Необходимость принятия решений объясняется сознательным и целенаправленным характером человеческой деятельности, возникает на всех этапах процесса управления и составляет часть любой функции менеджмента.

2. Принятие решений (управленческих) в организациях имеет ряд отличий от выбора отдельного человека, так как является не индивидуальным, а групповым процессом.

3. На характер принимаемых решений огромное влияние оказывает степень полноты и достоверности информации, которой располагает менеджер. В зависимости от этого решения могут приниматься в условиях определенности (детерминированные решения) и риска или неопределенности (вероятностные решения).

4. Комплексный характер проблем современного менеджмента требует и комплексного, всестороннего их анализа, т.е. участия группы менеджеров и специалистов, что приводит к расширению коллегиальных форм принятия решений.

5. Принятие решений не одномоментный акт, а результат процесса, имеющего определенную продолжительность и структуру. Процесс принятия решений — циклическая последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и включающихся в анализе ситуации, генерации альтернатив, выборе из них наилучшей и ее реализации.

6. Даже после того как решение принято и реализовано, ПГТР не может считаться полностью завершенным. Не следует забывать, что решение всегда носит временный характер, поэтому необходим этап контроля и оценки результатов решения, выполняющий функцию обратной связи и позволяющий своевременно корректировать или принимать новые решения.

7. Для повышения обоснованности и объективности принимаемых решений менеджеры могут применять различные методы их разработки и оптимизации, основные из них — методы моделирования (модели теории игр, теории очередей, управления запасами, линейного программирования, статистические модели) и методы экспертных оценок. Область их применения определяется в основном характером решаемых проблем и условиями принятия решений.

8. С точки зрения технологии управление по своей природе — ин-формационный процесс, поэтому в современных организациях важным условием их успеха стало информационное обеспечение, под которым понимается создание системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия управленческих решений.

9. Для современного менеджмента в целях информационного обеспечения характерно применение (особенно в крупных организациях) внутрифирменной информационной системы (ВИС), основными элементами которой являются технические средства обработки информации (компьютеры), каналы связи и сама информация, зафиксированная на определенных носителях.

10. Для повышения эффективности использования ВИС при их создании необходимо следовать таким принципам:

• унификация и многократность использования информации;

• совместимость подсистем и отдельных элементов ВИС;

• многовариантность расчетов.

11. С помощью ВИС организация способна достичь следующих основных целей:

• автоматизации административно-управленческого труда;

• непрерывного развития и совершенствования технологии ин-формационного обслуживания;

• создания эффективной системы хранения, обновления, обработки и доступа к информации как в централизованном, так и в де-централизованном режиме;

• повышения оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижения уровня их риска.

12. Современные информационные технологии все более широко охватывают не только управленческие, но и сами производственные процессы, обеспечивая возможность создания интегрированных компьютерных систем, объединяющих в единый информационный процесс научные исследования, разработки, производство, маркетинг, финансы и другие сферы хозяйственной деятельности и функции коммерческий организации.