7.5. Контроль адміністративних витрат та витрат на збут продукції

У структурі витрат основної діяльності підприємства адміністративні витрати становлять до 60 %.

До адміністративних витрат належать загальногосподарські витрати, які пов’язані з управлінням підприємницької діяльності, а саме: на оплату праці адміністративного та загальногосподарського персоналу, на службові відрядження цих працівників, на утримання основних засобів та інших необоротних матеріальних активів загальногосподарського призначення (операційна оренда, страхування майна, амортизація, охорона, опалення, водопостачання тощо), на послуги зв’язку, податки (крім таких, які включаються у виробничу собівартість), загальні корпоративні витрати, витрати на юридичні та інші професійні послуги, інші витрати загальногосподарського призначення. Особливість витрат цієї групи полягає в тому, що вони не включаються в собівартість продукції, робіт, послуг і відображаються у звітному періоді їхнього виникнення на рахунку 92 «Адміністративні витрати», а наприкінці кожного місяця списуються з кредиту цього рахунку на фінансові результати (рахунок 79).

Під час контролю адміністративних витрат ревізор керується П(С)БО 16 «Витрати».

Джерелами інформації для контролю адміністративних витрат є дані журналу 5 за дебетом рахунку 92 «Адміністративні витрати» та відповідної відомості аналітичного обліку за цим рахунком, первинних документів, групувальних відомостей і листків-розшифровок щодо розподілу витрат за призначенням (наприк­лад, амортизація основних засобів, опалення, освітлення, водопостачання, зв’язок і т. ін.).

Напрями ревізії:

1. оцінка виконання кошторисів адміністративних витрат за звітні періоди;

2. перевірка обґрунтованості, достовірності, правомірності включення до групи адміністративних витрат у цілому та за статтями витрат (на оплату праці, збори на обов’язкове соціальне страхування, нарахування амортизації, послуги зв’язку, кому­нальні послуги, представницькі витрати та ін.);

3. перевірка правильності відображення адміністративних витрат у поточному бухгалтерському та податковому обліку.

Контроль правомірності включення до групи адміністративних витрат здійснюється методом нормативно-правової перевірки на відповідність вимогам П(С)БО 16 «Витрати».

Контроль обґрунтованості адміністративних витрат щодо обсягу та їх достовірності проводиться при вивченні первинних документів по суті відображених господарських витрат за їхніми видами (системи витрат), використовуючи методичні прийоми аналізу даних окремих показників, за якими визначається достовірність документів, логічної перевірки взаємозв’язку з підприємницькою діяльністю, техніко-економічних розрахунків.

Якщо підприємство здає в оренду виробничі приміщення (особливо, якщо це підприємство державної форми власності), разом з перевіркою обсягів доходу від оренди проводиться інвентаризація та обстеження всіх приміщень для визначення наявних орендованих площ з подальшим вивченням умов договорів оренди щодо відшкодування комунальних та інших госпо­дарських витрат на їхнє утримання. На підставі даних поточного обліку про розподіл цієї групи витрат треба визначити, чи не занижені обсяги господарських витрат, які підлягають відшкодуванню орендаторами.

Для узагальнення виявлених порушень щодо адміністративних витрат використовуються матеріали перевірки з розділів конт­ролю розрахунків, у тому числі й з підзвітними особами за службовими відрядженнями, з працюючими по оплаті праці та соціальному страхуванню, контролю основних прямих витрат на виробництво, загальновиробничих витрат і витрат іншої операційної діяльності.

До можливих порушень щодо складу адміністративних витрат може бути віднесене включення витрат, пов’язаних не із загальним управлінням підприємства, а з утриманням соціально-культурних установ, житлового фонду, гуртожитків (тобто завищення валових видатків при розрахунку оподатковуваного прибутку).

У структурі витрат основної діяльності підприємства витрати на збут становлять до 45 %, чим визначається їхня значущість як об’єкта контролю. Витрати на збут, пов’язані з реалізацією (збутом) готової продукції, товарів:

• оплата праці, службові відрядження, комісійні винагороди продавцям та працівникам, які забезпечують збут;

• витрати на рекламу та вивчення ринку;

• витрати на передпродажну підготовку товарів, упакування готової продукції, ремонт тари;

• транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з виконанням договорів постачання з покупцями, гарантійне обслуговування та ремонт, страхування, витрати на утримання основних засобів, пов’язані зі збутом, інші (операційна оренда, амор­тизація, комунальні послуги тощо).

Витрати цієї групи, як і адміністративні витрати, не включаються в собівартість продукції, робіт, послуг, відображаються у звітному періоді їхнього виникнення в журналі 5 за дебетом рахунку 93 «Витрати на збут» і наприкінці кожного місяця списуються в дебет рахунку 79 «Фінансові результати».

Основним нормативним актом, яким керується ревізор під час контролю витрат на збут, є П(С)БО 16 «Витрати».

Контроль витрат на збут здійснюється за такими напрямами:

1. оцінка виконання кошторисів витрат на збут за звітні періоди;

2. перевірка обґрунтованості, достовірності, правомірності вклю­чення до групи витрат на збут у цілому та за статтями витрат. При цьому особлива увага приділяється контролю транспортних витрат. Ці витрати можуть включатися у витрати підприємства за звітний період або відшкодовуватися покупцями. Тому треба вивчати умови складених з покупцями договорів на збут продукції, оскільки можливе завищення витрат за окремими видами поставок;

3. перевірка витрат на тару. Залежно від особливостей транспортування, виду готової продукції вивчаються операції щодо нарахування зносу зворотної тари, списання витрат на тару та збитків по тарі;

4. перевірка витрат на рекламу, гарантійний ремонт;

5. перевірка відображення в аналітичному і синтетичному обліку витрат на збут, їхнє списання на фінансові результати та відображення в податковому обліку як валових витрат звітного періоду. Особливу увагу ревізор звертає на коригування помилок минулих періодів у довідках бухгалтерії про виявлені помилки.

Матеріали ревізій щодо витрат на збут дають змогу визначити такі типові порушення:

а) завищення витрат на рекламу, гарантійний ремонт у податковому обліку валових видатків;

б) включення у витрати на збут вартості зворотної тари;

в) включення у витрати на збут за звітний період транспортних витрат, які підлягають відшкодуванню покупцями, та інші факти неправомірного віднесення витрат до цієї групи;

г) порушення в оформленні первинних документів про витрати цієї групи та в методиці їхнього бухгалтерського та податкового обліку.

Питання та завдання

Перевірити законність, доцільність операцій і правильність їх відображення сум у бухгалтерському обліку.

1. Відомість зведеного обліку витрат на виробництво за травень 200__ р., тис. грн:

1) незавершене виробництво на 1 травня – 40,92;

2) витрати за травень за нормами – 138,20;

3) відхилення від норм (перевитрати) – 7,04;

4) зміни норм (зниження) – 2,20;

5) незавершене виробництво на 1 червня – 21,07;

6) фактична виробнича собівартість випущеної продукції – 162,69.

2. У відомості аналітичного обліку за квітень 200__ р. до складу загальновиробничих витрат включено:

1) витрати внаслідок технічно неминучого браку – 325 грн;

2) витрати на монтаж устаткування, реалізованого покупцям – 4410 грн;

3) оплату робіт із сертифікації продукції – 780 грн;

4) витрати на сплату процентів за кредитами – 12 000 грн;

5) витрати на сплату послуг комерційного банку – 300 грн;

6) нестачі матеріальних цінностей на складах у межах норм природних втрат – 510 грн.

3. На підставі зіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, № 8 секретаря заводоуправління Т. Н. Юрченко від 23.01.200__ р. у складі адміністративних витрат за січень 200__ р. відображено:

1) придбання канцелярського приладдя – 180 грн;

2) відправлення поштової кореспонденції – 122 грн;

3) штраф за безквитковий проїзд у міському транспорті – 50 грн;

4) придбання бланків довіреностей, податкових накладних, бланків звітності на суму 240 грн.

4. Згідно з даними групувальної відомості № 12 і первинних документів до складу витрат на збут за вересень 200__ р. віднесено:

1) витрати на тару та пакування продукції – 4168 грн;

2) витрати на сертифікацію продукції – 910 грн;

3) витрати на доставку продукції – 11 207 грн;

4) штраф за простій залізничних вагонів – 5370 грн.