Загальні риси організації

• наявність ресурсів (людських, матеріальних, технологічних, фінансових, інформаційних);

• залежність від зовнішнього середовища (економічних умов, законів, конкурентів тощо);

• наявність поділу праці (горизонтального й вертикального);

• здійснення певних видів діяльності відповідно до намічених цілей.

Організацію варто розглядати як щось більше ніж сукупність компонентів, зв'язаних між собою за допомогою певних структур.

Сукупність елементів організації й елементів її зовнішнього середовища, розглянутих у їхньому взаємозв'язку, являє собою систему.

Система - це організована безліч взаємозалежних елементів, взаємодіючих між собою й зовнішнім середовищем у процесі досягнення поставлених цілей.

У складі кожної системи можна розрізняти дві тісно взаємодіючі підсистеми – керуючу й керовану. Керуюча підсистема (суб'єкт управління) - це “що” або “хто” управляє, керована (об'єкт управління) – “чим” або “ким” управляють.

Суб'єкт і об'єкт управління взаємодіють за допомогою каналів зв'язку, по яких проходять потоки інформації, що представляють собою управлінські впливи й відомості про стан керованого об'єкта.

Управління являє собою процес обміну видами діяльності, у результаті якого система нормалізується й приводиться в стан динамічної рівноваги, що наступає в результаті впливів, спрямованих на противагу обурювальних факторів зовнішнього середовища. Обурювальні впливи виражаються у вигляді відхилень від норм стосовно забезпечення ресурсами (несвоєчасна поставка матеріалів, сировини, комплектуючих, кредитів), а також відхилень у процесі перетворення ресурсів у готову продукцію. Інформація про обурювальні впливи надходить по каналах зворотного зв'язку. В управлінні зворотний зв'язок займає дуже велике значення. Він оцінюється як універсальний механізм регулювання діями систем будь-якого рівня. Зв'язок, за допомогою якого обслуговується апарат управління (суб'єкт), що розроблює управлінське рішення й забезпечує його передачу на об'єкт управління для подальшої реалізації, називають прямим зв'язком.

ПРОЦЕС

ВХІД ПЕРЕТВОРЕННЯ ВИХІД

Матеріали, капітал, робоча сила (трудові ресурси), інформація

Продукція або послуги. Прибуток. Соціальна відповідальність. Освоєння ринку. Забезпечення працівників тощо.

Обробка і перетворення входів

Рис . Процес функціонування організації як відкритої системи

Вхід системи - являє собою потік ресурсів, що надходять до об'єкта управління, і потоки інформації про ресурси, фактори зовнішнього середовища й операціях, здійснюваних в об'єкті. Ці потоки інформації надходять до суб'єкта керування (апарат управління). Вхід обробляється відповідно до встановленого порядку здійснення операцій.

Процес перетворення - складається з обробки, виконання операцій з ресурсами та інформацією.

Вихід системи - це можуть бути управлінські рішення, що є результатом обробки інформації; корисні продукти (товари, знання, послуги), одержувані в результаті переробки ресурсів.

При ефективному управлінні у процесі перетворення входу створюється додаткова вартість. Внаслідок цього виникають багато можливих додаткових виходів, такі як збільшення розміру об’єкту, прибутку, продажу, частки ринку та реалізації соціальної відповідальності. Керівники повинні знати, які бувають змінні чинники в організації, як та коли вони діють, використовувати теорію у процесі управління. Адже організація складається з багато чисельних взаємозалежних підсистем, які взаємодіють із зовнішнім середовищем.

Всім менеджерам варто чітко розуміти й оцінювати середовище, у якому вони працюють. Без цього розуміння вони не перейматимуться ані соціальними, ані правовими аспектами понаднормової роботи працівників або «добровільно» не братимуть участі у доброчинних проектах.

Середовище організації в менеджменті класифікуються в такий спосіб: виділяють зовнішнє й внутрішнє середовище.

Рис . Середовище організації

Зовнішнє середовище складається із двох основних частин: загального середовища й робочого середовища. Розглянемо кожну з них детально:

Загальне середовище – це сукупність чинників навколо організації, що створюють її загальний контекст. Аналіз загального середовища передбачає вивчення трьох найбільш важливих умов:

1) Економічні умови - це загальний стан і життєздатність економічної системи, у якій функціонує організація. Особливо важливими умовами для бізнесу є загальне економічне зростання, інфляція, відсоткові ставки та рівень безробіття.

2) Технологічні умови стосуються методів перетворення ресурсів на товари та послуги. Хоча технологію застосовують всередині організації, наявність та характер її забезпечує загальне середовище.

3) Політико-правові умови пов'язані з державним регулюванням бізнесу й співпрацею між бізнесом і урядом. При цьому, правова система частково визначає, що організація може, а що не може робити, діяльність організацій обов’язково підлягає перевірці з боку різних політичних і правових органів. Зрозуміло, що політика уряду на користь чи проти бізнесу теж впливатиме на ділову активність підприємства (у період сприяння уряду розвитку якогось конкретного бізнесу фірмам легше конкурувати й вони мають менше проблем з антимонопольними діями). Також потрібно пам’ятати, що на планування діяльності впливає політична стабільність, жодне підприємство не ризикуватиме побудувати бізнес в іншій країні, доки торговельні відносини з цією країною не будуть обумовленими і стабільними.

Оскільки загальне середовище часто невиразне, неточне і довготривале, то більшість організацій зосереджує увагу на своєму робочому середовищі.

Робоче середовище – це окремі організації та групи за межами конкретної організації, які безпосередньо впливають на неї. Хоча робоче середовище також досить складне, проте воно оперативніше забезпечує потрібною інформацією, ніж загальне, тому що менеджер ліпше визначає чинники середовища, яке становить для організації особливий інтерес, а не бажає мати справу з абстрактними умовами загального середовища. Це середовище складається з:

1) Конкурентами організації є інші організації, які змагаються з нею за ресурси, гроші споживачів.

2) Споживачі - це, ті хто платить гроші для придбання товарів і послуг підприємства.

3) Постачальники - це організації, що забезпечують ресурсами інші організації.

4) Регулювальні органи – це елементи робочого середовища, які мають відповідний статус і право контролювати або впливати на політику та практичну діяльність організації.

5) Стратегічні союзники (партнери) - дві або більше компанії, що працюють разом у спільних підприємствах або пов'язані між собою іншими партнерськими відносинами.

Організації також мають внутрішнє середовище, яке складається з:

1) Власники бізнесу - це люди, що мають законні права на цей бізнес. Це можуть бути окремі особи, які заснували і ведуть малий бізнес; партнери, які спільно володіють бізнесом; інвестори, які купують акції корпорації; інші організації.

2) Рада директорів. Раду директорів обирають власники акцій. Вона наділена повноваженнями з нагляду за загальним менеджментом фірми з метою кращого дотримання інтересів власників.

3) Персонал. Менеджерів особливо цікавить характер робочої сили - кваліфікація, вік, комунікабельність, ініціативність, пунктуальність, відданість справі.

4) Фізичне середовище роботи. Розміщення офісу, кабінету, робочого місця, доступ до них - територіальний і комунікативний.

5) Культура організації. Культура організації - це поєднання цінностей, які дають змогу зрозуміти, що відстоює організація, як вона здійснює свою діяльність, що вважає пріоритетним. Культура - це аморфне поняття, що не піддається чіткому визначенню й контролю, однак, будучи основою внутрішнього середовища організації, культура відіграє головну роль у формуванні стилю поведінки менеджера. Варто запам’ятати, що культура є вкрай важливою складовою успіху організації. Її визначають наступні фактори: особистість засновника фірми, символи, гасла, принципи, традиції, герої, успіх та врахування досвіду. Культурою можна керувати, але змінити її дуже складно.

Етичне і соціальне середовище менеджменту теж дуже важливі. Розуміння відмінностей між етичною та неетичною поведінкою, як і усвідомлення особливого характеру етики менеджера, може визначати ефективність ухвалення рішень. Розуміння значення, а також аргументів за і проти соціальної відповідальності може допомогти менеджеру враховувати як формальні, так і не формальні умови соціальної відповідальності.

Значною є також роль міжнародного середовища менеджменту. Сучасні тенденції зумовили зростаючу глобалізацію ринків, галузей та компаній. Організації, які прагнуть розширити свою міжнародну економічну діяльність, можуть вибирати поміж експортом, ліцензуванням, стратегічним партнерством та прямими інвестиціями. Поєднання регулювання міжнародної торгівлі, наявності міжнародних економічних інтеграційних об’єднань та національної культури визначає контекст міжнародного менеджменту.