Тема 4. Обзор ресурсов эис

4.1. Информационное обеспечение эис

Любая ЭИС состоит из функциональных и обеспечивающих подсистем. К обеспечивающим подсистемам ЭИС относятся: информационное; техничес­кое; программное; технологическое; организационное; лингвистическое; эргономическое; математическое; кадровое; правовое;

Рассмотрим наиболее важные из них: информационное, техническое и программное обеспечения ЭИС.

Информационное обеспечение - совокупность унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

В ходе проектирования информационного обеспечения, выполняемого совместно с пользователями - экономистами, осуществляются следующие работы:

• определяется состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

• разрабатываются различные классификаторы и коды, изучается возможность использования общегосударственных классификаторов:

• выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки:

• ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных и его организации; проектируются формы вывода результатов обработки.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная задача - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. С этой целью разработаны стандарты, в которых устанавливаются требования к унифицированным системам документации.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации.

Схемы информационных потоков обеспечивают:

• исключение дублирующей и неиспользуемой информации:

• классификацию и рациональное представление информации. Методология построения баз данных включает в себя два этапа:

1-й этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью выяснения специфики ее деятельности:

2-й этап - построение концептуальной модели данных для обследованной на первом этапе сферы деятельности.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

• ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

• выявление движения информации, представленной для анализа в виде схем информационных потоков, от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления;

• совершенствование системы документооборота;

• наличие и использование системы классификации и кодирования;

• владение методологией создания концептуальных моделей, отражающих взаимосвязь информации;

- создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Информационное обеспечение - важнейший элемент информационной системы. В теории экономических информационных систем информационное обеспечение принято делить на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Системы показателей данной предметной области, системы классификации и кодирования, документация, потоки информации образуют внемашинное информационное обеспечение.

Внемашинная информационная база служит источником формирования внутримашинной информационной базы. Наиболее важными вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной области являются:

- определение состава документов, содержащих необходимую информацию для решения задач пользователя:

- определение форм документов и структуры информации (выявление структурных единиц информации и их взаимосвязей);

- классификация и кодирование информации, обрабатываемой в задачах пользователя, разработка инструктивных и методических материалов по ведению документов и подготовка информации для обработки.

В процессе подготовки документов необходимо составить описание форм документов и их реквизитов, значения которых должны вводиться с документов в компьютер. Документы являются основными носителями информации во внемашинной сфере. Документы в соответствии с функциями управления подразделяются на нормативно-справочные, плановые и другие документы условно-постоянной информации, мало изменяемой во времени, и документы оперативной, учетной, первичной информации, фиксирующей протекание тех или иных процессов. На рис. 4.1. указаны некоторые виды документов той или другой группы.

Рисунок. 4.1. Некоторые виды документов

По характеру возникновения документы делятся на первичные, содержащие исходные данные, и производные, содержащие результаты обработки информации других документов. По роли в общей технологии обработки данных документы разделяются на:

• документы, используемые для первоначальной загрузки внутримашинной информационной базы (вся нормативно-справочная и другая условно-постоянная информация);

• документы для ввода оперативной (учетной) информации;

• извещения об изменении, периодически поступающие для корректировки ранее введенной информации и поддержания внутримашинной информационной базы в актуальном состоянии;

• запросные документы, содержащие условия поиска данных, и документы, инициирующие выполнение задач.

Все документы характеризуются наименованием, отражающим содержание документа, и формой, определяющей структуру документа.

Документы оформляются и заполняются в установленном порядке. Каждый документ имеет постоянную часть, которая определяется формой (макетом). Форма документа отображает структуру информации, содержащейся в документе, и определяет состав, название и размещение реквизитов, входящих в документ. Для выявления структуры информации важны две части: заголовочная (шапка) и содержательная. В шапке обычно содержится код формы, указаны название (вид) и номер документа, дата заполнения, общие данные для всего документа. Содержательная часть, может быть, простой, когда реквизиты имеют единственное значение, табличной в виде многострочной таблицы с наименованием реквизитов в заголовке колонок и множеством значений реквизита в столбце. Часто документ имеет комбинированную форму.

Примерами документов с табличной частью являются всевозможные справочники, номенклатура - ценник, плановые документы, приходно-расходные документы.

Классификаторы экономической информации - систематизированные своды наименований объектов, признаков классификации и их кодовых обозначений.

Работу по созданию классификаторов следует производить в такой последовательности: определить перечень номенклатур, подлежащих классификации и кодированию; установить перечень позиций каждой номенклатуры; выбрать метод классификации; классифицировать, т.е. делить заданное множество (номенклатуру) на подмножества (классификационные группировки) в соответствии с выбранным методом классификации; выбрать метод кодирования; кодировать, т.е. присвоить кодовые обозначения (коды) объектам классификации, признакам классификации и классификационным группировкам в соответствии с выбранным методом кодирования; рассчитать контрольные знаки кодов; составить классификатор и размножить его в нужном количестве экземпляров

Для классификации экономической информации используют, как правило, два метода: иерархический и фасетный.

Иерархической системой классификации называется такая система клас­сификации, когда деление множества делится на подчиненные подмножества. (Например, ВУЗ-> Факультет-> Деканат).

Фасетная система классификации - это деление множества на независимые подмножества или деление по независимым признакам. (Например, пол, национальность, семейное положение).

Код - условно-сокращенное обозначение номенклатур. Система кодирования - это строго определенный порядок присвоения условных обозначений единицам информации.

Кодирование производится следующими методами:

• порядковым (присвоение идет по порядку номеров):

• серийным (серийно-порядковым) - выделение определенных серий порядков номеров, при этом в каждой серии предусматривается резерв;

• последовательным - кодирование зависимых признаков классификации в иерархическом порядке;

• параллельным - кодирование независимых признаков.

При построении порядкового кода нужно установить количество всех позиций (объектов кодирования), определить длину кодового обозначения присвоить каждой позиции порядковые номера.

Например:

Построить порядковый код студентов группы ИС-31, который позволил бы различать их по фамилиям в алфавитном порядке.

Список группы:

1. Аршкенов Б.

2. Аскарова С.

3. Браун А.

4. Горина С.

5. Даркимбаев А.

6. Иванова О.

7. Игнатова О.

8. Качикин С.

9. Мустафин Ж.

10. НабиеваД.

Определим значность (длину) кода, исходя из общего количества студентов.

В примере значение кода будет состоять из двух знаков: 10-ХХ, XX -десятки, X - единицы. Следовательно, кодирование производится по порядку от 01 до 10 без пропуска номеров.

1. Аршкенов Б. 01

2. Аскарова С. 02

3. Браун А. 03

4. Горина С. 04

5. Даркимбаев А. 05

6. Иванова О. 06

7. Игнатова О. 07

8. Качикин С. 08

9. Мустафин Ж. 09

10. НабиеваД. 10

Серийно-порядковый метод кодирования предполагает выделение определенных серий порядковых номеров для классификационных группировок множества. В каждой серии предусматривается резерв номера для кодирования вновь появившихся объектов в соответствующей классификационной группировке.

Например:

На оптовой базе имеется 3 группы товаров:

Галантерея - 115 (номенклатур)

Обувь - 82

Трикотаж - 320

Построить код товара, используя серийную систему кодирования, предусмотрев при этом резерв 20 % от каждой номенклатуры.

Решение

Всего 517(115+82+320) номенклатур, следовательно, значение кода равно - XXX.

В первой номенклатуре резерв будет составлять 115*20/100=23

Во второй - 16

В третьей - 64

Следовательно, серийный код товаров будет выглядеть следующим образом:

галантерея 001 -115 резерв 116-138

обувь 139-220 резерв 221-236

трикотаж 237-556 резерв 557 - 620.

При последовательном методе кодировании коды образуются путем кодирования зависимых признаков классификации в иерархическом порядке.

Длина кода зависит от числа признаков.

Например:

Спроектировать кол табельных номеров работников молочного завода по последовательной системе кодирования.

1. Сыро-творожный отдел - 7 человек.

2. Упаковочный цех - 6 человек

3. Отдел холодильников - 12 человек.

Решение:

Сначала необходимо определить количество знаков цехов, их всего 3, следовательно, отделам присваивается X - однозначный код.

Затем определить общее количество работников. Общее количество равно 25 человек, т.е. XX знака. Следовательно, код табельного номера состоит из XXX знаков: первый X показывает на отдел, а остальные XX - на порядковый номер работника.

Давайте рассмотрим на примере сыро-творожного отдела.

101 - показывает, что работник работает в сыро- творожном отделе и порядковый номер 01.

102

103

….

107

201

и так далее по условию задачи.

Параллельный метод кодирования применяют для кодирования независимых признаков классификации. При этом закодированные признаки располагаются в произвольном порядке. Иногда признаки можно объединить в группы - фасеты по подчиненности или логической связи.

Например:

Имеется 12 цехов на предприятии. В самом крупном цехе работает 120 человек, а в остальных 40-60 человек.

Построить код работника, который позволил бы показать, в каком цехе он работает, пол и индивидуальный номер.

Решение:

Цех: 12

XX

Пол: М-1

Ж-2

X

В самом крупном цехе: 120

XXX

Необходимо построить параллели для решения задачи:

Например:

011005 означает код работника, который работает в первом цехе, мужчина, его индивидуальный номер 005.

022035 означает код работника, который работает во втором цехе, женщина, ее индивидуальный номер 035 и так далее.

Различные массивы данных (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие разную степень организации составляют внутримашинное информационное обеспечение.

Внутримашинное информационное обеспечение (ИО) включает все виды специально организованной информации, представленной в вид, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Состав и структура внутримашинного ИО определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействием между ними, развитием их во времени.

В зависимости от используемых программных средств организация массивов может иметь свои особенности. Информационные массивы могут быть организованы в виде отдельных независимых файлов (файловая организация) или быть в составе базы данных, являющейся интегрированной совокупностью взаимосвязанных массивов.

Терминологически понятия «файл» и «массив» близки по содержанию. И тот и другой представляют собой совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации. Однако для файла точно определено место его расположения - магнитный диск, а массив информации может быть расположен в памяти ЭВМ или представлен совокупностью однородных бумажных документов.

Назначение массивов зависит от задач, стоящих перед информационными технологиями и отражает их специфику. Массивы бывают постоянные, текущие (переменные), промежуточные, выходные, хранимые, поисковые, служебные.

Независимыми массивами с файловой организацией могут быть первичные массивы, формируемые непосредетвенно с документов на этапе предбазовой обработки. Такие массивы после проверки их корректности и устранения ошибок далее могут быть загружены в БД.

Файлы, которые создаются в прикладных программах пользователя, написанных на алгоритмическом языке, также относятся к этому виду ор­ганизации данных в внутримашинной сфере. При этом описание логической структуры файлов и параметры их размещения на машинных носителях содержатся в каждой прикладной программе обработки этих файлов. В этих же программах предусмотрено их создание и корректировка. При файловой организации массивов трудно обеспечить актуальное состояние данных, их достоверность и непротиворечивость, т.к. существует жесткая привязка данных к программе, не предусматривается установление связи между файлами. Пофайловый подход отвечает принципу локальной организации данных, используется при незначительных объемах информации, имеет ориентацию на отдельные несложные задачи.

При увеличении объемов информации для многоцелевого применения и эффективного удовлетворения информационных потребностей различных пользователей используется интегрированный подход к созданию внутримашинного ИО. При этом данные рассматриваются как информационные ресурсы для разноаспектного и многократного использования. Внутримашинное информационное обеспечение проектируется на принципе интеграции в виде базы и банка данных.

База данных (БД) - это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.

Банк данных (БнД) - это автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных (СУБД).

Преимущества (или особенности) банковской организации данных:

• непротиворечивость и целостность информации;

• интегрированное хранение данных;

• многоцелевое использование информации;

• сокращение избыточности хранимых данных;

• возможность обращения к БнД не только при решении заранее предопределенных задач, но и с нерегламентированными запросами;

• независимость прикладных программ от данных;

• наличие специальных языковых и программных средств для организации хранения, корректировки и доступа к данным:

• сокращение затрат на создание, хранение данных, поддержку их в актуальном состоянии;

• возможность работы с БД не только профессионалов, но и практически любого.

Требования к БнД:

• адекватность отображения предметной области (полнота, целостность, непротиворечивость, актуальность данных);

• возможность взаимодействия пользователей разных категорий и в разных режимах, обеспечение высокой эффективности доступа для разных приложений;

• дружелюбность интерфейсов и малое время на освоение системы;

• обеспечение секретности;

• обеспечение взаимной независимости программ и данных;

• надежность функционирования БнД, защита данных, возможность быстрого и полного восстановления данных в случае их разрушения;

• динамичность данных;

• способность к расширению;

• гибкость и адаптивность структуры баз данных;

• совместное использование данных для решения большого круга задач, в т.ч. и новых;

• удобство доступа к данным.

Организация данных в виде банка данных и баз данных решает целый ряд проблем:

• отпадает необходимость в каждой прикладной программе детально решать вопросы организации файлов;

• устраняется многократный ввод и дублирование одних и тех же данных;

• не возникает проблемы изменения прикладных программ в связи с заменой физических устройств или изменения структуры данных;

• повышается уровень надежности и защищенности информации;

• уменьшается избыточность данных.

Технология баз и банков данных является в современных условиях ведущим направлением организации внутримашинного информационного обеспечения.