Пояснювальна записка

Цей термін використовують для назви двох документів:

• вступна частина основного документа ( плану, програми, звіту, проекту тощо), в якому обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

• документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи ( найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи ).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім’я, по батькові ( при потребі – домашня адреса ) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записку направляють за межі установи, то її оформляють на бланку і реєструють.

Зразок 1

Директорові історичного факультету

проф.. Бортку П.Д.

викладача кафедри

української мови

Романенко Наталії Василівни

Пояснювальна записка

Студенти 33-ї групи історичного факультету запізнилися на практичне заняття з історії України ( 4 пара ) тому, що відвідували музей Книги і друкарства, екскурсію до якого було організовано кафедрою української мови.

2008. Підпис

Зразок 2

Пояснювальна записка №12

07.01.2008

Про порушення виробничої дисципліни

15 вересня 2008 року під час першої заміни виникла аварійна ситуація з вини працівника цеху №2 Довженка А.П., який порушив правила експлуатації устаткування.

Вважаю, що необхідно вжити суворих заходів дисциплінарного впливу щодо Довженка А.П.

Начальник цеху №2 ( підпис ) Б.Р.Хайров

Запрошення

Це документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Звертання до адресата.

3. Текст, у якому вказуються:

• дата й час події;

• місце;

• порядок денний, тематика події;

• прізвища, ініціали доповідачів з кожного питання;

• прізвище, ініціали й телефон відповідальної особи;

• маршрут проїзду;

4. Підпис.

5. Печатка.

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.

Зразок

Шановні абітурієнти!

Запрошуємо Вас до Національного педагогічного університету імені М.П. Драгоманова з нагоди проведення Дня відкритих дверей, який відбудеться 27 березня 2008 року о 13.00 в актовому залі центрального корпусу університету за адресою: вул.. Пирогова, 9 ( ст.. м. « Університет» ).

Приймальна комісія