Реквізити документів та їх оформлення

Документи українського справочинства складаються згідно з усталеними нормами та правилами. Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Реквізит (лат. – необхідне, потрібне) – обов’язкові дані як елемент вірного оформлення офіційних документів. Для кожного документа є свої усталені норми наявності та розташування реквізитів.

Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка; змінні – фіксують на бланка в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розташованих у встановленій послідовності на бланку, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови, що встановлює формат, розміри, реквізити.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, що містять трафаретний текст.

Бланк документа – це однотипна форма документа з надрукованою постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланки виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного з 1 вересня 2003р.

Для багатьох документів характерні такі реквізити:

1. Державний герб

2. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа.

3. Назва структурного підрозділу.

4. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса,номер телефону (факсу).

5. Назва виду документа.

6. Дата.

7. Посилання на індекс та дату вихідного документа.

8. Адресат.

9. Заголовок до тексту.

10. Текст документа.

11. Відмітка про наявність додатка.

12. Підпис.

13. Печатка.

14. Резолюція (напис, зроблений керівником установи на документі, що містить вказівки щодо виконання цього документа).

Текст як реквізит документа

Основою службового документа є текст – головний реквізит документа, що відображає його зміст. Тому підготовка текстової частини - одна з найважливіших операцій у документації та діловодстві.

Досконалий текст відзначають:

• достовірність (викладені в ньому факти відображають реальний стан справ);

• точність мовлення і логічність висловлювання (точне і правильне вживання слів, словосполучень, грамотна побудова речень);

• аргументованість і переконливість (положення, прохання, пропозиції мусять бути належним чином аргументовані і переконувати адресата в доцільності їх прийняття чи виконання);

• емоційна нейтральність і відсутність індивідуальних особливостей стилю автора.

Умовно композицію кожного документа можна розмежувати на зовнішню та внутрішню.

Композиція тексту документа
Завнішня	Внутрішня
Визначається типовим формуляром, який регламентує склад обов’язкових елементів (реквізитів) та логічну схему документа, тобто таке розташування його частин, при якому створюються найкращі умови при роботі з документом. До зовнішніх композиційних елементів належать реквізити, типовий формуляр, а токож рубрикація. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї від іншої за допомогою заголовків, нумерації та ін. Найпростішою рубрикою є абзац, тобто відступ вправо на початку першого рядка тексту, об’єднаного однією мікротемою. Поділ тексту на абзаци має практичне значення: це допомагає читачеві робити невеликі паузи, вдумуючись у зміст попередньої частини тексту чи готуватися до сприйняття іншої.	Визначається логікою побудови тексту, порядком викладу матеріалу у смисловій послідовності. Текст будь-якого документа повинен складатися не менше, ніж з двох основних частин. У першій повідомляється обґрунтування чи підстава складання документа, у другій – пропозиції, рішення, розпорядження, висновки чи прохання. У вступі зазначаються причини та безпосередній привід для складання службового документа. У цій частині тексту нерідко роблять посилання на інші, раніше отримані документи, які стали підставою для створення нового. У доказах зазначається сутність питання, наводяться факти, цифрові дані для його обґрунтування. Доказ повинен переконувати в необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги. Висновки – головна логічна складова, в якій формулюється основна мета документа, його найважливіша суть, пропозиція, погодження, відмова.